Je vacature staat in Otys. Daarna begint het overtypen: dezelfde tekst nog een keer op de werkenbij-site, nog een keer bij de vacaturebanken, en zodra iemand solliciteert plak je naam, cv en motivatie weer terug in Otys. Elke wijziging doe je twee keer, en welke versie nu klopt weet je op vrijdagmiddag niet meer.

Met de Otys-koppeling doe je het werk één keer. Je publiceert de vacature in Otys en Booston haalt hem op — met alle tekstvelden, matchcriteria, salaris, locatie en de recruiter die eraan hangt. Sollicitanten gaan compleet met cv, motivatiebrief en herkomst terug naar Otys, en de procedurestatus die je daar bijwerkt komt weer terug in Booston. En sinds kort hoef je er niet eens meer uit: vanuit Otys Go! open je Booston zonder opnieuw in te loggen. Het einddoel: Otys blijft je enige invoerpunt, en alles wat daarbuiten gebeurt komt daar vanzelf weer samen.

Na dit artikel weet je welke gegevens heen en weer gaan, hoe je de koppeling zelf instelt via de setup-wizard, hoe je je vacatureteksten en attributen inricht, en hoe je collega's vanuit Otys direct in Booston verder werken. Je vindt het scherm via Menu → Settings → Connect → Ats.

Voordat je begint

• De module ATS connector staat aan op je omgeving. Staat die uit, dan zie je het scherm Connect niet.
• Je hebt een Otys API-key (de OWS-sleutel van jouw Otys-omgeving). Die vraag je aan bij Otys; zie Stap 1: vraag je Otys API-key aan.
• Je gebruikersrol heeft toegang tot Settings. Rollen en rechten regel je in Users: toegang geven, rollen kiezen en inloggen via je ATS.
• Er staat minimaal één gepubliceerde vacature in Otys. Booston haalt alleen vacatures op die in Otys op publiceren staan; zonder gepubliceerde vacature valt er niets te controleren.
• Je weet welke talen je omgeving gebruikt. Otys publiceert een vacature per taal; welke talen Booston meeneemt zet je in de wizard aan.

Wat de koppeling je oplevert

De koppeling is geen eenmalige import maar een doorlopende uitwisseling in twee richtingen. Dat levert je vijf dingen op:

• Eén invoerpunt. Je voert de vacature in Otys in en nergens anders. Wijzig je hem daar, dan wijzigt hij overal mee.
• Direct online en in campagnes. Een gepubliceerde vacature staat op je website, in je Job feed en kan mee in je campagnes op het Jobboard network en in Meta job ads.
• Sollicitanten compleet terug. Naam, contactgegevens, cv, motivatiebrief, het volledige kandidaatprofiel én de herkomst van de sollicitant komen als kandidaat in Otys te staan, gekoppeld aan de juiste vacature.
• Statussen gelijk. Zet een recruiter de kandidaat in Otys door naar een volgende procedurestatus, dan ziet Booston dat ook — je rapportages blijven kloppen.
• Werken vanuit Otys, zonder tweede login. Dit is de nieuwste toevoeging: Booston opent binnen Otys Go!, en op het vacaturescherm staat een klein Booston-blok waarmee je in één klik je campagnes voor die vacature aanzet. Zie Vanuit Otys in Booston werken.

Daarbovenop is de koppeling meertalig: Otys levert een vacature per taal aan en Booston houdt die talen uit elkaar, zonder dat je iets dubbel invoert.

Welke gegevens heen en weer gaan

Hieronder staat precies wat er over de lijn gaat, in welke richting, en welke instelling het aanzet. De namen in de kolom Instelling zijn de schakelaars die je in Stap 4: kies welke datastromen aan gaan tegenkomt.

