Een vacature staat in je ATS, en daarna nog een keer op je werkenbij-site. Een sollicitant komt binnen via de site en moet met de hand worden overgetypt in je ATS. Iemand zet een kandidaat op afgewezen, maar in Booston staat hij nog steeds op nieuw. Elke keer dat je iets op twee plekken bijhoudt, loopt het uit elkaar — en ben je tijd kwijt aan werk dat niets oplevert.

De ATS connector haalt dat weg. Booston praat met je ATS via een koppeling die wij inrichten: vacatures komen automatisch binnen, sollicitanten gaan automatisch terug, en de status en beoordeling die je recruiters in het ATS bijhouden, zie je gewoon in Booston. Het einddoel: je ATS blijft de plek waar je werkt, en alles wat daar gebeurt staat zonder overtypen ook in Booston — en andersom.

Na dit artikel weet je welke gegevens er precies heen en weer gaan, hoe snel dat gebeurt, wat er per ATS verschilt, hoe je attributen zich verhouden tot de koppeling en waarom een collega die vanuit het ATS binnenkomt soms nog niet naar binnen mag. Je vindt de instellingen via Settings → Connect → ATS.

Voordat je begint

• Je hebt de rol Manager nodig om bij Settings → Connect te komen. Met de rol Recruiter zie je dit scherm niet.
• Je ATS moet ondersteund zijn. Welke dat zijn, staat in Welke ATS'en gekoppeld kunnen worden.
• Je hebt toegangsgegevens van je ATS-leverancier nodig: meestal een API-gebruiker met wachtwoord, of een client id met secret, plus de url van je ATS-omgeving. Die vraag je aan bij je ATS-leverancier; reken op een paar werkdagen.
• Het aanzetten en inrichten van de koppeling doen wij. Jij levert de gegevens aan, wij zetten hem live en testen mee.

Wat een koppeling doet: vijf stromen gegevens

Een ATS-koppeling is geen één-op-één kopie van je ATS. Het is een set afgesproken stromen, elk met een eigen richting. Dit is de basis die elke koppeling ondersteunt.

Twee dingen zijn hierbij goed om te weten:

• Je ATS is de baas over vacatures. Wat daar staat, wint. Pas je een gekoppeld veld in Booston aan, dan wordt dat bij de volgende synchronisatie overschreven met de waarde uit je ATS. Welke velden dat zijn, bepaal je zelf — zie Attributen: wat het ATS vult en wat jij zelf beheert.
• Booston is de baas over sollicitanten. Een sollicitatie ontstaat in Booston en wordt daarna in je ATS aangemaakt. Alleen de status en de beoordelingsscore komen daarna weer terug.

Plug & play: zo sluit je aan

De koppeling is bewust een kwestie van aanzetten in plaats van bouwen. Er komt geen maatwerkproject aan te pas, geen ontwikkelaar aan jouw kant en geen tussenlaag die je zelf moet onderhouden. Booston heeft de koppeling met je ATS al gebouwd; wij vullen jouw gegevens in en zetten hem aan.

Zo gaat dat in de praktijk:

1. Meld bij support@booston.io met welk ATS je werkt en om welke omgeving het gaat.
2. Vraag bij je ATS-leverancier de toegangsgegevens aan. Wij sturen je precies welke gegevens je nodig hebt voor jouw ATS.
3. Wij vullen de gegevens in bij Settings → Connect → ATS en zetten de koppeling aan.
4. Booston haalt de eerste keer alle vacatures binnen en legt de attributen naast elkaar.
5. Samen lopen we de eerste import na: kloppen de vacatures, de recruiters en de attribuutwaarden?
6. Daarna staat de koppeling aan en werkt hij vanzelf.

Wat je daarna in het scherm ziet, is de kaart ATS met de melding You are connected en een knop Disconnect, en daaronder de kaart Settings met drie uitklapbare blokken:

• Main Settings — de verbinding zelf: gebruikersnaam, wachtwoord of token, de url van je ATS en of je met meerdere talen werkt.
• Ats Functions — welke stromen aanstaan: vacature-import, kandidaat-export, statussynchronisatie en de publicatie-url. Ondersteunt jouw ATS realtime updates, dan staat hier ook het blok Real time connection settings.
• Custom mappings — alleen bij ATS'en waar extra velden gekoppeld moeten worden, bijvoorbeeld waar de video-url of het cv-bestandstype in je ATS staat.

