Elke kandidaat brengt informatie mee vanuit een andere hoek: een sollicitatie via je website, een lead uit een Meta-campagne, een cv dat je per mail binnenkrijgt, een telefoonnummer op een briefje. Zolang die stukjes los van elkaar blijven leven, ben je vooral bezig met terugzoeken.

Onder Candidates komt het allemaal samen. Iedere kandidaat heeft één profiel met contactgegevens, cv en motivatiebrief, alle vacatures waarop diegene heeft gereageerd, de status per sollicitatietraject, de feedback van je collega's en een score. Dat levert je dit op: van elke kandidaat één actueel dossier dat je in één oogopslag leest en dat automatisch doorstroomt naar je ATS.

Na dit artikel weet je hoe je het overzicht filtert, hoe je zelf een kandidaat aanmaakt, hoe je een profiel bijwerkt en hoe je herkent welke gegevens door AI zijn ingevuld. Je vindt het scherm via Menu → Recruitment → Candidates.

Voordat je begint

• Je hebt toegang nodig tot de module Recruitment. Zie je het scherm niet, dan staat de module uit of heeft je rol er geen rechten op.
• Welke velden beschikbaar zijn — en welke verplicht — stel je in via Settings → Attributes → Candidates. Wat daar uit staat, zie je in dit scherm niet.
• Wil je Resume parsing en de Review score gebruiken, dan moeten de AI-functies aanstaan. Wat ze doen en hoe je ze herkent, lees je in AI: Resume parsing en Review score.
• Werk je met een ATS-koppeling, dan bepaalt die koppeling welke velden je in Booston mag wijzigen. Dat staat per onderdeel in dit artikel.

Het Candidates-overzicht

Het overzicht is je werklijst. Bovenaan zie je de titel Candidates, rechts de knop New candidate, en daaronder een teller die precies vertelt waar je nu naar kijkt: Table records found for: …, met daarachter de filters die actief staan.

Wat je in de kolommen ziet

• Name — de naam van de kandidaat. Klik erop om het profiel te openen.
• Latest candidate action — de meest recente actie: de vacature waarop is gereageerd, of Open application bij een open sollicitatie.
• Last action date — de datum van die laatste actie.
• User ID — het unieke kandidaatnummer binnen Booston.
• Recruiter — de recruiter die aan de vacature hangt.
• Campaign — de campagne waar de kandidaat vandaan komt.
• Highest progression — een voortgangsbalk met de hoogst bereikte status over alle sollicitaties van deze kandidaat heen.
• Score — de beoordeling in sterren.
• Resume (het oog-icoon in de kolomkop) — een documenticoon bij iedere kandidaat met cv. Eén klik opent het cv in een nieuw tabblad.
• Edit — opent het profiel van de kandidaat.

Filteren en zoeken

Elke kolom met een filter- of zoekicoon is te verfijnen:

• Zoek op Name of op Latest candidate action.
• Filter op periode via Last action date (begin- en einddatum).
• Filter op Recruiter en op Campaign.
• Filter op Highest progression: Lead, Application, No contact, Contact, No potential for us, No reaction back, Appointment, Presented to team, Presented to client, Rejected by team, Rejected by client, Candidate withdraw en Hired.
• Filter op Score: van Zero stars tot Five stars.
• Filter op Resume: With resume of No resume — handig als je alleen kandidaten met cv wilt beoordelen.

Alle actieve filters staan in de teller bovenaan opgesomd. Met Clear Filters zet je ze in één klik terug.

Een rij uitklappen

Klik op de kandidaat om de rij open te vouwen. Je ziet dan iedere sollicitatie apart, met de bron (via de website, via een Meta-leadformulier, via een campagne of handmatig toegevoegd), de datum en de status van dat specifieke traject. Handig bij kandidaten die op meerdere vacatures hebben gereageerd: het overzicht toont de hoogste status, de uitklap toont het volledige beeld.

Status en score direct aanpassen

Je hoeft het profiel niet te openen om iets te wijzigen. Klik op de sterren in Score om een beoordeling te geven, of gebruik het wijzigicoon bij de voortgangsbalk om de status van een sollicitatie te veranderen.

Een nieuwe kandidaat aanmaken

Klik rechtsboven op New candidate. Er schuift een venster open met de titel Create Candidate. Je vult hier alleen de kern in; de rest van het profiel werk je daarna bij.

1. Upload het cv. Sleep het bestand in het uploadvak Click or drag file to this area to upload candidate's CV, of klik om een bestand te kiezen. Staat Resume parsing aan, dan verschijnt de melding Parsing CV… en vult Booston het formulier voor je in — zie AI: Resume parsing en Review score. Het bestand blijft zichtbaar met naam en grootte; met het prullenbak-icoon verwijder je het weer.
2. Kies bij Select action de vacature waarop de kandidaat solliciteert. Typ om te zoeken; de lijst toont de vacaturetitel, het vacaturenummer en de recruiter. Hoort de kandidaat niet bij een specifieke vacature, kies dan Open Application. Dit veld is verplicht.
3. Vul de naam- en contactgegevens aan: First name, Middle name, Last name, Email, Phone en Mobile. Bij telefoonnummers kies je eerst het landnummer en typ je daarna het nummer.
4. Klik op Save & close. Booston maakt de kandidaat aan, koppelt de gekozen actie, zet het cv onder Files als Resume en opent direct het profiel op het tabblad Overview. Wil je halverwege stoppen, klik dan op Cancel.

