Je vacature staat in Teamtailor, netjes met pitch, tekst, afdeling en locatie. En dan begint het dubbele werk. Dezelfde vacature nog een keer op de werkenbij-site, nog een keer bij de vacaturebanken, en zodra iemand solliciteert zet je naam, e-mailadres en cv met de hand in Teamtailor. Wijzigt er iets aan de vacature, dan mag je het rijtje opnieuw af.

Met de Teamtailor-koppeling doe je het werk één keer. Je publiceert de vacature in Teamtailor en Booston haalt hem op, met de teksten, de afdeling, de functie, de locatie, het salaris en de recruiter die eraan hangt. Sollicitanten gaan met cv en motivatiebrief terug naar Teamtailor, als sollicitatie op de juiste vacature. Zet een recruiter de kandidaat in Teamtailor door naar een volgende fase of geeft hij sterren, dan loopt Booston mee. Het einddoel: Teamtailor blijft je enige invoerpunt, en alles wat daarbuiten gebeurt komt daar vanzelf weer samen.

Na dit artikel weet je welke gegevens heen en weer gaan, hoe je de koppeling zelf instelt via de setup-wizard, hoe je je vacatureteksten en attributen inricht, en waar je moet kijken als er iets niet binnenkomt. Je vindt het scherm via Menu → Settings → Connect → Ats.

Voordat je begint

• De module ATS connector staat aan op je omgeving. Staat die uit, dan zie je het scherm Connect niet.
• Je bent in Teamtailor Company admin, of je kent iemand die dat is. Alleen een admin kan een API-key aanmaken, en die key heb je nodig. Zie Stap 1: maak een API-key aan in Teamtailor.
• Je gebruikersrol in Booston heeft toegang tot Settings. Rollen en rechten regel je in Users: toegang geven, rollen kiezen en inloggen via je ATS.
• Er staat minimaal één gepubliceerde vacature in Teamtailor. Booston haalt alleen vacatures op met de status Published, dus zonder gepubliceerde vacature valt er niets te controleren.
• Je weet welke taal de standaardtaal van je Booston-omgeving is. Elke vacature uit Teamtailor komt in die taal binnen.

Wat de koppeling je oplevert

De koppeling is geen eenmalige import. Het is een doorlopende uitwisseling in twee richtingen, en die levert je vier dingen op:

• Eén invoerpunt. Je maakt en publiceert de vacature in Teamtailor en nergens anders. Wijzig je iets, dan wijzigt het binnen tien minuten overal mee.
• Direct online en in campagnes. Een gepubliceerde vacature staat op je website, in je Job feed en kan mee in je campagnes op het Jobboard network en in Meta job ads.
• Sollicitanten terug in Teamtailor. Naam, e-mailadres, telefoonnummer, cv en motivatiebrief komen als sollicitatie in Teamtailor te staan, op de vacature waar ze bij horen. Kent Teamtailor de persoon al, dan wordt die kandidaat bijgewerkt in plaats van dubbel aangemaakt.
• Fases en beoordelingen die meelopen. Sleept een recruiter de kandidaat in Teamtailor naar een volgende fase, of geeft hij sterren, dan ziet Booston dat ook. Je rapportages blijven zo kloppen.

Welke gegevens heen en weer gaan

Hieronder staat precies wat er over de lijn gaat, in welke richting, en welke instelling het aanzet. De namen in de kolom Instelling zijn de schakelaars die je in Stap 4: kies welke datastromen aan gaan tegenkomt.

Van Teamtailor naar Booston

Van Booston naar Teamtailor

Hoe snel het gaat

• Vacatures haalt Booston elke tien minuten op. Teamtailor stuurt geen seintje bij een wijziging, dus reken op maximaal tien minuten tussen publiceren in Teamtailor en zichtbaar zijn in Booston.
• Elke nacht draait er een volledige ronde. Die haalt alles opnieuw op, ook wat ongewijzigd leek, zodat kleine verschillen nooit langer dan een dag doorlopen.
• Sollicitanten gaan niet mee in die ronde. Die worden meteen bij binnenkomst naar Teamtailor gestuurd. Lukt dat niet, bijvoorbeeld omdat Teamtailor even niet bereikbaar is, dan probeert Booston het elk uur opnieuw.
• Fases en beoordelingen komen elke avond binnen. Een fase die je vandaag in Teamtailor wijzigt, zie je morgenochtend in Booston.