Hoe snel het gaat: periodiek of realtime

Er zijn twee manieren waarop Booston hoort dat er iets veranderd is in je ATS. Welke voor jou geldt, hangt af van je ATS.

Verder is dit goed om te weten over de timing:

• Er gebeurt alleen iets als er iets veranderd is. Booston vergelijkt elke ronde de uitlevering van je ATS met de vorige. Is die identiek, dan wordt er niets bijgewerkt. Dat scheelt belasting bij jou én bij je ATS.
• Elke nacht draait er een volledige synchronisatie. Die haalt alles opnieuw op, ook wat ongewijzigd leek. Zo lopen kleine verschillen nooit langer dan een dag door.
• Een sollicitatie gaat direct door naar je ATS, niet pas bij de volgende ronde. Lukt dat niet meteen, dan probeert Booston het elk uur opnieuw, tot drie keer toe.
• Statussen en beoordelingsscores komen 's nachts binnen, tenzij je ATS ze realtime doorgeeft.

Welke ATS'en gekoppeld kunnen worden

Booston koppelt met meer dan twintig ATS'en. Op de pagina ATS-koppeling vind je het volledige overzicht; hieronder staat per systeem hoe snel het bijwerkt en wat eraan opvalt.

Staat jouw ATS er niet bij? Er zijn ook koppelingen zonder eigen pagina, onder andere met FullCircle, Jobforce, Recruiterflow en Poolmanager. Mail support@booston.io met de naam van je systeem — dan kijken we wat er mogelijk is.

Wat er per ATS verschilt

Elke ATS-leverancier heeft zijn eigen API en zijn eigen datamodel. Booston vertaalt dat naar één manier van werken, maar niet elk systeem geeft evenveel prijs. Dit zijn de verschillen die je in de praktijk merkt.

Realtime updates

De ATS'en met Realtime in de tabel hierboven kunnen Booston zelf een seintje geven zodra er iets wijzigt aan een vacature, en soms ook zodra een kandidaatstatus of beoordeling verandert. Werkt jouw ATS dat niet, dan is er niets stuk: de periodieke ronde vangt alles op, alleen tien tot twintig minuten later.

Ondersteunt je ATS webhooks, dan kunnen ze ook per soort aan of uit staan. Vacatures realtime en statussen 's nachts is een prima combinatie.

Welke velden er meekomen

Niet elk ATS levert dezelfde velden. Wat het ene systeem als apart veld heeft — bijvoorbeeld het aantal uur, de opleiding of het salarisindicatiebereik — zit bij het andere in de vacaturetekst. Booston koppelt wat er is; wat je ATS niet levert, vul je zelf aan in Booston.

Custom mappings

Bij Carerix, OTYS, Bullhorn en SuccessFactors by SAP zit er nog een laag tussen: die systemen werken met eigen nummers voor bijvoorbeeld het bestandstype van een cv, de bron van een kandidaat of het veld waar de video-url in staat. Die nummers vullen wij in bij Custom mappings, zodat het cv als cv in je ATS terechtkomt en niet als los bestand.

Meertaligheid

Werk je met meerdere talen, dan bepaalt je ATS of dat kan. Sommige systemen leveren per vacature meerdere taalversies; andere leveren één taal en vertaal je de rest in Booston. Bij Settings → Connect → ATS onder Main Settings staat of meertalig aanstaat.

Status en beoordelingsscore

Of de fase van een kandidaat en de beoordeling van je recruiter terugkomen in Booston, hangt af van of je ATS die gegevens beschikbaar stelt én of jij ze in Booston wil zien. Hoe dat werkt, staat in Status en beoordelingsscore terug in Booston.

Vacatures vanuit je ATS in Booston

De vacature-import is de stroom die je het meeste merkt. Elke ronde haalt Booston de vacatures op die jouw ATS als publiceerbaar aanlevert, en verwerkt het verschil met de vorige keer.

