Eine Stelle steht in deinem ATS — und danach noch einmal auf deiner Karriereseite. Eine Bewerberin kommt über die Website herein und muss von Hand in dein ATS übertragen werden. Jemand setzt einen Kandidaten auf abgelehnt, aber in Booston steht er immer noch auf neu. Jedes Mal, wenn du etwas an zwei Stellen pflegst, läuft es auseinander — und du verlierst Zeit mit Arbeit, die nichts einbringt.

Der ATS connector nimmt dir das ab. Booston spricht über eine Anbindung, die wir einrichten, mit deinem ATS: Stellenanzeigen kommen automatisch herein, Bewerberinnen und Bewerber gehen automatisch zurück, und der Status und die Bewertung, die deine Recruiter im ATS pflegen, siehst du einfach in Booston. Das Ziel: dein ATS bleibt die Stelle, an der du arbeitest, und alles was dort passiert steht ohne Abtippen auch in Booston — und umgekehrt.

Nach diesem Artikel weißt du, welche Daten genau hin und her gehen, wie schnell das passiert, was sich pro ATS unterscheidet, wie sich deine Attribute zur Anbindung verhalten und warum eine Kollegin, die über das ATS hereinkommt, manchmal noch nicht hinein darf. Die Einstellungen findest du unter Settings → Connect → ATS.

Bevor du beginnst

• Du brauchst die Rolle Manager, um zu Settings → Connect zu gelangen. Mit der Rolle Recruiter siehst du diesen Bildschirm nicht.
• Dein ATS muss unterstützt werden. Welche das sind, steht unter Welche ATS-Systeme angebunden werden können.
• Du brauchst Zugangsdaten von deinem ATS-Anbieter: meist einen API-Benutzer mit Passwort oder eine Client ID mit Secret, dazu die URL deiner ATS-Umgebung. Diese fragst du bei deinem ATS-Anbieter an; rechne mit einigen Werktagen.
• Das Aktivieren und Einrichten der Anbindung übernehmen wir. Du lieferst die Daten, wir schalten sie live und testen mit.

Was eine Anbindung leistet: fünf Datenströme

Eine ATS-Anbindung ist keine Eins-zu-eins-Kopie deines ATS. Es ist ein Satz vereinbarter Datenströme, jeder mit einer eigenen Richtung. Das ist die Basis, die jede Anbindung unterstützt.

Zwei Dinge sind dabei wichtig zu wissen:

• Dein ATS bestimmt über Stellenanzeigen. Was dort steht, gewinnt. Änderst du ein angebundenes Feld in Booston, wird es bei der nächsten Synchronisation mit dem Wert aus deinem ATS überschrieben. Welche Felder das sind, bestimmst du selbst — siehe Attribute: was das ATS füllt und was du selbst verwaltest.
• Booston bestimmt über Bewerber. Eine Bewerbung entsteht in Booston und wird danach in deinem ATS angelegt. Nur Status und Bewertungsscore kommen danach wieder zurück.

Plug & play: so schließt du an

Die Anbindung ist bewusst eine Sache des Einschaltens statt des Bauens. Es gibt kein Individualprojekt, keinen Entwickler auf deiner Seite und keine Zwischenschicht, die du selbst pflegen musst. Booston hat die Anbindung an dein ATS bereits gebaut; wir tragen deine Daten ein und schalten sie an.

So läuft das in der Praxis:

1. Melde dich bei support@booston.io mit dem ATS, das du nutzt, und um welche Umgebung es geht.
2. Fordere bei deinem ATS-Anbieter die Zugangsdaten an. Wir schicken dir genau, welche Daten du für dein ATS brauchst.
3. Wir tragen die Daten unter Settings → Connect → ATS ein und schalten die Anbindung an.
4. Booston holt beim ersten Mal alle Stellenanzeigen herein und legt die Attribute nebeneinander.
5. Gemeinsam prüfen wir den ersten Import: stimmen die Stellen, die Recruiter und die Attributwerte?
6. Danach steht die Anbindung und läuft von selbst.

Was du danach im Bildschirm siehst, ist die Karte ATS mit der Meldung You are connected und einer Schaltfläche Disconnect, und darunter die Karte Settings mit drei aufklappbaren Blöcken:

• Main Settings — die Verbindung selbst: Benutzername, Passwort oder Token, die URL deines ATS und ob du mit mehreren Sprachen arbeitest.
• Ats Functions — welche Datenströme aktiv sind: Stellenimport, Kandidatenexport, Statussynchronisation und die Veröffentlichungs-URL. Unterstützt dein ATS Echtzeit-Updates, steht hier auch der Block Real time connection settings.
• Custom mappings — nur bei ATS-Systemen, bei denen zusätzliche Felder zugeordnet werden müssen, zum Beispiel wo die Video-URL oder der Dateityp für den Lebenslauf in deinem ATS steht.

