Er komt een nieuwe recruiter binnen en die moet vandaag aan de slag. Iemand anders gaat uit dienst en mag er per direct niet meer in. Een collega belt dat hij zijn wachtwoord kwijt is, precies op de dag dat er een campagne live moet. Dat soort dingen mag geen ticket worden waar je een dag op wacht.

In Booston regel je het zelf, op één plek: Users & Permissions. Een user is een inlogaccount voor het dashboard, met een eigen e-mailadres, een eigen wachtwoord en één rol. Die rol bepaalt wat iemand ziet en mag doen. Werk je met een gekoppeld ATS, dan komen collega's daar vandaan binnen zonder apart in te loggen (SSO) — ook die accounts beheer je in hetzelfde overzicht.

Het einddoel: binnen een paar minuten zelf iemand toegang geven of afnemen, zonder dat je vacatures, kandidaten of content kwijtraakt en zonder dat je op de helpdesk hoeft te wachten.

Aan het eind van dit artikel kun je zelfstandig een user aanmaken en de juiste rol kiezen, iemand tijdelijk op inactief zetten, een wachtwoordprobleem oplossen, begrijpen wat er gebeurt als een user verwijderd wordt, en zien waarom een collega die via je ATS binnenkomt soms nog niet naar binnen mag.

Voordat je begint

• Je hebt de rol Manager nodig. Met de rol Recruiter zie je alleen je eigen account en kun je alleen je eigen profiel en wachtwoord aanpassen.
• Iedere user heeft een eigen, uniek e-mailadres. Een gedeeld account voor meerdere mensen kan niet.
• Booston beheert een paar zaken voor je: het definitief verwijderen van users, de instelling voor automatische activering van SSO-gebruikers, en de rechten per rol buiten de standaardsets. Wat dat precies is en hoe je het aanvraagt, staat in Wat je niet zelf kunt regelen.

Het overzicht met users lezen en filteren

Bovenaan het scherm staat Roles & Permissions: daar stel je per rol in welke modules zichtbaar en actief zijn. Daaronder staat Users, het overzicht met alle accounts en de knop Create User. Dit hoofdstuk gaat over dat overzicht — je gebruikt het om te zien wie er toegang heeft en om snel iemand te vinden.

Per user zie je:

Verder is dit handig om te weten:

• Actieve users staan altijd bovenaan, ongeacht de kolom waarop je sorteert. Wie geen toegang meer heeft, zakt naar onderen.
• Boven de tabel staat het aantal gevonden users, met een samenvatting van je filters — bijvoorbeeld Users found for: Role: Recruiter. Met Clear filters zet je alles in één keer terug.
• Achter elke regel staat een potlood om de user te bewerken. Een prullenbak zie je alleen als verwijderen is toegestaan.
• Technische accounts die Booston gebruikt voor koppelingen en automatiseringen staan nooit in de lijst. Je kunt ze dus ook niet per ongeluk aanpassen.

De rollen: Manager en Recruiter

Je kiest per user één rol. Die keuze bepaalt zowel wat iemand in het dashboard ziet als wat hij over andere users mag beslissen.

Twee regels gelden altijd:

• Je kunt nooit een rol uitdelen die hoger is dan je eigen rol. Als Manager kies je dus tussen Manager en Recruiter.
• Een Manager past de gegevens van een andere Manager niet aan. Wel kan een Manager de status van een collega-Manager omzetten. Moeten er gegevens van een Manager wijzigen, laat die persoon het dan zelf doen in zijn eigen account.

Een nieuwe user aanmaken

Je vult drie blokken in en de collega ontvangt daarna zelf een e-mail om een wachtwoord te kiezen. Je hoeft dus nooit een wachtwoord door te geven.

1. Ga naar Settings → Users & Permissions.
2. Klik rechtsboven de tabel op Create User. Er schuift een paneel open.
3. Vul de blokken User Settings, Personal Information en Access in.
4. Klik op Save & close.

