Een bezoeker leest je vacature, twijfelt en wil één ding weten: met wie krijg ik straks te maken? Een naam, een gezicht en een telefoonnummer maken op dat moment meer verschil dan nog een alinea over de organisatie. Staat er niemand bij, dan gaat het tabblad dicht — en gaat de sollicitatie naar de vacature waar dat wél stond.

In Booston regel je dat met team members: de profielen van je recruiters, met foto, functie, telefoonnummer en een eigen pagina op je website. Bij elke vacature kies je één teamlid, en dat teamlid verschijnt automatisch op de vacaturepagina, in de vacatureblokken en in de overzichten met collega's op je site. Het einddoel: bij elke vacature staat de juiste collega, met de juiste gegevens, zonder dat je die gegevens ergens anders nog een keer moet invoeren.

Na dit artikel kun je zelfstandig een teamlid aanmaken en de velden invullen, het juiste teamlid aan een vacature koppelen, een teamlid aan het account van een recruiter hangen, herkennen welke teamleden uit je ATS komen, en er een op inactief zetten of verwijderen zonder dat je vacatures kwijtraakt. Je vindt het scherm via Recruitment → Team members.

Voordat je begint

• Je hebt de rol Manager nodig om teamleden aan te maken, te bewerken, te verwijderen of de volgorde te wijzigen. Met de rol Recruiter zie je alleen de teamleden die aan jouw account gekoppeld zijn.
• Elk teamlid heeft minimaal een naam en een e-mailadres. Welke velden er verder zijn en welke verplicht zijn, stel je in bij de attributen — zie Attributen beheren voor vacatures en kandidaten.
• Werk je met een gekoppeld ATS, dan maakt Booston teamleden automatisch aan zodra er vacatures binnenkomen. Die staan meteen in je overzicht; zie Teamleden die uit je ATS komen.
• Een teamlid is iets anders dan een user. Een user is een inlogaccount, een teamlid is een profiel op je website. Hoe die twee samenwerken, staat in Teamleden koppelen aan een user met de rol Recruiter.

Wat je aan teamleden hebt

Het is één scherm, maar het werkt op vier plekken tegelijk door:

• Op de vacaturepagina. Naam, functie, foto, telefoonnummer en e-mailadres van de collega die over deze vacature gaat. Dat is het verschil tussen een vacature van "de organisatie" en een vacature van een mens.
• Op een eigen pagina per teamlid. Elk teamlid krijgt een profielpagina met een uitgebreide tekst, foto's, video en de vacatures die erbij horen. Handig om vanuit LinkedIn of een campagne naartoe te linken.
• In de blokken op je website. Een overzicht met "ons team" op de homepage of de contactpagina vult zich vanzelf met de actieve teamleden — je hoeft daar geen namen in te typen.
• In je rapportages. Booston houdt per teamlid bij hoeveel sollicitanten er binnenkomen, zodat je ziet welke collega's welke vacatures draaien.

Het overzicht met team members

Elk teamlid is een kaart. Bovenaan staat de naam, met daarachter de statusschakelaar; op de kaart zelf de foto, de functie, de locatie en de contactgegevens; onderaan de knoppen.

Twee dingen die je hier verder doet:

• De volgorde bepalen. Pak een kaart bij het greepje links van de naam en sleep de kaart naar de gewenste plek. Zodra je iets hebt versleept, verschijnt rechtsboven de knop Save Order; pas als je daarop klikt, staat de nieuwe volgorde vast. Die volgorde is ook de volgorde waarin bezoekers je team op de website zien.
• Een teamlid uitlichten met Boost. Blokken op je website die teamleden tonen, kun je laten instellen op "alleen gebooste teamleden". Zo laat je op de homepage bijvoorbeeld drie collega's zien in plaats van je hele team, zonder telkens namen te wisselen.

Een teamlid handmatig aanmaken

Dit is de kern van het scherm: één collega, één keer goed invullen, en daarna kun je dat profiel overal koppelen.

1. Ga naar Recruitment → Team members.
2. Klik rechtsboven op Create. Er schuift een paneel open met de titel Create Team Member.
3. Vul de blokken General, Personal information, About, Social en Media in.
4. Controleer rechts het blok SEO Settings.
5. Klik op Save & close.