Wat er niet over de lijn gaat

Een paar dingen gaan bij Teamtailor bewust niet mee. Zo weet je vooraf wat je in Booston zelf regelt:

• De herkomst van de sollicitant. Teamtailor markeert de kandidaat wel als sourced, maar de campagne of het kanaal waar iemand vandaan kwam gaat niet mee. Dat zie je in Booston, in Analytics.
• Het adres en de socialmedia-links van de sollicitant. Teamtailor neemt van een kandidaat alleen naam, e-mailadres en telefoonnummer aan via de koppeling. De rest van het profiel blijft in Booston staan.
• Opmerkingen bij de sollicitatie. Een toelichting die de kandidaat in een tekstveld typt, gaat niet mee. Een motivatiebrief als bestand wel.
• Keuzelijsten voor kandidaatattributen. De lijsten met mogelijke waarden op je sollicitatieformulier komen bij Teamtailor niet uit het ATS. Die beheer je in Booston, zie Attributen beheren voor vacatures en kandidaten.
• De vacature-url terug naar Teamtailor. De link naar de vacaturepagina op je site wordt niet teruggeschreven.

Welke velden er meekomen

Booston legt de velden van een Teamtailor-vacature automatisch naast de attributen in Booston. Je hoeft niets met de hand aan elkaar te knopen. Je bepaalt alleen wélke velden je gebruikt, en dat doe je in Stap 6: stel je vacatureteksten in en Stap 7: stel de overige vacature-attributen in.

Verder gebeurt er nog dit bij het ophalen:

• Alleen vacatures met de status Published komen mee. Een concept, een vacature op Unlisted en een gearchiveerde vacature ziet Booston niet.
• Verdwijnt een vacature uit die lijst, dan gaat hij in Booston van je website. Je hoeft dus niets op te ruimen.
• Elke vacature komt in één taal binnen, de standaardtaal van je Booston-omgeving. Werk je in Teamtailor met vacatures in meerdere talen, lees dan de Veelgestelde vragen.

Stap 1: maak een API-key aan in Teamtailor

Booston meldt zich bij Teamtailor aan met een API-key. Die maak je zelf aan in de instellingen van Teamtailor, en je vult hem straks in bij Stap 3: vul de Main settings in.

1. Log in op Teamtailor als Company admin en ga naar Settings → Integrations → API keys.
2. Klik op New API key.
3. Geef de key een herkenbare naam, bijvoorbeeld Booston. Zo zie je later terug waar de key voor dient.
4. Kies bij Scope voor Admin. Een publieke key mag alleen vacatures lezen en kan geen sollicitanten aanmaken.
5. Zet zowel Read als Write aan. Lezen heeft Booston nodig voor de vacatures en de fases, schrijven voor de sollicitanten.
6. Sla op en kopieer de key. Bewaar hem veilig, want hij geeft toegang tot je vacatures én je kandidaten.

Meer uitleg over API-keys staat in de API-documentatie van Teamtailor.

Stap 2: start de koppeling en kies Teamtailor

1. Ga in Booston naar Menu → Settings → Connect en klik op het tabblad Ats.
2. Staat er Ats is not connected, klik dan op Connect. De setup-wizard opent.
3. Kies bij Select ATS in de lijst Teamtailor. Je herkent hem aan het logo.
4. Klik op Next.

De wizard heeft voor Teamtailor vier stappen: Select ATS, Main settings, Functionality en Activation. Je loopt met Previous en Next heen en weer tussen de stappen. Er wordt pas iets opgeslagen als je in de laatste stap op Save klikt.

Stap 3: vul de Main settings in

Op de stap Main settings staan de verbindingsgegevens. De labels zijn dezelfde als bij andere ATS'en, maar bij Teamtailor vul je er iets anders in dan een gewone inlog.

Klik daarna op Next.

Stap 4: kies welke datastromen aan gaan

Op de stap Functionality zet je aan wat er tussen Teamtailor en Booston mag lopen. Onder Sync staan de datastromen zelf.