User Settings

• User is active — staat standaard aan. Zet dit uit als je het account nu al wil klaarzetten terwijl de collega pas later mag inloggen, bijvoorbeeld bij een latere startdatum.
• User role (verplicht) — Manager of Recruiter, zie De rollen: Manager en Recruiter.
• Team members — verschijnt alleen bij de rol Recruiter. Hier koppel je teamleden. De user ziet en bewerkt dan de vacatures en kandidaten die bij die teamleden horen. Koppel je niets, dan werkt de recruiter alleen met zijn eigen vacatures en kandidaten.
• Show recruitment entities without an owner such as open applications — alleen bij Recruiter. Zet dit aan als de collega ook open sollicitaties en andere items zonder eigenaar moet zien.
• Show content entities not created by this user such as pages or files & images — alleen bij Recruiter. Zet dit aan als de collega ook pagina's, bestanden en afbeeldingen van anderen moet kunnen gebruiken.

Personal Information

• Name (verplicht) — voor- en achternaam. Deze naam zie je terug in het overzicht en bij alles wat deze user aanmaakt.
• Email (verplicht) — hiermee logt de user in. Moet uniek zijn binnen je omgeving.
• Function — de functietitel, bijvoorbeeld Corporate Recruiter.
• Portrait — de portretfoto. Kies een bestaand bestand of upload een nieuwe afbeelding.

Access

• Password (verplicht bij aanmaken) — minimaal 8 tekens.
• Retype password — hetzelfde wachtwoord nog een keer.
• Email reset password link — zet dit aan om de collega direct een e-mail te sturen waarmee hij zelf een wachtwoord instelt.

Zo stelt de nieuwe collega zelf een wachtwoord in

Direct na het aanmaken van een actieve user ontvangt de collega een e-mail van noreply@booston.io met een link om een wachtwoord te kiezen. Wat hij doet:

1. Open de link uit de e-mail.
2. Vul twee keer een nieuw wachtwoord in, minimaal 8 tekens.
3. Ga naar de inlogpagina en log in met het e-mailadres en het nieuwe wachtwoord.

Een user aanpassen

Je gebruikt hetzelfde paneel als bij het aanmaken, nu met de titel Edit user.

1. Klik in het overzicht op het potlood achter de user.
2. Pas aan wat nodig is.
3. Klik op Save & close.

Waar je op moet letten:

• Laat de wachtwoordvelden leeg als het wachtwoord niet hoeft te wijzigen. Vul je wel iets in, dan wordt de user overal direct uitgelogd en moet hij opnieuw inloggen.
• Wijzig je de rol van Recruiter naar Manager, dan vervallen de gekoppelde teamleden. Een Manager ziet standaard alles.
• Met de rol Recruiter pas je je eigen naam, e-mailadres, functie, foto en wachtwoord aan. Je eigen rol staat vast.

Een user tijdelijk op inactief zetten

Gaat iemand uit dienst, met langdurig verlof, of moet de toegang even stoppen? Zet de user dan op inactief in plaats van te laten verwijderen. Alle vacatures, kandidaten en content blijven aan die persoon gekoppeld, en je kunt het met één klik terugdraaien.

1. Zet in het overzicht het schuifje in de kolom Status uit.
2. Bevestig in het venster Deactivate User met Deactivate.

Wat er dan direct gebeurt:

• De user kan niet meer inloggen.
• Lopende sessies worden onmiddellijk beëindigd, ook als iemand op dat moment in het dashboard werkt.
• Openstaande wachtwoordlinks vervallen.

Weer toegang geven doe je door het schuifje aan te zetten. De collega ontvangt dan automatisch een nieuwe e-mail met een wachtwoordlink en kan meteen verder.

Een user verwijderen en de content overdragen

Verwijderen is definitief en kan niet worden teruggedraaid. Daarom is het in het dashboard voorbehouden aan Booston: de prullenbak zie je niet in je eigen account. Mail support@booston.io met de naam en het e-mailadres van de user en de collega naar wie de content moet gaan.

Zodat je weet wat er gebeurt, dit is het verloop:

1. Bij Reassign content to wordt een collega gekozen, of Unassigned als er geen eigenaar hoeft te zijn.
2. In het tweede venster Confirm Deletion staat naar wie de content gaat. Na bevestigen is de user weg.