Van Otys naar Booston

Van Booston naar Otys

Hoe snel het gaat

• Vacatures haalt Booston elke tien minuten op. Staat de realtime-melding aan, dan verwerkt Booston een wijziging vrijwel direct: Otys meldt alleen dát er iets veranderd is en om welke vacature het gaat, en Booston haalt daarna zelf het volledige, actuele record op. Zo is de inhoud altijd de inhoud van dat moment.
• Elke nacht draait er een volledige ronde. Die haalt alles opnieuw op, ook wat ongewijzigd leek, zodat kleine verschillen nooit langer dan een dag doorlopen.
• Sollicitaties gaan niet mee in die ronde: die worden meteen bij binnenkomst geëxporteerd. Lukt dat niet — bijvoorbeeld omdat Otys even niet bereikbaar is — dan probeert Booston het elk uur opnieuw.
• Kandidaatstatussen komen 's nachts binnen. Een statuswijziging die je vandaag in Otys doet, zie je morgenochtend in Booston.

Stap 1: vraag je Otys API-key aan

De koppeling werkt met één sleutel: de API-key van jouw Otys-omgeving. Booston meldt zich daarmee bij Otys aan en haalt daarna je vacatures op.

1. Vraag de API-key op bij je contactpersoon of Key-user bij Otys. Alleen een Key-user kan hem aanmaken.
2. Vraag er meteen bij welke documenttypes jullie voor een cv en een motivatiebrief gebruiken, en in welke procedurestatus een nieuwe sollicitant terecht moet komen. Die drie waarden vul je in bij Stap 5: vul de custom mappings in.
3. Bewaar de sleutel veilig. Hij geeft toegang tot je vacatures én je kandidaten.

Stap 2: start de koppeling en kies Otys

1. Ga in Booston naar Menu → Settings → Connect en klik op het tabblad Ats.
2. Staat er Ats is not connected, klik dan op Connect. De setup-wizard opent.
3. Kies bij Select ATS in de lijst Otys. Je herkent hem aan het logo.
4. Klik op Next.

De wizard heeft voor Otys vijf stappen: Select ATS, Main settings, Functionality, Custom mappings en Activation. Je loopt met Previous en Next heen en weer tussen de stappen; er wordt pas iets opgeslagen als je in de laatste stap op Save klikt.

Stap 3: vul de Main settings in

Op de stap Main settings staan de verbindingsgegevens.

Klik daarna op Next.

Stap 4: kies welke datastromen aan gaan

Op de stap Functionality zet je aan wat er tussen Otys en Booston mag lopen. De opties staan in twee blokken.

Onder Sync staan de datastromen zelf:

Onder Real time connection settings staat wat Booston doet met een melding uit Otys. Otys kan namelijk zelf melden dat er een vacature gewijzigd of ingetrokken is, in plaats van dat Booston elke tien minuten gaat vragen.

Klik op Next.

Stap 5: vul de custom mappings in

Otys is een van de weinige koppelingen met een eigen stap Custom mappings. Hier vertel je Booston waar een sollicitant in jouw Otys-omgeving terecht moet komen. De waarden zijn per Otys-omgeving anders; je vraagt ze op bij je Key-user of bij Otys.

Klik op Next.

Stap 6: activeer de koppeling

De laatste stap heet Activation. Hier staat een rode waarschuwing, en die is terecht: de schakelaars op deze stap overschrijven bestaande instellingen en werken door in je hele omgeving, inclusief je website en je campagnes.

Zet je een omgeving voor het eerst op, dan wil je deze vier meestal aan: je begint dan met de standaardinrichting voor Otys en niets van een vorige situatie blijft hangen. Koppel je een bestaande omgeving om van een ander ATS naar Otys, laat ze dan uit en overleg eerst met de helpdesk.

Klik op Save. Je ziet Synchronization in progress; Booston haalt op dat moment je vacatures op. Dat kan een paar minuten duren. Zodra het klaar is, verschijnt het scherm You are connected.

Stap 7: stel je vacatureteksten in

De koppeling staat, maar je hebt nog niet bepaald welke teksten je uit Otys overneemt. Dat doe je bij de attributen, en je begint bij de teksten: die bepalen hoe je vacaturepagina eruitziet.

Ga naar Menu → Settings → Attributes → Job attributes. Het scherm is opgedeeld in secties: Title And Description, General, Salary, Location, Media en Other. De teksten staan in Title And Description.