Het nieuwe teamlid staat meteen actief in je overzicht en is direct te kiezen bij een vacature.

General

• Languages — de talen waarin dit teamlid op je website verschijnt. Dit veld zie je alleen als je site meer dan één taal heeft. Zet je een taal uit, dan bestaat de profielpagina in die taal niet.
• Location — de vestiging waar deze collega zit. Die naam staat op de kaart in het overzicht en op de publieke pagina.
• Spoken Languages — de talen die deze collega spreekt. Dit is informatie over de persoon, niet over je website: je kunt hier gerust Pools of Arabisch kiezen zonder dat je site die taal heeft.

Personal information

Dit blok bepaalt wat een bezoeker bij de vacature ziet.

About

• Recruiter intro — een paar zinnen die bij de vacature en in de vacatureblokken worden getoond. Kort houden: dit staat naast de knop om te solliciteren.
• Recruiter description — het uitgebreide verhaal op de profielpagina van dit teamlid, met opmaak.

Deze twee velden vul je per taal in. Boven het veld staan tabbladen met de taalcodes; klik erop om de Duitse of Engelse tekst in te vullen. De meeste andere velden, zoals naam en telefoonnummer, gelden voor alle talen tegelijk — die zie je één keer, met de taalcodes achter het label.

Social

De links naar LinkedIn, Facebook, Instagram en Twitter van deze collega. Ze verschijnen als icoontjes op de profielpagina en in de teamblokken. Laat een veld leeg en het icoontje verdwijnt vanzelf; er blijft geen dode link achter.

Media

Ruimte voor extra beeld op de profielpagina: Recruiter image 1 tot en met 4 en een Recruiter video. Hiermee maak je van een profiel een klein visitekaartje in plaats van een rij gegevens.

View public page en SEO Settings

Rechts staan twee kaarten:

• View public page — een knop per taal om de publieke pagina van dit teamlid te openen. Bij een nieuw teamlid staat hier dat je eerst moet opslaan.
• SEO Settings — de Page title, de Slug en de Meta description per taal. De slug is het laatste stuk van het webadres van de profielpagina. Booston vult die automatisch op basis van de naam; laat hem staan tenzij je een reden hebt om hem te wijzigen.

Een teamlid kiezen bij een vacature

Elke vacature hangt aan precies één teamlid. Dat gebeurt in de eerste stap van het vacaturescherm, bij Select a recruiter.

1. Ga naar Recruitment → Jobs en klik op Create job, of open een bestaande vacature. Hoe je een vacature verder invult, staat in Vacatures aanmaken, bewerken en AI.
2. Kies bij Select a recruiter de collega die over deze vacature gaat. Je ziet de foto en de naam, en je kunt zoeken op naam.
3. Vul de rest van de vacature in en sla op.

Wat je moet weten over dit veld:

• Het is verplicht. Je kunt een vacature niet opslaan zonder teamlid. Booston vult daarom automatisch Unassigned in bij een nieuwe vacature — een neutraal profiel zonder naam en foto, zodat je door kunt en later de juiste collega kiest.
• Unassigned is geen echte collega. Het profiel staat niet in het teamoverzicht op je website en toont geen contactgegevens bij de vacature. Laat je het staan, dan mist je vacature dus precies dat gezicht waar dit artikel over gaat.
• Wat je kiest, zie je terug op vier plekken: het contactblok op de vacaturepagina, de vacatureblokken in overzichten, de profielpagina van het teamlid (daar verschijnt deze vacature in de lijst) en je rapportages per recruiter.
• Je ziet alleen de teamleden die je mag zien. Met de rol Manager is dat de hele lijst; met de rol Recruiter alleen de teamleden die aan jouw account gekoppeld zijn, plus Unassigned.

Teamleden koppelen aan een user met de rol Recruiter

Een user is een inlogaccount voor het dashboard; een teamlid is een profiel op je website. Het zijn losse dingen: je kunt een teamlid hebben zonder account, en een account zonder teamlid. Ze worden pas aan elkaar geknoopt bij de rol Recruiter.

Dat doe je in het gebruikersscherm:

1. Ga naar Settings → Users & Permissions.
2. Open de user via het potlood, of maak er een aan met Create User.
3. Kies bij User role de rol Recruiter. Nu verschijnt het veld Team members.
4. Kies bij Team members de teamleden waar deze collega bij hoort. Meestal is dat het eigen profiel van die collega.
5. Klik op Save & close.