Wie schnell es geht: periodisch oder in Echtzeit

Es gibt zwei Wege, auf denen Booston erfährt, dass sich in deinem ATS etwas geändert hat. Welcher für dich gilt, hängt von deinem ATS ab.

Außerdem ist das zur Taktung gut zu wissen:

• Es passiert nur etwas, wenn sich etwas geändert hat. Booston vergleicht jede Runde die Lieferung deines ATS mit der vorherigen. Ist sie identisch, wird nichts aktualisiert. Das entlastet dich und dein ATS.
• Jede Nacht läuft eine vollständige Synchronisation. Sie holt alles neu ab, auch was unverändert schien. So laufen kleine Abweichungen nie länger als einen Tag mit.
• Eine Bewerbung geht sofort an dein ATS, nicht erst bei der nächsten Runde. Klappt das nicht sofort, versucht Booston es stündlich erneut, bis zu drei Mal.
• Status und Bewertungsscores kommen nachts herein, außer dein ATS gibt sie in Echtzeit weiter.

Welche ATS-Systeme angebunden werden können

Booston verbindet sich mit mehr als zwanzig ATS-Systemen. Auf der Seite ATS-Anbindung findest du die vollständige Übersicht; unten steht pro System, wie schnell es aktualisiert und was daran auffällt.

Ist dein ATS nicht dabei? Es gibt auch Anbindungen ohne eigene Seite, unter anderem an FullCircle, Jobforce, Recruiterflow und Poolmanager. Schreib an support@booston.io mit dem Namen deines Systems — dann schauen wir, was möglich ist.

Was sich pro ATS unterscheidet

Jeder ATS-Anbieter hat seine eigene API und sein eigenes Datenmodell. Booston übersetzt das in eine einheitliche Arbeitsweise, aber nicht jedes System gibt gleich viel preis. Das sind die Unterschiede, die du in der Praxis merkst.

Echtzeit-Updates

Die ATS-Systeme mit Echtzeit in der Tabelle oben können Booston selbst ein Signal geben, sobald sich an einer Stelle etwas ändert, und manchmal auch sobald sich ein Kandidatenstatus oder eine Bewertung ändert. Kann dein ATS das nicht, ist nichts kaputt: die periodische Runde fängt alles auf, nur zehn bis zwanzig Minuten später.

Unterstützt dein ATS Webhooks, können sie auch pro Art an oder aus stehen. Stellen in Echtzeit und Status nachts ist eine gute Kombination.

Welche Felder mitkommen

Nicht jedes ATS liefert dieselben Felder. Was das eine System als eigenes Feld führt — etwa die Stundenzahl, die Ausbildung oder die Gehaltsspanne — steckt beim anderen im Anzeigentext. Booston bindet an, was da ist; was dein ATS nicht liefert, ergänzt du selbst in Booston.

Custom mappings

Bei Carerix, OTYS, Bullhorn und SuccessFactors by SAP kommt eine Ebene dazu: diese Systeme arbeiten mit eigenen Nummern, etwa für den Dateityp eines Lebenslaufs, die Quelle einer Person oder das Feld mit der Video-URL. Diese Nummern tragen wir unter Custom mappings ein, damit der Lebenslauf in deinem ATS als Lebenslauf ankommt und nicht als lose Datei.

Mehrsprachigkeit

Arbeitest du mit mehreren Sprachen, entscheidet dein ATS, ob das geht. Manche Systeme liefern pro Stelle mehrere Sprachversionen; andere liefern eine Sprache und den Rest übersetzt du in Booston. Unter Settings → Connect → ATS im Block Main Settings steht, ob mehrsprachig aktiv ist.

Status und Bewertungsscore

Ob die Phase einer Person und die Bewertung deines Recruiters nach Booston zurückkommen, hängt davon ab, ob dein ATS diese Daten bereitstellt und ob du sie in Booston sehen willst. Wie das funktioniert, steht unter Status und Bewertungsscore zurück in Booston.

Stellenanzeigen aus deinem ATS in Booston

Der Stellenimport ist der Datenstrom, den du am meisten merkst. Jede Runde holt Booston die Stellen ab, die dein ATS als veröffentlichbar liefert, und verarbeitet den Unterschied zum letzten Mal.