Elk tekstveld in Booston is automatisch gekoppeld aan een tekstveld in Otys — de samenvatting, de functieomschrijving, de functie-eisen, het bedrijfsprofiel, de bedrijfscultuur, de salaristekst en de tien vrije tekstvelden. Je hoeft dus zelf geen veld aan een veld te knopen; je bepaalt alleen wélke velden je overneemt.

Per attribuut regel je dat met twee schakelaars:

• Status uit betekent: het attribuut is niet actief in Booston en de bijbehorende tekst wordt niet uit Otys opgehaald.
• Sync with ATS aan betekent: Otys vult deze tekst automatisch. Dit is wat je in de meeste gevallen wil.
• Staat Status aan maar Sync with ATS uit, dan blijft het veld leeg tot je het in Booston zelf invult bij de vacature.

Klik op het potloodicoon om een attribuut verder in te richten. De belangrijkste velden:

Stap 8: stel de overige vacature-attributen in

In de andere secties — General, Salary, Location, Media en Other — beheer je de attributen met vaste waarden: branche, dienstverband, opleiding, uren, salaris, locatie en zo verder. Bij Otys komen die uit de matchcriteria van de vacature.

De twee schakelaars werken hetzelfde als bij de teksten: Status bepaalt of het attribuut bestaat in Booston, Sync with ATS of Otys de waarde invult. Zet je Sync with ATS uit terwijl Status aan staat, dan vul je de waarde zelf in via Menu → Recruitment → Jobs → vacature bewerken.

In het bewerkscherm van een attribuut met waarden heb je een paar velden extra ten opzichte van de teksten:

Naast het potloodicoon staat een lijsticoon. Daarmee open je alle waarden die via Otys zijn binnengekomen, bijvoorbeeld alle branches of alle dienstverbanden. Komt er een Otys-vacature binnen met een waarde die Booston nog niet kent, dan wordt die waarde automatisch aan de lijst toegevoegd. Je kunt zo'n waarde daarna aanpassen — handig als je in Otys een afkorting gebruikt maar op je site het hele woord wil tonen, of als je de waarde in een tweede taal nodig hebt. Meer hierover staat in Attributen beheren voor vacatures en kandidaten.

Kandidaatattributen: de keuzelijsten uit Otys

Naast de vacature-attributen kent Booston kandidaatattributen: de velden op de kandidaat zelf, zoals land, nationaliteit, rijbewijs, gesproken talen, branche en ervaringsniveau. Bij Otys is dit een van de sterkste kanten van de koppeling, want de lijsten met mogelijke waarden komen rechtstreeks uit Otys.

Zo werkt het:

1. Ga naar Menu → Settings → Attributes → Candidate attributes.
2. Zet Status aan voor de attributen die je wil gebruiken.
3. Zet Autopopulate by ATS aan voor de attributen die Otys moet vullen.
4. Booston haalt daarna de keuzelijst uit Otys op en zet die klaar bij het attribuut, in elke taal die je omgeving gebruikt.

Vanaf dat moment lopen die velden twee kanten op: de kandidaat kiest op je sollicitatieformulier uit precies dezelfde waarden die Otys kent, en bij de export komt de waarde als bekende waarde in Otys terug in plaats van als losse tekst. Je recruiter hoeft dus niets meer na te typen of te corrigeren.

Vacatures publiceren vanuit Otys

De koppeling staat. Vanaf nu is publiceren een handeling in Otys.

1. Maak de vacature aan in Otys en vul de velden in die je in Booston hebt aangezet.
2. Zet de vacature op publiceren.
3. Controleer de publicatieperiode. De startdatum mag niet in de toekomst liggen als je wil dat de vacature meteen wordt opgehaald, en de einddatum moet in de toekomst liggen.
4. Publiceer je meertalig, zorg dan dat de vacature is gepubliceerd in elke taal die je in Booston hebt aanstaan.

Bij de eerstvolgende ronde — of direct, als de realtime-melding aanstaat — staat je vacature in Booston. Controleer hem via Menu → Recruitment → Jobs. Werk je meertalig, dan zie je per taal een aparte regel bij dezelfde vacature: dat zijn de taalversies van één Otys-vacature.