Het blok Real time connection settings zie je bij Teamtailor niet. Teamtailor meldt een wijziging niet zelf aan Booston, dus alles loopt via de tienminutenronde. Klik op Next.

Stap 5: activeer de koppeling

De laatste stap heet Activation. Hier staat een rode waarschuwing, en die is terecht: de schakelaars op deze stap overschrijven bestaande instellingen en werken door in je hele omgeving, inclusief je website en je campagnes.

1. Zet Apply default attribute settings for this ATS aan als dit je eerste inrichting is.
2. Laat de drie Purge-schakelaars uit, tenzij je bewust opnieuw wil beginnen.
3. Klik op Save.

Booston toont daarna Synchronization in progress en haalt je vacatures op, in groepjes van dertig. Dat kan een paar minuten duren. Als dat klaar is verschijnt het scherm You are connected.

Stap 6: stel je vacatureteksten in

De koppeling staat, maar je hebt nog niet bepaald welke teksten je uit Teamtailor overneemt. Dat doe je bij de attributen. Begin bij de teksten, want die bepalen hoe je vacaturepagina eruitziet.

Ga naar Menu → Settings → Attributes → Job attributes. Het scherm is opgedeeld in secties: Title And Description, General, Salary, Location, Media en Other. De teksten staan in Title And Description.

Teamtailor heeft twee tekstvelden bij een vacature: de Body met de eigenlijke vacaturetekst en de Pitch met een korte inleiding. Booston zet ze op de eerste twee tekstattributen. Je hoeft dus zelf geen veld aan een veld te knopen. Je bepaalt alleen wélke velden je overneemt.

Per attribuut regel je dat met twee schakelaars:

• Status uit betekent: het attribuut is niet actief in Booston en de bijbehorende tekst wordt niet uit Teamtailor opgehaald.
• Sync with ATS aan betekent: Teamtailor vult deze tekst automatisch. Dit is wat je in de meeste gevallen wil.
• Staat Status aan maar Sync with ATS uit, dan blijft het veld leeg tot je het in Booston zelf invult bij de vacature.

Klik op het potloodicoon om een attribuut verder in te richten. De belangrijkste velden:

Stap 7: stel de overige vacature-attributen in

In de andere secties, General, Salary, Location, Media en Other, beheer je de attributen met vaste waarden: afdeling, functie, werkplek, dienstverband, niveau, salaris en locatie. Bij Teamtailor komen die uit de velden op de vacature en uit de afdelingen en functies die je in Teamtailor hebt ingericht.

De twee schakelaars werken hetzelfde als bij de teksten. Status bepaalt of het attribuut bestaat in Booston, Sync with ATS of Teamtailor de waarde invult. Zet je Sync with ATS uit terwijl Status aan staat, dan vul je de waarde zelf in via Menu → Recruitment → Jobs → vacature bewerken.

In het bewerkscherm van een attribuut met waarden heb je een paar velden extra ten opzichte van de teksten:

Naast het potloodicoon staat een lijsticoon. Daarmee open je alle waarden die via Teamtailor zijn binnengekomen, bijvoorbeeld alle afdelingen of alle functies. Komt er een vacature binnen met een waarde die Booston nog niet kent, dan wordt die waarde automatisch aan de lijst toegevoegd. Je kunt zo'n waarde daarna aanpassen, handig als je in Teamtailor een interne naam gebruikt maar op je site iets anders wil tonen, of als je de waarde in een tweede taal nodig hebt. Meer hierover staat in Attributen beheren voor vacatures en kandidaten.

Twee attributen verdienen bij Teamtailor een aparte opmerking:

• De werkplek komt binnen in de bewoording van Teamtailor, dus bijvoorbeeld als volledig op afstand of hybride. Wil je die tekst op je site anders formuleren, pas dan de waarde aan in de lijst. Bij de volgende ronde blijft je aanpassing staan.
• Een leeg veld in Teamtailor geeft geen waarde in Booston. Staat er op een vacature geen afdeling of geen niveau, dan blijft dat attribuut op de vacaturepagina gewoon weg.

Vacatures publiceren vanuit Teamtailor

De koppeling staat. Vanaf nu is publiceren een handeling in Teamtailor.