Zie je in dit venster minder velden dan je verwacht? Dat klopt: het toont bewust alleen actie, naam en contactgegevens. Alle overige gegevens vul je aan in het profiel, via Een kandidaat bewerken.

AI: Resume parsing en Review score

Booston kan twee dingen automatisch voor je doen zodra er een cv is. Beide herken je aan paarse icoontjes — paars betekent in het hele dashboard: dit is door AI ingevuld of bepaald.

Resume parsing — het cv uitlezen

Bij het uploaden van een cv leest Booston het document en vult de kandidaatvelden in: naam en contactgegevens, maar ook opleidingsniveau, branche, competenties, talen, rijbewijs, beschikbaarheid en alle andere attributes die je hebt geactiveerd.

Twee dingen om te weten:

• Alleen lege velden worden gevuld. Wat jij al hebt ingevuld, blijft ongemoeid.
• Elk door AI ingevuld veld krijgt een paars Booston-icoontje naast het label. Wijs het aan en je ziet Filled by AI. Zo zie je in het profiel meteen welke gegevens uit het cv komen en welke door een mens zijn ingevoerd.

Pas je zo'n veld zelf aan, dan verdwijnt het paarse icoontje bij het opslaan. Vanaf dat moment is het jouw waarde.

Review score — de kandidaat beoordelen

Staat Review Score aan, dan beoordeelt Booston de kandidaat op basis van het cv, de vacaturetekst, de bedrijfsinformatie en jouw eigen beoordelingsinstructies. Het resultaat is een score van één tot vijf sterren.

• Een AI-score toont paarse sterren met een paars AI-icoon ernaast, in het overzicht én in het profiel.
• Geef je zelf een beoordeling, dan telt jouw score en verdwijnt de paarse weergave. Jouw oordeel wint altijd.

Staat Review Notes ook aan, dan schrijft Booston een korte onderbouwing als feedback bij de kandidaat: een samenvatting, de sterke punten in het groen en de aandachtspunten in het rood. Die feedback staat in het zijpaneel onder Feedbacks, tussen de notities van je collega's.

Waar zet je dit aan?

Ga naar Settings → General → AI settings → Candidates. Daar vind je:

Daaronder staat een instructieveld per sterrenniveau, van één tot vijf sterren. Daarin beschrijf je wanneer een kandidaat welke score verdient. Hoe concreter die instructies, hoe beter de beoordeling aansluit bij jouw praktijk.

En dit gaat ook naar je ATS

De gegevens die AI uit het cv haalt, blijven niet in Booston hangen. Zodra het uitlezen klaar is, exporteert Booston de kandidaat naar je ATS — inclusief de zojuist herkende velden. Ook de beoordeling gaat mee: heb je zelf sterren gegeven, dan worden die geëxporteerd; heb je dat niet gedaan, dan gaat de AI-score mee. Zo staat de kandidaat in je ATS meteen compleet, zonder overtypen.

Een kandidaat bewerken

Klik in het overzicht op de naam van de kandidaat of op het bewerkicoon in de kolom Edit. Er schuift een venster open met de titel Edit Candidate, gevolgd door de naam.

Bovenaan zie je een samenvatting: de volledige naam, de aanmaakdatum, de hoogst bereikte status en de bron van de eerste actie. Daaronder staan drie tabbladen.

Tabblad Overview — alles lezen in één blik

Het leesoverzicht, geordend in kaarten die dezelfde indeling volgen als het bewerkformulier:

• General — geslacht, geboortedatum, nationaliteit, gesproken talen.
• Contact — e-mailadres en telefoonnummers. Adressen en nummers zijn aanklikbaar, dus je belt of mailt direct vanuit het scherm.
• Location — het volledige adres, met een link naar de kaart.
• Skills & Preferences — werkervaring, ervaringsniveau, branche, dienstverband en competenties.
• Misc — notities, rijbewijs, vervoermiddel.
• Personal & Social — over de kandidaat, hobby's en alle socialemediaprofielen (LinkedIn, Instagram, X, GitHub, TikTok, website, blog, video).
• Motivation & More — reden van vertrek, motivatie en overige informatie.
• Questions — de antwoorden op de open vragen en keuzelijsten uit je sollicitatieformulier.
• Documents — een voorbeeldweergave van het cv en de motivatiebrief.

Kaarten zonder inhoud blijven leeg zichtbaar, zodat de indeling herkenbaar blijft.

Tabblad Edit information — gegevens aanpassen

Hier bewerk je het profiel. De indeling volgt exact de kaarten uit Overview, zodat je nooit hoeft te zoeken waar iets thuishoort.