Haal je de vacature in Otys van publicatie af, of loopt de einddatum af, dan haalt Booston hem van je website. Je hoeft dus niets op te ruimen.

Sollicitaties ontvangen en terugsturen

Solliciteert iemand op een vacature die via Booston online staat — op je website, via een vacaturebank of via een advertentie op social media — dan gebeurt dit:

1. Booston legt de sollicitatie vast met persoons- en contactgegevens, het kandidaatprofiel, cv en motivatiebrief.
2. Booston zoekt in Otys of er al een kandidaat met dat e-mailadres bestaat. Bestaat die, dan wordt hij bijgewerkt; bestaat hij niet, dan wordt hij aangemaakt.
3. Het cv en de motivatiebrief gaan mee als bijlage, onder de documenttypes uit Stap 5: vul de custom mappings in.
4. De kandidaat wordt als procedure aan de juiste vacature gehangen, in de startstatus die je hebt ingesteld, inclusief de bron en de volledige UTM-gegevens van de campagne waaruit de sollicitatie kwam.
5. De recruiter die aan de vacature hangt wordt in Otys als eigenaar van de kandidaat gezet.

Doordat de UTM-gegevens meegaan, zie je in Otys niet alleen dát iemand solliciteerde maar ook via welke campagne en welk kanaal. Dat is precies de informatie die je nodig hebt om te bepalen waar je budget het beste heen kan; wat je daar verder mee kunt lees je in Analytics: zien welk kanaal je sollicitanten oplevert.

Lukt een export niet, bijvoorbeeld doordat Otys tijdelijk niet bereikbaar is, dan blijft de kandidaat in Booston staan en probeert Booston het elk uur opnieuw, zolang Candidate export retry aanstaat. Je verliest dus geen sollicitatie.

Statussen terug in Booston

Werk je de kandidaat in Otys bij naar een volgende procedurestatus, dan neemt Booston die over bij de nachtelijke ronde. Otys werkt met meerdere statuskolommen; Booston kijkt naar de meest gevorderde status die is ingevuld, zodat de fase in Booston altijd overeenkomt met hoe ver de kandidaat werkelijk is.

Welke Otys-status op welke Booston-status uitkomt, ligt vast in je omgeving. Klopt er iets niet in de doorstroom van je kandidaten, meld dan welke status je in Otys gebruikt en welke status je in Booston verwacht; zie Wat je niet zelf kunt regelen.

Vanuit Otys in Booston werken

Dit is de nieuwste toevoeging aan de koppeling, en voor je recruiters het grootste verschil in het dagelijks werk: ze hoeven niet meer apart in te loggen. Booston opent vanuit Otys Go!, met de juiste omgeving en de juiste vacature al voor je klaar.

Er zijn twee ingangen, en ze staan naast elkaar.

Booston als scherm binnen Otys

De eerste ingang is Booston binnen het scherm van Otys — dezelfde manier van werken die je misschien al kent van andere koppelingen. Je klikt in Otys op de Booston-actie en Booston opent in het venster van Otys, zonder eigen menubalk, zodat je in het scherm blijft waar je toch al werkte.

De Booston-widget op het vacaturescherm

De tweede ingang is een klein Booston-blok op het vacaturescherm in Otys Go!. Daar zie je in één oogopslag hoe die vacature het bij Booston doet:

Staat de vacature nog niet in Booston, dan meldt de widget dat en blijft de knop staan. Klik je hem dan toch aan, dan is dat juist wat de import in gang zet: Booston haalt die ene vacature op en zet hem klaar.

Waar je landt

Je komt binnen op de vacature zelf, op het scherm met twee tabbladen:

Klik je door zonder dat er een vacature geselecteerd is, dan kom je in het overzicht in plaats van op één vacature.

Wie er binnenkomt en wie niet

Klikt iemand voor het eerst door, dan zoekt Booston of er al een gebruiker bij dat e-mailadres hoort. Is die er niet, dan maakt Booston er automatisch één aan en gaat er een wachtwoordlink naar die persoon toe, zodat hij later ook rechtstreeks kan inloggen.