1. Maak de vacature aan in Teamtailor en vul de velden in die je in Booston hebt aangezet: de pitch en de tekst, de afdeling, de functie, de locatie, de werkplek en het salaris.
2. Kies bij de vacature een Recruiter. Die komt als team member bij de vacature op je site te staan, met de gegevens uit zijn Teamtailor-profiel.
3. Publiceer de vacature. Booston haalt alleen vacatures op met de status Published. Een vacature op Unlisted staat wel op een directe link, maar niet in de lijst die Booston ophaalt.
4. Controleer de start- en einddatum van de publicatie. Een einddatum in het verleden houdt de vacature van je site.

Bij de eerstvolgende ronde, dus binnen tien minuten, staat de vacature in Booston. Controleer hem via Menu → Recruitment → Jobs. In de kolom Ats ID zie je het nummer van de vacature uit Teamtailor.

Vanaf dat moment doet de vacature overal mee: op je website, in je Job feed en in je campagnes. Zet je de vacature in Teamtailor op Unlisted, archiveer je hem of loopt de einddatum af, dan haalt Booston hem van je website. Je hoeft dus niets op te ruimen.

Sollicitaties ontvangen en terugsturen

Solliciteert iemand op een vacature die via Booston online staat, op je website, via een vacaturebank of via een advertentie op social media, dan gebeurt dit:

1. Booston legt de sollicitatie vast met persoons- en contactgegevens, cv en motivatiebrief.
2. Booston kijkt of het e-mailadres al als kandidaat in Teamtailor bestaat. Zo ja, dan werkt Booston die kandidaat bij. Zo nee, dan maakt Booston een nieuwe kandidaat aan met voornaam, achternaam, e-mailadres en telefoonnummer, aangemerkt als sourced.
3. Het cv en de motivatiebrief gaan als bestand mee naar de kandidaat in Teamtailor.
4. Booston hangt de kandidaat als sollicitatie aan de vacature. In Teamtailor komt hij in de eerste fase van de pijplijn van die vacature terecht. In de standaardinrichting van Teamtailor heet die fase Inbox.
5. Je recruiter werkt in Teamtailor verder. De fase en de sterren komen elke avond terug in Booston.

Lukt een export niet, bijvoorbeeld doordat Teamtailor tijdelijk niet bereikbaar is, dan blijft de kandidaat in Booston staan en probeert Booston het elk uur opnieuw, zolang Candidate export retry aanstaat. Je verliest dus geen sollicitatie.

Drie dingen zijn goed om te weten:

• Eén kandidaat, ook bij meerdere sollicitaties. Solliciteert dezelfde persoon op twee vacatures, dan staat hij in Teamtailor één keer als kandidaat, met twee sollicitaties. Booston zoekt op e-mailadres, dus dat werkt alleen als de kandidaat beide keren hetzelfde adres gebruikt.
• Een open sollicitatie hangt in Teamtailor nergens aan. Laat iemand zijn gegevens achter zonder vacature, dan maakt Booston hem wel als kandidaat aan in Teamtailor, maar er is geen vacature om de sollicitatie aan te hangen. Booston meldt de export daarom als mislukt, met een uitroepteken bij de kandidaat. De kandidaat staat wel in beide systemen. Hoe je zo'n kandidaat aanvult en beheert lees je in Kandidaten aanmaken en bewerken. Zie ook Binnenkort.
• Wat de kandidaat verder invult, blijft in Booston. Adres, socialmedia-links en een toelichting in een tekstveld gaan niet mee naar Teamtailor. Wil je die gegevens in Teamtailor hebben, dan zet je ze daar zelf over.

Statussen en beoordelingen terug in Booston

Je recruiters werken in Teamtailor: ze slepen kandidaten door de pijplijn, wijzen af en geven sterren. Elke avond haalt Booston voor elke sollicitatie die via de koppeling in Teamtailor staat twee dingen op:

• De fase waarin de sollicitatie in Teamtailor staat. Booston vertaalt de naam van die fase naar een eigen status.
• De beoordeling in sterren die je recruiter in Teamtailor gaf. Die neemt Booston over als beoordeling bij de kandidaat.