Per vacature komt dit mee:

• De vacaturetekst en de titel, per taal als je meertalig werkt.
• De locatie. Booston zoekt daar zelf de coördinaten bij op, zodat de vacature op de kaart staat en gevonden wordt bij zoeken op afstand.
• De publicatiedata: vanaf wanneer en tot wanneer de vacature online mag staan.
• Alle attributen die je hebt ingericht en op synchroniseren hebt gezet.
• De recruiter die aan de vacature hangt, inclusief profielgegevens en foto.

Wat er gebeurt met vacatures die verdwijnen:

1. Levert je ATS een vacature niet meer aan, dan zet Booston hem op pauze.
2. De vacature gaat offline, maar blijft in Booston bestaan — inclusief alle sollicitaties, statistieken en campagnehistorie.
3. Komt de vacature later weer terug uit je ATS, dan wordt dezelfde vacature weer actief. Je begint dus niet opnieuw.

Verder is er nog een beveiliging tegen storingen: geeft je ATS onverwacht nul vacatures terug — een storing of onderhoud aan hun kant — dan slaat Booston die ronde over in plaats van al je vacatures offline te halen. Na een paar mislukte rondes komt de melding wel bij ons terecht.

Sollicitanten van Booston naar je ATS

Alles wat via Booston binnenkomt, gaat naar je ATS: sollicitaties op een vacature, open sollicitaties en kandidaten die je zelf in het scherm Candidates aanmaakt.

Bij een sollicitatie gaat dit mee naar je ATS:

• De persoonsgegevens van de kandidaat en de kandidaatattributen die je hebt ingericht.
• Het cv en de motivatiebrief als bestand, in het bestandstype dat je ATS verwacht.
• De vacature waarop is gereageerd, gekoppeld aan het juiste ATS-record.
• De bron, zodat je in je ATS ziet dat de kandidaat via Booston binnenkwam en via welk kanaal.

Hoe het versturen verloopt:

1. De kandidaat rondt het sollicitatieformulier af.
2. Booston maakt de kandidaat direct aan in je ATS en onthoudt het ATS-nummer bij de sollicitatie.
3. Lukt dat niet — je ATS is even niet bereikbaar, of weigert een veld — dan blijft de sollicitatie in Booston staan en probeert Booston het elk uur opnieuw.
4. Na drie mislukte pogingen krijgen wij een melding en kijken we mee.

Status en beoordelingsscore terug in Booston

Je recruiters werken in je ATS: ze nodigen uit, wijzen af, plannen gesprekken en geven een beoordeling. Booston haalt twee van die dingen terug op, zodat je rapportages kloppen en je in Booston ziet wat een campagne echt heeft opgeleverd.

Deze twee stromen zijn los te schakelen, en de knop daarvoor zit niet bij de koppeling maar bij de attributen: staat het kandidaatattribuut voor status of voor beoordelingsscore uit, dan wordt die stroom overgeslagen. Zo bepaal je zelf wat er wel en niet uit je ATS terugkomt.

Attributen: wat het ATS vult en wat jij zelf beheert

Attributen zijn de velden waarmee je vacatures en kandidaten beschrijft: functiegroep, aantal uur, opleidingsniveau, branche, rijbewijs, talen. Bij een gekoppeld ATS worden die velden voor een groot deel automatisch gevuld — en dat geldt zowel voor vacature-attributen als voor kandidaatattributen.

Per attribuut bepaal je zelf of het uit je ATS komt of dat jij het in Booston beheert. Dat doe je met het schuifje Sync with ATS in het overzicht:

Nog drie dingen die specifiek zijn voor een gekoppelde omgeving:

• De kolom Sync with ATS zie je alleen als er een koppeling is. Zonder ATS is de kolom er niet.
• De attribuutwaarden komen ook uit je ATS. De keuzelijsten achter een attribuut — alle branches, alle opleidingsniveaus — worden 's nachts opgehaald, zodat de lijst in Booston gelijk is aan die in je ATS. Voeg je in je ATS een waarde toe, dan staat die de volgende dag ook in Booston.
• Het veld Ats identifier is voor gevorderden. Bij een kandidaatattribuut kun je zien met welk veld in je ATS het gekoppeld is. Wijzig dat niet zelf: het scherm waarschuwt er niet voor niets bij dat je hiermee je koppeling kunt breken.