Pro Stelle kommt das mit:

• Der Anzeigentext und der Titel, pro Sprache wenn du mehrsprachig arbeitest.
• Der Standort. Booston sucht die Koordinaten selbst dazu, damit die Stelle auf der Karte steht und bei der Umkreissuche gefunden wird.
• Die Veröffentlichungsdaten: ab wann und bis wann die Stelle online stehen darf.
• Alle Attribute, die du eingerichtet und auf synchronisieren gesetzt hast.
• Der Recruiter, der an der Stelle hängt, inklusive Profildaten und Foto.

Was mit Stellen passiert, die verschwinden:

1. Liefert dein ATS eine Stelle nicht mehr, setzt Booston sie auf Pause.
2. Die Stelle geht offline, bleibt in Booston aber bestehen — inklusive aller Bewerbungen, Statistiken und Kampagnenhistorie.
3. Kommt die Stelle später wieder aus deinem ATS, wird dieselbe Stelle wieder aktiv. Du fängst also nicht neu an.

Außerdem gibt es eine Absicherung gegen Störungen: liefert dein ATS unerwartet null Stellen — eine Störung oder Wartung auf deren Seite — überspringt Booston diese Runde, statt all deine Stellen offline zu nehmen. Nach einigen fehlgeschlagenen Runden landet die Meldung bei uns.

Bewerber von Booston in dein ATS

Alles, was über Booston hereinkommt, geht in dein ATS: Bewerbungen auf eine Stelle, Initiativbewerbungen und Kandidaten, die du selbst im Bildschirm Candidates anlegst.

Bei einer Bewerbung geht das mit in dein ATS:

• Die Personendaten der Person und die Kandidatenattribute, die du eingerichtet hast.
• Der Lebenslauf und das Anschreiben als Datei, im Dateityp, den dein ATS erwartet.
• Die Stelle, auf die reagiert wurde, verknüpft mit dem richtigen ATS-Datensatz.
• Die Quelle, damit du in deinem ATS siehst, dass die Person über Booston kam und über welchen Kanal.

Wie das Versenden abläuft:

1. Die Person schließt das Bewerbungsformular ab.
2. Booston legt sie sofort in deinem ATS an und merkt sich die ATS-Nummer bei der Bewerbung.
3. Klappt das nicht — dein ATS ist kurz nicht erreichbar oder weist ein Feld ab — bleibt die Bewerbung in Booston stehen und Booston versucht es stündlich erneut.
4. Nach drei fehlgeschlagenen Versuchen bekommen wir eine Meldung und schauen mit.

Status und Bewertungsscore zurück in Booston

Deine Recruiter arbeiten in deinem ATS: sie laden ein, lehnen ab, planen Gespräche und geben eine Bewertung. Booston holt zwei dieser Dinge zurück, damit deine Auswertungen stimmen und du in Booston siehst, was eine Kampagne wirklich gebracht hat.

Diese beiden Datenströme lassen sich getrennt schalten, und der Schalter dafür sitzt nicht bei der Anbindung, sondern bei den Attributen: steht das Kandidatenattribut für Status oder für Bewertungsscore aus, wird dieser Strom übersprungen. So bestimmst du selbst, was aus deinem ATS zurückkommt.

Attribute: was das ATS füllt und was du selbst verwaltest

Attribute sind die Felder, mit denen du Stellen und Personen beschreibst: Berufsgruppe, Stundenzahl, Ausbildungsniveau, Branche, Führerschein, Sprachen. Bei einem angebundenen ATS werden diese Felder größtenteils automatisch gefüllt — und das gilt sowohl für Stellenattribute als auch für Kandidatenattribute.

Pro Attribut bestimmst du selbst, ob es aus deinem ATS kommt oder ob du es in Booston verwaltest. Das machst du mit dem Schalter Sync with ATS in der Übersicht:

Noch drei Dinge, die speziell für eine angebundene Umgebung gelten:

• Die Spalte Sync with ATS siehst du nur, wenn es eine Anbindung gibt. Ohne ATS ist die Spalte nicht da.
• Die Attributwerte kommen ebenfalls aus deinem ATS. Die Auswahllisten hinter einem Attribut — alle Branchen, alle Ausbildungsniveaus — werden nachts abgeholt, damit die Liste in Booston mit der in deinem ATS übereinstimmt. Fügst du in deinem ATS einen Wert hinzu, steht er am nächsten Tag auch in Booston.
• Das Feld Ats identifier ist für Fortgeschrittene. Bei einem Kandidatenattribut siehst du, mit welchem Feld in deinem ATS es verknüpft ist. Ändere das nicht selbst: der Bildschirm warnt nicht ohne Grund davor, dass du damit deine Anbindung zerstören kannst.