Of die nieuwe gebruiker meteen kan werken, hangt af van één instelling: Auto-activate iFrame / SSO users, op Settings → Users & Permissions in de kaart iFrame / SSO user activation.

Die schakelaar kun je niet zelf omzetten; hij is alleen zichtbaar voor Booston. Mail support@booston.io met de stand die je wil. Wil je dat iedereen die in Otys mag werken ook meteen in Booston mag werken, dan is Aan de stand die je zoekt — dat scheelt je een handmatige stap per nieuwe collega. Alles over rollen, activeren en wat je met een via SSO aangemaakte gebruiker kunt, staat in Users: toegang geven, rollen kiezen en inloggen via je ATS. De achtergrond bij deze manier van werken staat in SSO: vanuit je ATS in Booston werken zonder apart in te loggen.

De koppeling later aanpassen

Als de koppeling eenmaal staat, verdwijnt de wizard. Op Menu → Settings → Connect → Ats zie je dan You are connected met daaronder twee uitklapbare blokken: Main Settings en Ats Functions. Dat zijn dezelfde velden als in de wizard.

1. Klap het blok open dat je wil wijzigen.
2. Pas de instelling aan.
3. Klik op Save.

De vier schakelaars uit Stap 6: activeer de koppeling kom je hier niet meer tegen, dus je gooit met een gewone wijziging nooit per ongeluk je vacatures weg.

Wil je de koppeling helemaal stoppen, dan klik je op Disconnect. De uitwisseling stopt daarmee; je vacatures en kandidaten in Booston blijven staan.

Wat je niet zelf kunt regelen

• De vertaling van Otys-procedurestatussen naar Booston-statussen. Welke status uit jouw Otys-pijplijn op welke Booston-status uitkomt, richt Booston voor je in. Mail support@booston.io met de status die je in Otys gebruikt en de status die je in Booston verwacht.
• De koppeling van een Otys-veld aan een Booston-attribuut. Welk Otys-veld of matchcriterium op welk attribuut wordt gezet, staat vast per ATS. Wijk je daarvan af, mail dan support@booston.io.
• De realtime-meldingen uit Otys. De aanmelding gebeurt aan de Otys-kant; die afspraak regelen wij samen met Otys.
• Auto-activate iFrame / SSO users. Bepaalt of iemand die vanuit Otys doorklikt meteen toegang heeft. Mail support@booston.io met de gewenste stand.
• De frequentie van de synchronisatie. Die staat vast voor je hele omgeving en is niet per klant in te stellen.

Problemen oplossen

Er komen helemaal geen vacatures binnen

Controleer eerst in Otys of er echt een vacature op publiceren staat en of de publicatieperiode klopt. Klopt dat, kijk dan in Booston of Job, job attribute and recruiter import aanstaat en of je API-key nog geldig is. Een ingetrokken of vervangen sleutel is veruit de meest voorkomende oorzaak, en die geeft geen zichtbare foutmelding.

Eén vacature ontbreekt, de rest staat er wel

Kijk naar de publicatieperiode van die vacature: een startdatum in de toekomst of een einddatum in het verleden houdt hem tegen. Werk je meertalig, controleer dan ook of de vacature in Otys is gepubliceerd in de taal die je in Booston verwacht — een taal die daar niet aanstaat, wordt overgeslagen.

Vacatures komen binnen, maar velden blijven leeg

Dan staat het attribuut wel op Status aan, maar Sync with ATS uit. Zet die schakelaar aan in Menu → Settings → Attributes → Job attributes; bij de volgende ronde wordt het veld gevuld. Blijft het leeg, kijk dan of het veld in Otys zelf gevuld is bij die vacature.

Sollicitanten komen niet in Otys terecht

Controleer of Candidate export aanstaat onder Ats Functions. Blijft het misgaan, kijk dan naar de vacature: een sollicitatie kan alleen aan een Otys-vacature worden gehangen als die vacature ook echt uit Otys komt. Een open sollicitatie of een vacature die je met de hand in Booston hebt aangemaakt heeft geen Otys-vacature om aan te koppelen.