Alles wat aan de user hing verhuist mee: vacatures en vacatureteksten, pagina's en pagina-onderdelen, menu-items, kandidaatfeedback, campagnes, locaties, teamleden, rapporten, iframes en de activiteitenlogging. Je verliest dus geen werk — het komt onder een andere naam te staan. Wat níet kan: accounts van Booston en technische accounts verwijderen, of de content toewijzen aan de user die je juist verwijdert.

Wachtwoord vergeten of niet meer kunnen inloggen

Er zijn twee routes: de collega regelt het zelf, of jij stuurt als Manager een nieuwe link. Beide leveren dezelfde e-mail op.

De collega doet het zelf zo:

1. Ga naar de inlogpagina van het dashboard.
2. Klik onder het inlogformulier op Forgot password?
3. Vul het e-mailadres in en verstuur.
4. Open de e-mail van noreply@booston.io en klik op de link.
5. Vul twee keer een nieuw wachtwoord in en sla op.

Als Manager stuur je een nieuwe link zo:

1. Open de user via het potlood.
2. Zet in het blok Access het schuifje Email reset password link aan.
3. Klik op Save & close.

SSO: werken vanuit je ATS zonder apart in te loggen

Gebruik je Booston samen met een gekoppeld ATS, dan hoeven je collega's niet twee keer in te loggen. Bij Carerix opent Booston als tabblad binnen Carerix zelf; bij ForceFlow klik je vanuit ForceFlow door naar Booston en ben je direct ingelogd. De technische inrichting van zo'n koppeling regelen wij samen met je ATS-leverancier — dat valt buiten dit artikel. Wat hier telt, is wat er met users gebeurt.

Komt iemand voor het eerst via het ATS binnen, dan zoekt Booston eerst of er al een user bij deze persoon hoort: op de SSO-identiteit, en anders op e-mailadres. Bestaat er nog geen user, dan maakt Booston er automatisch één aan met de rol Manager. Of die nieuwe user meteen kan werken, hangt af van één instelling.

Auto-activate iFrame / SSO users aan of uit

Op Settings → Users & Permissions staat de kaart iFrame / SSO user activation met het schuifje Auto-activate iFrame / SSO users. Dit is de knop die bepaalt of SSO vanzelf werkt.

Wat dit voor jou betekent:

• Staat de instelling uit en meldt een collega dat SSO "niet werkt"? Er is meestal niets stuk. Zoek de collega in het overzicht en zet het schuifje bij Status aan. Daarna komt hij direct via het ATS binnen. Bij het activeren gaat er ook een wachtwoordlink de deur uit, zodat hij later desgewenst gewoon rechtstreeks bij Booston kan inloggen.
• Staat de instelling aan, dan groeit je gebruikerslijst automatisch mee met je ATS. Loop het overzicht af en toe na en zet accounts die je niet nodig hebt op inactief.

Users die via SSO zijn aangemaakt

SSO-users staan gewoon tussen de andere accounts in het overzicht. Je kunt hun rol wijzigen, teamleden koppelen, hun profiel aanvullen en ze op inactief zetten — net als bij een user die je zelf hebt aangemaakt.

Twee dingen die je kunt tegenkomen:

• Een e-mailadres dat op carerix+…@booston.io lijkt. Kon het ATS geen e-mailadres meegeven, dan vult Booston tijdelijk een intern adres in. Je vervangt het in het bewerkpaneel door het echte adres.
• Een foutmelding in plaats van toegang. Booston koppelt een SSO-login uit veiligheidsoverwegingen nooit aan een bestaand account waarvan het ATS het e-mailadres niet heeft bevestigd, en nooit aan een account dat al aan een andere SSO-identiteit hangt. Mail in dat geval support@booston.io; wij zoeken uit welk account gekoppeld moet worden.

Wat je niet zelf kunt regelen

Een paar zaken lopen met opzet via ons: ze zijn niet omkeerbaar, of ze raken de veiligheid van je hele omgeving.