Wie du Attribute anlegst, umbenennst, gruppierst und auf deiner Stellenseite anzeigst, steht im separaten Artikel zur Attributverwaltung. Der erscheint demnächst im Helpdesk; sobald er live ist, verweisen wir hier darauf.

SSO: aus deinem ATS heraus in Booston arbeiten

Zu einem angebundenen ATS gehört oft auch, dass deine Kolleginnen und Kollegen sich nicht zweimal anmelden müssen. Bei Carerix öffnet Booston als Tab innerhalb von Carerix selbst; bei ForceFlow klickst du aus ForceFlow durch und bist direkt angemeldet. Das heißt single sign-on, kurz SSO.

Das solltest du dazu wissen:

• Kommt jemand zum ersten Mal über das ATS herein, legt Booston automatisch einen User an.
• Ob dieser User sofort arbeiten kann, hängt von einer Einstellung ab: Auto-activate iFrame / SSO users. Steht sie an, kommt jede Person, die in deinem ATS arbeiten darf, auch in Booston hinein. Steht sie aus, kommt die Person als inaktiver User herein und jemand mit der Rolle Manager muss sie erst aktivieren.
• Diese Einstellung schalten wir an oder aus, das Aktivieren eines Users machst du selbst.

Sieht eine Kollegin die Meldung User has been paused. Please contact a Booston manager., ist also nichts kaputt: sie steht bereit und muss nur noch auf aktiv. Wie das geht, steht in Users: Zugriff geben, Rollen wählen und über dein ATS anmelden.

Die technische Einrichtung von SSO — was dein ATS-Anbieter einstellen muss und wie die Sitzung funktioniert — beschreiben wir in einem separaten Artikel. Der folgt in Kürze.

Was du nicht selbst regeln kannst

Ein Teil der Anbindung läuft bewusst über uns. Nicht um dich einzuschränken, sondern weil ein falscher Wert hier dein gesamtes Stellenangebot offline nehmen kann.

• Die Anbindung an- oder ausschalten. Die Schaltfläche Disconnect steht im Bildschirm, aber nutze sie nicht ohne Rücksprache: deine Stellen werden dann nicht mehr aktualisiert. Schreib an support@booston.io.
• Zugangsdaten und URLs ändern. Ändert sich etwas bei deinem ATS-Anbieter — ein neues Passwort, ein Umzug in eine andere Umgebung — sag uns Bescheid, dann passen wir es an.
• Echtzeit-Updates an- oder ausschalten. Webhooks müssen auf beiden Seiten registriert sein. Nur den Schalter in Booston umzulegen reicht nicht.
• Custom mappings ausfüllen. Die Nummern hinter Dateitypen und Quellen stammen aus deinem ATS. Frag sie dort an und schick sie uns weiter.
• Auto-activate iFrame / SSO users umstellen. Schreib an support@booston.io mit der gewünschten Stellung.
• Eine manuelle, vollständige Synchronisation starten. Praktisch nach einer großen Aufräumaktion in deinem ATS. Fordere sie über support@booston.io an.

Probleme lösen

Eine neue Stelle steht nicht in Booston

Meist liegt es an der Stelle selbst und nicht an der Anbindung. Prüfe in deinem ATS, ob die Stelle auf einem veröffentlichten Status steht und ob der Veröffentlichungszeitraum stimmt: Startdatum in der Vergangenheit, Enddatum in der Zukunft. Stimmt das und steht die Stelle nach zwanzig Minuten immer noch nicht in Booston, melde es mit der Stellennummer aus deinem ATS.

Eine Stelle steht noch online, obwohl sie im ATS weg ist

Die nächste Synchronisation setzt sie auf Pause. Warte eine Runde ab. Bleibt sie stehen, liefert dein ATS sie vermutlich noch immer — prüfe, ob das Enddatum im ATS wirklich vorbei ist.

Eine Änderung am Anzeigentext kommt nicht durch

Zwei Möglichkeiten. Entweder muss die Synchronisation noch laufen: gib ihr zehn bis zwanzig Minuten. Oder das Feld steht bei Sync with ATS auf aus, wodurch Booston es in Ruhe lässt. Das prüfst du unter Settings → Attributes → Job attributes.

Eine Person steht in Booston, aber nicht in meinem ATS

Der Export ist hängen geblieben, zum Beispiel weil dein ATS ein Feld abgewiesen hat. Die Person ist nicht verloren: sie steht vollständig in Booston. Melde es mit dem Namen der Person und der Stelle, dann schieben wir sie nach.