• Het paarse AI-icoontje naast een label betekent dat de waarde uit het cv komt. Wijzig je hem, dan verdwijnt de markering — zie Resume parsing — het cv uitlezen.
• Bij Location staat bovenaan het zoekveld Location search met de kaart ernaast. Typ een adres, kies het juiste resultaat en de losse adresvelden vullen zich vanzelf. Deze indeling is gelijk aan die van Locations en Jobs, zodat adressen invullen overal hetzelfde werkt.
• Verplichte velden herken je aan een sterretje voor het label.
• Klik onderaan op Save & close om op te slaan, of op Cancel om te sluiten zonder wijzigingen.

Tabblad Files — cv en motivatiebrief beheren

Een tabel met de documenten van de kandidaat:

• File Name — de bestandsnaam, doorzoekbaar.
• File Type — Resume of Motivational letter, te filteren.
• Action — downloaden of verwijderen.

Onder de tabel staat het uploadvak. Sleep een bestand erin en Booston vraagt via Choose file type of het om een Resume of een Motivational letter gaat. Kies je Resume en staat Resume parsing aan, dan wordt ook dit cv automatisch uitgelezen.

Het zijpaneel: context, feedback en acties

Rechts naast de tabbladen staat een kolom die altijd zichtbaar blijft.

• Recruiter — de recruiter die aan de vacature is gekoppeld.
• User ID — het kandidaatnummer in Booston. ATS ID — het nummer waaronder de kandidaat in je ATS staat. Handig bij het naslaan van een export.
• Score — de beoordeling in sterren, met paars AI-icoon als de score van AI komt, zoals beschreven in Review score — de kandidaat beoordelen. Klik om je eigen beoordeling te geven.
• Feedbacks — de notities over deze kandidaat. Typ je notitie in het tekstvak en klik op Save. Je eigen notities kun je later bewerken of verwijderen; die van collega's laat je staan. Ook de AI-onderbouwing verschijnt hier.
• Actions — een kaart per sollicitatie, met de vacaturetitel (klikbaar naar de vacature), de bron, de datum en de status. Via het wijzigicoon zet je een traject een fase verder. Met Add action koppel je de kandidaat aan een extra vacature of aan een open sollicitatie — bijvoorbeeld wanneer iemand op een tweede functie past.

Praktische tips

• Upload het cv als eerste stap. Doe je dat vóór het invullen van de velden, dan neemt AI het grootste deel van het typewerk over. Vul je eerst handmatig in, dan blijven die waarden staan en vult AI alleen wat nog leeg is.
• Controleer de paarse velden. Ze zijn een prima startpunt, maar een cv is niet altijd eenduidig. Loop ze door voordat je de kandidaat doorzet naar een collega of naar je ATS.
• Investeer eenmalig in je sterinstructies. De kwaliteit van de Review score valt of staat met hoe concreet je beschrijft wanneer een kandidaat één, drie of vijf sterren verdient. Een half uur werk levert maandenlang bruikbaardere scores op.
• Gebruik het filter No resume om te zien bij wie je nog een cv moet opvragen — die kandidaten krijgen namelijk ook geen automatische beoordeling.
• Zet één actie per vacature. Reageert een kandidaat later op een tweede functie, gebruik dan Add action in plaats van de bestaande actie aan te passen. Zo houd je de historie van beide trajecten intact.
• Leg je overweging vast in Feedbacks. Een korte notitie bij een afwijzing of doorzetting scheelt je collega's — en jezelf over drie maanden — een hoop uitzoekwerk.

Binnenkort

We werken aan een aantal verbeteringen die het aanmaken en bewerken van kandidaten soepeler maken en het scherm verder gelijktrekken met de rest van het dashboard. Zodra ze live staan, werken ze automatisch en werken we dit artikel bij.

• Een bestand verwijderen raakt alleen dat bestand. Bij het verwijderen van een cv of motivatiebrief blijven alle overige gegevens van de kandidaat gewoon staan.
• Het tabblad Overview blijft compleet. Na het uploaden of verwijderen van een bestand blijven alle kaarten zichtbaar; je hoeft het venster niet meer te sluiten en opnieuw te openen.
• Een cv uploaden bij een nieuwe kandidaat verloopt zonder foutmeldingen, ook wanneer AI voor jouw omgeving niet is ingeschakeld. Zonder AI werkt het uploadvak dan als gewone bestandsupload.
• De gekozen vacature blijft staan. Kies je bij Select action een specifieke vacature, dan wordt de kandidaat daaraan gekoppeld en niet als open sollicitatie opgeslagen.

Hulp nodig?

Kom je er niet uit, of twijfel je welke instelling bij jouw situatie past? Mail support@booston.io of bel 085 0044 215 en vermeld:

• de naam van je omgeving;
• om welke kandidaat of vacature het gaat;
• wat je wil bereiken, of de melding die je ziet.

Wil je liever samen door het scherm lopen? Boek een gratis online demo van 30 minuten — dan lopen we het samen door. Job Done!