• Een user definitief verwijderen — niet omkeerbaar en het verandert de eigenaar van vacatures, kandidaten en content. Mail support@booston.io met naam, e-mailadres en de collega naar wie de content moet gaan.
• Auto-activate iFrame / SSO users aan- of uitzetten — bepaalt wie er via je ATS binnenkomt. Mail support@booston.io met de gewenste stand.
• De hoogste beheerdersrol toekennen — die is voorbehouden aan Booston-medewerkers voor support en beheer. Voor je eigen omgeving heb je hem niet nodig: de rol Manager geeft je alles.
• De rechten per rol verder verfijnen dan de standaardsets — die zijn afgestemd op je abonnement. Mail support@booston.io met wat je wil bereiken.
• Een e-mailadres gebruiken dat al bezet is — elk adres kan aan één user hangen. Zoek eerst op het adres in het overzicht; vind je niets, dan hangt het aan een verborgen account en helpen wij je verder.

Problemen oplossen

Er komt geen wachtwoordmail aan

Het account staat op inactief; voor een geblokkeerde user verstuurt Booston geen wachtwoordlink. Zet de user eerst op actief — daarmee gaat de mail automatisch de deur uit. Komt hij dan nog niet aan, controleer de spamfolder en of het e-mailadres in het overzicht klopt, en laat je IT-afdeling noreply@booston.io toestaan.

De melding "User has been paused. Please contact a Booston manager."

De user staat op inactief. Dat is ook wat een nieuwe SSO-gebruiker ziet zolang Auto-activate iFrame / SSO users uit staat. Zet het schuifje bij Status aan in het overzicht.

De melding dat er te veel pogingen zijn gedaan

Een beveiliging tegen misbruik heeft het inloggen of het aanvragen van een wachtwoordlink even geblokkeerd. Wacht een minuut en probeer het opnieuw.

De melding "A user with this email already exists"

Het e-mailadres hangt al aan een user, mogelijk aan een inactieve. Zoek in het overzicht op het adres en zet die user weer op actief in plaats van een nieuwe aan te maken.

De juiste collega staat niet in de lijst bij het overdragen van content

Die lijst gebruikt de users uit het overzicht zoals het op dat moment openstaat. Zoek of filter eerst op de juiste collega en open daarna het venster opnieuw.

Veelgestelde vragen

Een nieuwe collega ziet minder modules dan verwacht. Hoe kan dat?

Wat iemand ziet hangt aan de rol, niet aan de persoon. Controleer bij Roles & Permissions wat er voor die rol is ingesteld, of geef de collega de rol Manager.

Een recruiter ziet geen vacatures of kandidaten. Wat moet ik instellen?

Open de user en kijk bij Team members. Een recruiter ziet zijn eigen items plus die van de gekoppelde teamleden. Moet hij ook items zonder eigenaar zien, zet dan Show recruitment entities without an owner such as open applications aan.

Een collega gaat uit dienst: op inactief zetten of laten verwijderen?

Zet op inactief. De toegang stopt direct, je houdt de historie intact en je kunt het zelf doen. Verwijderen is alleen nodig als het account echt moet verdwijnen.

Ik zie de knop Create User niet. Waarom niet?

Die knop hoort bij de rol Manager. Heb je de rol Recruiter, vraag dan een collega-Manager om de user aan te maken.

Blijft iemand ingelogd nadat ik hem op inactief heb gezet?

Nee. Bij deactiveren worden alle actieve sessies onmiddellijk beëindigd. Ziet iemand nog een pagina, dan is dat een oud tabblad; bij de eerstvolgende actie wordt hij uitgelogd.

Binnenkort

• Begeleide inrichting voor nieuwe omgevingen. Booston zet tijdens de onboarding samen met je de eerste instellingen en de eerste users klaar en draagt de omgeving daarna aan je over; de nieuwe users ontvangen automatisch hun inloggegevens. Zodra dit live staat, werken we dit artikel bij.
• Een uniformer scherm voor aanmaken en aanpassen. Het paneel voor een user gaat er hetzelfde uitzien en werken als de andere schermen in Booston. Zodra dit live staat, werken we dit artikel bij.

Hulp nodig?

Kom je er niet uit, of twijfel je welke rol bij een collega past? Mail support@booston.io of bel 085 0044 215 en vermeld:

• de naam van je omgeving;
• wat je wil bereiken;
• de melding die je ziet, als er een foutmelding is.

Wil je liever samen door de instellingen lopen? Boek een gratis online demo van 30 minuten — dan lopen we het samen door. Job Done!