Zo zie je in Booston niet alleen hoeveel sollicitanten een kanaal oplevert, maar ook hoeveel daarvan je recruiters echt goed vinden. Dat is precies wat je nodig hebt om je budget te verdelen in Analytics.

Niet elke fase in Teamtailor heeft een tegenhanger in Booston. Standaard worden deze vertaald:

Staat een sollicitatie in een fase die niet in deze tabel staat, dan laat Booston de status zoals hij was. In Teamtailor heeft elke vacature een eigen pijplijn en kun je fases vrij een naam geven. Booston kijkt naar die naam, dus gebruik je in jouw omgeving andere namen, of wil je meer fases laten meelopen, dan richt Booston dat voor je in. Zie Wat je niet zelf kunt regelen.

De koppeling later aanpassen

Ga naar Menu → Settings → Connect → Ats. Zodra de koppeling staat zie je twee kaarten:

• ATS met de tekst You are connected en de knop Disconnect.
• Settings, met de blokken Main Settings en Ats Functions die je open- en dichtklapt.

Wijzig wat je nodig hebt en klik op Save. Anders dan bij de eerste keer instellen komen de vier schakelaars uit Stap 5: activeer de koppeling hier niet meer voor. Met een gewone wijziging gooi je dus nooit per ongeluk je vacatures weg.

Wat je niet zelf kunt regelen

• De vertaling van Teamtailor-fases naar Booston-statussen. Welke fase uit jouw pijplijn op welke Booston-status uitkomt, richt Booston voor je in. Mail support@booston.io met de naam van de fase zoals hij in Teamtailor staat en de status die je in Booston verwacht.
• Het filter in het veld Qualifier. Wil je maar een deel van je vacatures overhalen, bijvoorbeeld van één afdeling of één locatie, dan stellen wij dat filter samen met je in.
• De koppeling van een Teamtailor-veld aan een Booston-attribuut. Welk veld op welk attribuut wordt gezet, staat vast per ATS. Gebruik je eigen velden in Teamtailor die je op je site wil tonen, mail dan support@booston.io.
• De frequentie van de synchronisatie. Die staat vast voor je hele omgeving en is niet per klant in te stellen.

Problemen oplossen

Er komen helemaal geen vacatures binnen

Controleer eerst in Teamtailor of er echt vacatures op Published staan. Klopt dat, kijk dan in Booston of Job, job attribute and recruiter import aanstaat en of bij Password de API-key staat en niet je eigen wachtwoord. Blijft het stil, dan is de key meestal ingetrokken of aangemaakt met de scope Public in plaats van Admin. Maak in Teamtailor een nieuwe key aan met de scope Admin en de rechten Read en Write, en vul die in Booston opnieuw in.

Eén vacature ontbreekt, de rest staat er wel

Kijk naar de status van die vacature in Teamtailor: alleen Published komt mee, Unlisted en een concept niet. Kijk daarna naar de einddatum van de publicatie. Een einddatum in het verleden houdt de vacature van je site.

Vacatures komen binnen, maar velden blijven leeg

Dan staat het attribuut wel op Status aan, maar Sync with ATS uit. Zet die schakelaar aan in Menu → Settings → Attributes → Job attributes. Bij de volgende ronde wordt het veld gevuld. Blijft het leeg, kijk dan of het veld in Teamtailor op die vacature gevuld is. Een vacature zonder afdeling of zonder salaris geeft in Booston ook geen afdeling of salaris.

De recruiter bij de vacature klopt niet of ontbreekt

Booston neemt de gebruiker over die in Teamtailor als Recruiter op de vacature staat. Staat daar niemand, dan komt er ook geen team member mee. Kies in Teamtailor een recruiter bij de vacature en wacht op de volgende ronde.

Sollicitanten komen niet in Teamtailor terecht

Controleer of Candidate export aanstaat onder Ats Functions. Kijk daarna of de API-key de rechten Read en Write heeft: met alleen leesrechten kan Booston vacatures ophalen maar geen kandidaten aanmaken. Blijft het misgaan, kijk dan naar de vacature: een sollicitatie kan alleen aan een Teamtailor-vacature worden gehangen als die vacature ook echt uit Teamtailor komt. Een vacature die je met de hand in Booston hebt aangemaakt heeft geen Teamtailor-vacature om aan te koppelen.