Wat die koppeling doet:

De koppeling bepaalt bovendien welke vacatures en kandidaten een recruiter ziet: alles wat aan de gekoppelde teamleden hangt. Koppel je niets, dan blijft het bij wat die recruiter zelf heeft aangemaakt. Meer daarover staat in Users: toegang geven, rollen kiezen en inloggen via je ATS.

Teamleden die uit je ATS komen

Werk je met een gekoppeld ATS, dan hoef je je recruiters meestal niet zelf aan te maken. Bij elke vacature die binnenkomt, kijkt Booston wie er als contactpersoon aan hangt en maakt daar een teamlid van. Welke gegevens er precies meekomen, hangt af van je ATS; zie Je ATS en Booston koppelen: welke gegevens heen en weer gaan.

Zo werkt dat:

• Booston zoekt eerst of het teamlid al bestaat, op het interne nummer uit je ATS en anders op naam. Bestaat het al, dan worden de gegevens bijgewerkt in plaats van dat er een tweede kaart bijkomt.
• Is het teamlid nieuw, dan wordt het aangemaakt met de status uit. Dat is met opzet: zo bepaal jij wie er op je website verschijnt en niet je ATS. Je vindt het onderaan het overzicht als een grijze kaart.
• Elk teamlid uit je ATS krijgt het label ATS naast de naam, met de tekst Imported via ATS als je erover beweegt. Zo zie je in één oogopslag welke profielen door de koppeling worden onderhouden en welke je zelf hebt gemaakt.
• Levert je ATS geen contactpersoon bij een vacature, dan valt Booston terug op Unassigned. De vacature komt dan gewoon binnen, alleen zonder gezicht.

Wat je bij een ATS-teamlid wel en niet zelf aanpast

Open je zo'n teamlid, dan zijn de velden die uit je ATS komen grijs. Dat zijn meestal naam, functie, e-mailadres en telefoonnummer. Ze zijn niet stuk: ze worden bij elke import overschreven, dus een wijziging in Booston zou binnen een paar minuten verdwijnen. Klopt zo'n gegeven niet, wijzig het dan in je ATS.

Alles wat je ATS niet meelevert, vul je wél gewoon zelf aan — en dat blijft staan:

• de portretfoto, als je ATS er geen meestuurt;
• de uitgebreide tekst op de profielpagina;
• de social links;
• de extra afbeeldingen en de video;
• de SEO-velden en de locatie.

Een teamlid aanpassen, op inactief zetten of verwijderen

Aanpassen doe je met het potlood op de kaart. Je krijgt hetzelfde paneel als bij het aanmaken, nu met de titel Edit: <naam>. Sluit af met Save & close; met Cancel gooi je je wijzigingen weg.

Op inactief zetten doe je met het schuifje rechtsboven op de kaart. Dat werkt meteen en is de veilige manier om iemand van je website te halen:

• het teamlid verdwijnt van je website, ook uit de teamoverzichten;
• de profielpagina is niet meer bereikbaar;
• de vacatures blijven eraan gekoppeld en blijven gewoon online;
• zet je het schuifje weer aan, dan is alles terug zoals het was.

Verwijderen doe je met de prullenbak, en dat is definitief. Omdat er vacatures aan een teamlid hangen, vraagt Booston eerst waar die naartoe moeten:

1. Klik op de prullenbak. Het venster Delete Team Member opent.
2. Kies bij Reassign jobs to de collega die de vacatures overneemt, of Unassigned als er even geen contactpersoon hoeft te zijn.
3. Klik op Delete.
4. Controleer in het venster Confirm Deletion de naam en waar de vacatures naartoe gaan, en bevestig met Confirm Delete.

Wat je niet zelf kunt regelen

• Welke velden een teamlid heeft en welke verplicht zijn — dat staat bij de recruiterattributen. Je kunt er zelf bij via Settings → Attributes → Recruiter Attributes, maar het raakt elk teamlid tegelijk. Twijfel je, mail dan support@booston.io.
• Welke gegevens je ATS meestuurt — dat is de mapping van de koppeling. Die richten wij samen met je ATS-leverancier in. Mail support@booston.io als er een veld ontbreekt of het verkeerde gegeven binnenkomt.
• Hoe teamleden op je website worden getoond — de blokken, de volgorde van de velden en of een blok alleen gebooste teamleden laat zien, zit in het ontwerp van je site. Mail support@booston.io met wat je wil bereiken.
• Het profiel Unassigned verwijderen — dat is de terugvaloptie van het systeem en blijft bestaan.