De sollicitant staat in Otys, maar in de verkeerde stap

Dan is Candidate source ID niet of verkeerd ingevuld. Vraag bij je Key-user de juiste waarde op en vul die in bij Main Settings → Ats Functions, of via de stap Custom mappings als je opnieuw door de wizard loopt.

Cv en motivatiebrief staan zonder type bij de kandidaat

Controleer Resume file ID en Motivational file ID. Staan die leeg, dan worden de bestanden wel meegestuurd maar zonder documenttype opgeslagen, en vindt je recruiter ze niet op de plek waar hij ze verwacht.

Een collega komt er via Otys niet in

Kijk eerst of zijn Booston-gebruiker op actief staat. Staat Auto-activate iFrame / SSO users uit, dan wordt een nieuwe doorklikker inactief aangemaakt en moet een Manager hem vrijgeven.

Veelgestelde vragen

Kan ik vacatures in Booston aanmaken in plaats van in Otys?

Dat kan, maar het is niet de bedoeling van deze koppeling. Alles wat op Sync with ATS staat, wordt bij de volgende ronde overschreven door de waarde uit Otys. Wil je een veld in Booston beheren, zet dan Sync with ATS voor dat attribuut uit.

Werkt de koppeling met meerdere talen?

Ja. Zet Multilingual aan in de Main settings en Booston haalt elke taalversie op waarin de vacature in Otys gepubliceerd is. Attribuutwaarden die Otys niet vertaalt, vertaal je in Booston bij de attribuutwaarden.

Moet ik iets in Otys instellen om de Booston-schermen daar te zien?

Ja. Een Key-user zet de Booston-integratie in Otys aan en bepaalt waar de knop of het blok verschijnt. Daarna kan iedereen die in Otys werkt doorklikken; wie daadwerkelijk binnenkomt regel je aan de Booston-kant met Auto-activate iFrame / SSO users.

Wat gebeurt er als ik een vacature in Otys verwijder?

Bij de volgende ronde staat die vacature niet meer in de lijst die Otys teruggeeft, en verdwijnt hij ook uit Booston en van je website. Staat de realtime-melding aan, dan gebeurt dat vrijwel meteen.

Kost de koppeling extra bij Otys?

Voor de koppeling zelf heb je toegang tot de Otys-webservice nodig. Of dat in jouw abonnement zit, vraag je na bij Otys.

Kan ik met meerdere Otys-omgevingen op één Booston-omgeving werken?

Nee. Een koppeling werkt met één API-key en dus met één Otys-omgeving. Meerdere Otys-omgevingen betekent meerdere Booston-omgevingen.

Binnenkort

• Meer ruimte voor Booston binnen Otys. Het scherm dat binnen Otys opent wordt hoger, zodat je minder hoeft te scrollen bij het instellen van een campagne. Werkt jouw inrichting zonder ingebouwd scherm, dan opent Booston voortaan op de volledige pagina in plaats van op een deelscherm.
• Preciezere velden en statussen. We scherpen aan welk Otys-veld op welk Booston-attribuut terechtkomt, en zorgen dat de status van de vacature aan de Otys-kant altijd overeenkomt met wat Booston laat zien.
• Alle lopende campagnes op één plek. Op het tabblad Campaigns komen alle lopende campagnes van die vacature bij elkaar te staan, zodat je vanuit Otys in één blik ziet waar de vacature overal draait.
• De koppeling als stap in de begeleide inrichting. Voor nieuwe omgevingen komt de ATS-koppeling als vaste stap in de setup-wizard te staan, met dezelfde stappen die je hierboven bent tegengekomen. Zodra dit live staat, werken we dit artikel bij.

Hulp nodig?

Kom je er niet uit, of twijfel je welke instelling bij jouw situatie past? Mail support@booston.io of bel 085 0044 215 en vermeld:

• de naam van je omgeving;
• wat je wil bereiken;
• de melding die je ziet, als er een foutmelding is.

Wil je liever samen door de instellingen lopen? Boek een gratis online demo van 30 minuten — dan lopen we het samen door. Job Done!