Ein Feld, das ich in Booston ändere, steht am nächsten Tag wieder zurück

Dann steht dieses Attribut bei Sync with ATS auf an, und dein ATS gewinnt. Ändere den Wert in deinem ATS, oder stelle den Schalter aus, wenn du das Feld künftig selbst verwalten willst.

Ich sehe denselben Attributwert doppelt

Melde das über support@booston.io mit dem Namen des Attributs und einer Beispielstelle. Eine vollständige Synchronisation räumt die Dopplungen auf; wir starten sie für dich.

Status oder Scores werden nicht aktualisiert

Prüfe zuerst, ob das Kandidatenattribut für Status oder Bewertungsscore an ist — steht es aus, überspringt Booston diesen Strom bewusst. Steht es an und arbeitet dein ATS periodisch, kommen die Änderungen nachts herein und du siehst sie erst am nächsten Morgen.

Häufig gestellte Fragen

Kann ich eine Stelle in Booston anlegen, während ein ATS angebunden ist?

Ja. Stellen, die du in Booston selbst anlegst, bleiben deine und werden nicht überschrieben. Sie werden nur nicht in dein ATS zurückgeschrieben — dieser Strom läuft in eine Richtung.

Was passiert mit meinen Stellen und Personen, wenn die Anbindung endet?

Alles bleibt in Booston stehen. Die Stellen werden nur nicht mehr aktualisiert, und neue Bewerbungen gehen nicht mehr automatisch in dein ATS.

Kann ich mit zwei ATS-Systemen gleichzeitig arbeiten?

Nein, pro Umgebung ist eine ATS-Anbindung aktiv. Arbeitest du mit mehreren Marken oder Labels auf verschiedenen Umgebungen, kann jede Umgebung ihre eigene Anbindung haben.

Belastet die Anbindung mein ATS?

Kaum. Booston fragt die Stellen ab und vergleicht sie mit der vorherigen Runde; hat sich nichts geändert, passiert nichts weiter. Arbeitet dein ATS mit Echtzeit-Updates, wird noch weniger abgefragt.

Sieht Booston meine gesamte Kandidatendatenbank?

Nein. Booston sieht nur die Personen, die über Booston hereingekommen sind, dazu deren Status und Bewertung. Personen, die bereits in deinem ATS waren, bleiben dort.

Muss ich meine Attribute neu einrichten, wenn ich anbinde?

Nein. Beim Anschließen legen wir die Attribute deines ATS neben die von Booston. Was passt, verknüpfen wir; was dein ATS nicht liefert, pflegst du weiter selbst.

Demnächst

• Mehr ATS-Systeme mit Echtzeit-Updates. Wir erweitern die Zahl der Anbindungen, die ein Signal vom ATS empfangen können, statt alle zehn Minuten selbst zu fragen. Sobald das für dein ATS live ist, aktualisieren wir diesen Artikel.
• Mehrsprachige Stellen über Easyflex. Arbeitest du mit Easyflex und mit mehreren Sprachen, kommen die Sprachversionen künftig direkt aus deinem ATS. Sobald das live ist, aktualisieren wir diesen Artikel.
• Mehr Kandidatenattribute aus Easyflex. Es kommen zusätzliche Felder dazu, die automatisch gefüllt werden. Sobald das live ist, aktualisieren wir diesen Artikel.
• Eine erneuerte Cockpit-Anbindung. Die Anbindung an Cockpit (RecruitNow) wechselt auf die neueste Version deren API. Im Gebrauch merkst du davon nichts, außer dass sie schneller und stabiler wird. Sobald das live ist, aktualisieren wir diesen Artikel.
• SSO aus OTYS. Aus OTYS zu Booston durchklicken ohne separate Anmeldung, so wie es heute schon bei Carerix und ForceFlow geht. Sobald das live ist, aktualisieren wir diesen Artikel.
• Ein separater Artikel über SSO und das Arbeiten in einem Tab innerhalb deines ATS. Sobald er veröffentlicht ist, verweisen wir hier darauf.
• Ein separater Artikel über die Attributverwaltung. Darin steht, wie du Stellen- und Kandidatenattribute anlegst, ordnest und anzeigst. Sobald er veröffentlicht ist, verweisen wir hier darauf.

Hilfe nötig?

Kommst du nicht weiter, oder bist du unsicher, ob es an deinem ATS oder an der Anbindung liegt? Schreib an support@booston.io oder ruf an unter 085 0044 215 und nenne:

• den Namen deiner Umgebung;
• was du erreichen willst;
• die Meldung, die du siehst, falls es eine Fehlermeldung gibt.

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