Hoe je attributen aanmaakt, hernoemt, groepeert en op je vacaturepagina toont, staat in het aparte artikel over attributenbeheer. Dat verschijnt binnenkort op de helpdesk; zodra het live staat, verwijzen we er hier naar.

SSO: vanuit je ATS in Booston werken

Bij een gekoppeld ATS hoort vaak ook dat je collega's niet twee keer hoeven in te loggen. Bij Carerix opent Booston als tabblad binnen Carerix zelf; bij ForceFlow klik je vanuit ForceFlow door en ben je meteen ingelogd. Dat heet single sign-on, kortweg SSO.

Wat je hierover moet weten:

• Komt iemand voor het eerst via het ATS binnen, dan maakt Booston automatisch een user aan.
• Of die user meteen kan werken, hangt af van één instelling: Auto-activate iFrame / SSO users. Staat die aan, dan komt iedereen die in je ATS mag werken ook in Booston. Staat die uit, dan komt de collega binnen als inactieve user en moet iemand met de rol Manager hem eerst activeren.
• Die instelling zetten wij aan of uit, maar het activeren van een user doe je zelf.

Ziet een collega de melding User has been paused. Please contact a Booston manager., dan is er dus niets stuk: hij staat klaar en moet alleen nog op actief. Hoe je dat doet, staat in Users: toegang geven, rollen kiezen en inloggen via je ATS.

De technische inrichting van SSO — wat je ATS-leverancier moet instellen en hoe de sessie werkt — beschrijven we in een apart artikel. Dat volgt binnenkort.

Wat je niet zelf kunt regelen

Een deel van de koppeling loopt bewust via ons. Niet om je te beperken, maar omdat een verkeerde waarde hier je hele vacature-aanbod offline kan halen.

• De koppeling aan- of uitzetten. De knop Disconnect staat in het scherm, maar gebruik hem niet zonder overleg: je vacatures worden dan niet meer bijgewerkt. Mail support@booston.io.
• Toegangsgegevens en url's wijzigen. Verandert er iets bij je ATS-leverancier — een nieuw wachtwoord, een verhuizing naar een andere omgeving — laat het ons weten, dan passen wij het aan.
• Realtime updates aan- of uitzetten. Webhooks moeten aan beide kanten geregistreerd staan. Alleen het schuifje in Booston omzetten werkt niet.
• Custom mappings invullen. De nummers achter bestandstypen en bronnen komen uit je ATS. Vraag ze op bij je ATS-leverancier en stuur ze naar ons door.
• Auto-activate iFrame / SSO users omzetten. Mail support@booston.io met de gewenste stand.
• Een handmatige, volledige synchronisatie starten. Handig na een grote opschoning in je ATS. Vraag hem aan via support@booston.io.

Problemen oplossen

Een nieuwe vacature staat niet in Booston

Meestal ligt het aan de vacature zelf en niet aan de koppeling. Controleer in je ATS of de vacature op een gepubliceerde status staat en of de publicatieperiode klopt: startdatum in het verleden, einddatum in de toekomst. Klopt dat en staat de vacature na twintig minuten nog steeds niet in Booston, meld het dan met het vacaturenummer uit je ATS.

Een vacature staat nog online terwijl hij in het ATS weg is

De eerstvolgende synchronisatie zet hem op pauze. Wacht een ronde af. Blijft hij staan, dan levert je ATS hem waarschijnlijk nog steeds aan — kijk of de einddatum in je ATS wel echt is gepasseerd.

Een wijziging in de vacaturetekst komt niet door

Twee mogelijkheden. Of de synchronisatie moet nog draaien: geef het tien tot twintig minuten. Of het veld staat op Sync with ATS uit, waardoor Booston het veld met rust laat. Dat controleer je bij Settings → Attributes → Job attributes.

Een kandidaat staat in Booston maar niet in mijn ATS

De export is blijven hangen, bijvoorbeeld omdat je ATS een veld weigerde. De kandidaat is niet verloren: hij staat compleet in Booston. Meld het met de naam van de kandidaat en de vacature, dan zetten wij hem alsnog door.

Een veld dat ik in Booston aanpas, staat de volgende dag weer terug

Dan staat dat attribuut op Sync with ATS aan, en wint je ATS. Pas de waarde aan in je ATS, of zet het schuifje uit als je het veld voortaan zelf wil beheren.