Problemen oplossen

Een teamlid staat niet op de website

Loop drie dingen na: staat het schuifje op de kaart aan, staat de taal van je bezoeker bij Languages aan, en is er een Slug ingevuld voor die taal? Ontbreekt een van de drie, dan slaat Booston het profiel in die taal over.

Bij de vacature staat geen contactpersoon

De vacature staat op Unassigned. Open de vacature, kies bij Select a recruiter de juiste collega en sla op. Is het veld grijs, dan komt de vacature uit je ATS en wijzig je de recruiter daar.

Een veld in het bewerkscherm is grijs en ik kan er niets in typen

Dit teamlid komt uit je ATS en dat veld wordt bij elke import overschreven. Wijzig het in je ATS; binnen een paar minuten staat het ook in Booston.

Dezelfde collega staat twee keer in het overzicht

Meestal is een teamlid eerst handmatig aangemaakt en daarna nog een keer via de koppeling binnengekomen onder een net andere naamschrijfwijze. Kies welke kaart je houdt — meestal die met het label ATS — en verwijder de andere, waarbij je de vacatures aan de juiste kaart toewijst.

De nieuwe volgorde is na het herladen weer weg

Na het slepen moet je op Save Order klikken. Die knop verschijnt pas zodra je iets hebt versleept.

Ik zie de knop Create niet

Aanmaken hoort bij de rol Manager. Heb je de rol Recruiter, vraag dan een collega met de rol Manager om het teamlid aan te maken.

Veelgestelde vragen

Moet elke recruiter een user én een teamlid hebben?

Nee. Een collega die alleen bij vacatures getoond moet worden, heeft genoeg aan een teamlid. Een collega die in het dashboard werkt, heeft een user nodig. Werkt de collega in het dashboard én staat die ook bij vacatures, dan wil je allebei, gekoppeld via het veld Team members.

Kan één teamlid aan meerdere vacatures hangen?

Ja, aan zoveel als je wil. Andersom niet: een vacature heeft altijd precies één teamlid.

Kan ik een teamlid maken voor een afdeling of een algemeen adres?

Dat kan: vul bij Recruiter name bijvoorbeeld de afdelingsnaam in en gebruik een algemeen e-mailadres. Weet wel dat een naam en een gezicht aantoonbaar beter werken dan een afdeling.

Wat gebeurt er met de vacatures als ik een teamlid op inactief zet?

Niets. Die blijven online en blijven aan het teamlid gekoppeld; alleen de gegevens worden niet meer getoond. Wil je dat de vacature een andere contactpersoon krijgt, wijzig dan de recruiter bij de vacature zelf.

Waarom kan ik het e-mailadres van een teamlid niet wijzigen?

Dan komt dit teamlid uit je ATS en is het e-mailadres een veld dat de koppeling onderhoudt. Wijzig het in je ATS.

Telt een teamlid mee voor mijn abonnement?

Nee. Teamleden zijn profielen, geen inlogaccounts. Alleen users tellen mee.

Binnenkort

• Eén vast blokje met naam en foto door het hele dashboard. De manier waarop een teamlid wordt getoond bij vacatures, kandidaten en in de overzichten wordt gelijkgetrokken, zodat je overal dezelfde foto, naam en uitlijning ziet. Zodra dit live staat, werken we dit artikel bij.
• Meer ATS-koppelingen die teamleden meesturen. We breiden het aantal koppelingen uit dat de contactpersoon bij een vacature automatisch meelevert. Zodra dit live staat, werken we dit artikel bij.

Hulp nodig?

Kom je er niet uit, of twijfel je welk teamlid bij welke vacature hoort? Mail support@booston.io of bel 085 0044 215 en vermeld:

• de naam van je omgeving;
• wat je wil bereiken;
• de melding die je ziet, als er een foutmelding is.

Wil je liever samen door de instellingen lopen? Boek een gratis online demo van 30 minuten — dan lopen we het samen door. Job Done!