Eén sollicitant staat met een uitroepteken, de rest komt aan

Meestal is dat een open sollicitatie zonder vacature, zie Sollicitaties ontvangen en terugsturen. Booston probeert het elk uur opnieuw en stopt na drie pogingen. Kom je er niet uit, mail dan support@booston.io met de naam van de kandidaat en de vacature.

De status in Booston verandert niet mee

De fases komen één keer per avond terug, dus wacht eerst tot de volgende ochtend. Blijft de status staan, kijk dan of de fase in Teamtailor in de tabel bij Statussen en beoordelingen terug in Booston staat. Een fase die daar niet in voorkomt, of die in jouw pijplijn anders heet, verandert in Booston niets.

Veelgestelde vragen

Kan ik vacatures in Booston aanmaken in plaats van in Teamtailor?

Dat kan, maar het is niet de bedoeling van deze koppeling. Alles wat op Sync with ATS staat, wordt bij de volgende ronde overschreven door de waarde uit Teamtailor. Wil je een veld in Booston beheren, zet dan Sync with ATS voor dat attribuut uit.

Werkt de koppeling met meerdere talen?

De koppeling haalt elke vacature op in één taal, de standaardtaal van je Booston-omgeving. Publiceer je in Teamtailor dezelfde vacature in twee talen, dan komen dat in Booston twee losse vacatures, allebei in die standaardtaal. Werk je meertalig, overleg dan eerst met de helpdesk over de beste inrichting.

Waarom staat een kandidaat in Teamtailor zonder sollicitatie?

Dan heeft die persoon een open sollicitatie gedaan, zonder vacature. Booston maakt de kandidaat wel aan in Teamtailor, maar er is geen vacature om hem aan te hangen. Je kunt hem in Teamtailor zelf aan een vacature toevoegen.

Wat gebeurt er als ik een vacature in Teamtailor archiveer of op Unlisted zet?

Bij de volgende ronde staat die vacature niet meer in de lijst die Teamtailor teruggeeft, en verdwijnt hij uit Booston en van je website. Sollicitaties die er al op binnenkwamen, blijven in Booston en in Teamtailor bewaard.

Komen de sterren van een kandidaat uit Teamtailor mee?

Ja. De beoordeling die je recruiter in Teamtailor aan de sollicitatie geeft, neemt Booston elke avond over als beoordeling bij de kandidaat, samen met de fase.

Kan ik met meerdere Teamtailor-bedrijven op één Booston-omgeving werken?

Nee. Een koppeling werkt met één API-key en dus met één Teamtailor-bedrijf. Meerdere Teamtailor-bedrijven betekent meerdere Booston-omgevingen.

Binnenkort

• Zien waarom een sollicitant niet aankwam. Mislukt een export, dan komt er bij de kandidaat in Booston te staan wat Teamtailor precies antwoordde, in plaats van een algemene melding. Zo zie je meteen of het aan de key, aan de rechten of aan de vacature lag.
• Open sollicitaties zonder uitroepteken. Een open sollicitatie zonder vacature wordt straks niet meer als mislukte export gemeld en niet meer elk uur opnieuw geprobeerd. De kandidaat komt in Teamtailor te staan en Booston laat dat als geslaagd zien.
• AI-geoptimaliseerde vacatureteksten blijven staan. Laat je een tekst uit Teamtailor door de AI-module verbeteren, dan overschrijft de tienminutenronde die verbetering niet meer. De originele Teamtailor-tekst blijft zichtbaar en is met één klik terug te zetten.
• De koppeling als stap in de begeleide inrichting. Voor nieuwe omgevingen komt de ATS-koppeling als vaste stap in de setup-wizard te staan, met dezelfde vier stappen die je hierboven bent tegengekomen.

Zodra dit live staat, werken we dit artikel bij.

Hulp nodig?

Kom je er niet uit, of twijfel je welke instelling bij jouw situatie past? Mail support@booston.io of bel 085 0044 215 en vermeld:

• de naam van je omgeving;
• wat je wil bereiken;
• de melding die je ziet, als er een foutmelding is.

Wil je liever samen door de instellingen lopen? Boek een gratis online demo van 30 minuten, dan lopen we het samen door. Job Done!