Ik zie dezelfde attribuutwaarde twee keer staan

Meld dit via support@booston.io met de naam van het attribuut en een voorbeeldvacature. Een volledige synchronisatie ruimt de dubbelingen op; wij starten die voor je.

Statussen of scores worden niet bijgewerkt

Kijk eerst of het kandidaatattribuut voor status of beoordelingsscore aanstaat — staat dat uit, dan slaat Booston die stroom bewust over. Staat het aan en werkt je ATS periodiek, dan komen de wijzigingen 's nachts binnen en zie je ze pas de volgende ochtend.

Veelgestelde vragen

Kan ik een vacature in Booston aanmaken terwijl er een ATS gekoppeld is?

Ja. Vacatures die je in Booston zelf aanmaakt, blijven van jou en worden niet overschreven. Ze worden alleen niet teruggeschreven naar je ATS — de stroom loopt één kant op.

Wat gebeurt er met mijn vacatures en kandidaten als de koppeling stopt?

Alles blijft in Booston staan. De vacatures worden alleen niet meer bijgewerkt, en nieuwe sollicitaties gaan niet meer automatisch naar je ATS.

Kan ik met twee ATS'en tegelijk koppelen?

Nee, per omgeving is er één ATS-koppeling actief. Werk je met meerdere merken of labels op verschillende omgevingen, dan kan elke omgeving wel zijn eigen koppeling hebben.

Belast de koppeling mijn ATS?

Nauwelijks. Booston vraagt de vacatures op en vergelijkt ze met de vorige ronde; is er niets veranderd, dan gebeurt er verder niets. Werkt je ATS met realtime updates, dan wordt er nog minder opgevraagd.

Krijgt Booston mijn hele kandidatendatabase te zien?

Nee. Booston ziet alleen de kandidaten die via Booston zijn binnengekomen, plus de status en beoordeling van die kandidaten. Kandidaten die al in je ATS zaten, blijven daar.

Moet ik mijn attributen opnieuw inrichten als ik koppel?

Nee. Bij het aansluiten leggen we de attributen van je ATS naast die van Booston. Wat matcht, koppelen we; wat je ATS niet levert, houd je gewoon zelf bij.

Binnenkort

• Meer ATS'en met realtime updates. We breiden het aantal koppelingen uit dat een seintje van het ATS kan ontvangen in plaats van elke tien minuten zelf te vragen. Zodra dit voor jouw ATS live staat, werken we dit artikel bij.
• Meertalige vacatures via Easyflex. Werk je met Easyflex en met meerdere talen, dan komen de taalversies straks rechtstreeks uit je ATS. Zodra dit live staat, werken we dit artikel bij.
• Meer kandidaatattributen vanuit Easyflex. Er komen extra velden bij die automatisch gevuld worden. Zodra dit live staat, werken we dit artikel bij.
• Een vernieuwde Cockpit-koppeling. De koppeling met Cockpit (RecruitNow) gaat over op de nieuwste versie van hun API. Je merkt er in het gebruik niets van, behalve dat hij sneller en stabieler wordt. Zodra dit live staat, werken we dit artikel bij.
• SSO vanuit OTYS. Doorklikken vanuit OTYS naar Booston zonder apart inloggen, zoals dat nu al kan bij Carerix en ForceFlow. Zodra dit live staat, werken we dit artikel bij.
• Een apart artikel over SSO en het werken in een tabblad binnen je ATS. Zodra dat gepubliceerd is, verwijzen we er hier naar.
• Een apart artikel over attributenbeheer. Daarin staat hoe je vacature- en kandidaatattributen aanmaakt, ordent en toont. Zodra dat gepubliceerd is, verwijzen we er hier naar.

Hulp nodig?

Kom je er niet uit, of twijfel je of iets aan je ATS of aan de koppeling ligt? Mail support@booston.io of bel 085 0044 215 en vermeld:

• de naam van je omgeving;
• wat je wil bereiken;
• de melding die je ziet, als er een foutmelding is.

Wil je liever samen door de instellingen lopen? Boek een gratis online demo van 30 minuten — dan lopen we het samen door. Job Done!