Je zet een vacature klaar in Recruitee, en daarna begint het werk pas echt. Dezelfde tekst nog een keer op je eigen site, de branche en het salaris opnieuw invullen, en zodra iemand solliciteert de gegevens en de cv met de hand overtypen naar Recruitee. Elke vacature twee keer, elke sollicitant twee keer — en bij elke overstap kan er iets misgaan.

Met de Recruitee-koppeling doe je het één keer. Booston haalt je gepubliceerde Recruitee-vacatures op, inclusief teksten, attributen en de recruiter die eraan hangt, en stuurt sollicitanten met hun cv en motivatiebrief automatisch terug naar Recruitee. Verandert de status van een kandidaat in Recruitee, dan verandert die in Booston mee. Het einddoel: Recruitee blijft je enige invoerscherm, en alles wat je daar publiceert staat vanzelf op je site en in je campagnes.

Na dit artikel weet je welke drie gegevens je uit Recruitee nodig hebt, hoe je de koppeling zelf via de setup-wizard instelt, hoe je bepaalt welke velden je overneemt, en hoe je controleert of een vacature goed is binnengekomen. Je vindt het scherm via Menu → Settings → Connect → Ats.

Voordat je begint

• Je Recruitee-abonnement ondersteunt persoonlijke API-tokens. Niet elk pakket doet dat; check zo nodig de abonnementen van Recruitee.
• Je bent in Recruitee admin van het bedrijf waar de vacatures in staan, want alleen dan kun je een token aanmaken.
• De module Ats staat aan op je Booston-omgeving en je gebruikersrol heeft toegang tot Settings → Connect.
• Er staat minimaal één gepubliceerde vacature in Recruitee. Zonder gepubliceerde vacature valt er niets op te halen en kun je het resultaat niet controleren.

Wat de koppeling voor je doet

De koppeling loopt twee kanten op. Vanuit Recruitee komt alles binnen wat met de vacature te maken heeft; vanuit Booston gaat alles terug wat met de sollicitant te maken heeft.

Drie dingen zijn goed om vooraf te weten:

• Hoe snel het gaat. Booston haalt je vacatures elke keer opnieuw op in een vaste ronde; reken op maximaal twintig minuten tussen publiceren in Recruitee en zichtbaar zijn in Booston. Recruitee stuurt geen realtime seintje bij een wijziging, dus direct publiceren is niet mogelijk.
• Attributen worden automatisch gematcht. Je hoeft aan de Booston-kant geen veld met de hand aan een Recruitee-veld te knopen. Je bepaalt alleen nog wélke velden je overneemt.
• Meertaligheid werkt, maar half. Booston haalt van elke vacature elke taalversie op die je in Recruitee hebt staan, zonder limiet. Recruitee vertaalt attribuutwaarden zelf niet — waarden als "Logistiek" of "Fulltime" vertaal je dus in Booston.

Stap 1: haal je gegevens op uit Recruitee

Je hebt drie dingen nodig. Houd ze bij de hand, je vult ze in Stap 3: vul je verbindingsgegevens in.

1. Log in op Recruitee en ga naar Settings → Apps and plugins → Personal API tokens.
2. Klik rechtsboven op + New token en kopieer het token dat verschijnt. Dit is je persoonlijke API-token.
3. Noteer je Company ID. Die staat op hetzelfde scherm, en ook onder Settings → Company Settings → General en in de url van je Recruitee-dashboard achter company=.
4. Noteer je subdomein: het stukje voor .recruitee.com in het adres van je carrièresite. Staat je site op https://voorbeeld.recruitee.com, dan is je subdomein voorbeeld.

Meer uitleg staat in de API-documentatie van Recruitee.

Stap 2: start de koppeling en kies Recruitee

1. Ga in Booston naar Menu → Settings → Connect en klik op het tabblad Ats.
2. Staat er Ats is not connected, klik dan op Connect. De setup-wizard opent.
3. Kies bij Select ATS in de lijst Recruitee. Je herkent hem aan het logo.
4. Klik op Next.

De wizard heeft voor Recruitee vier stappen: Select ATS, Main settings, Functionality en Activation. Je kunt tussen de stappen heen en weer lopen met Previous en Next; er wordt pas iets opgeslagen als je in de laatste stap op Save klikt.

Stap 3: vul je verbindingsgegevens in

In Main settings toont de wizard alleen de velden die Recruitee nodig heeft. Gebruikersnaam en wachtwoord zie je hier niet: Recruitee werkt met een token in plaats van een inlog.

Klik daarna op Next.

Stap 4: kies wat de koppeling doet

In Functionality zet je per functie aan of uit wat de koppeling voor je regelt. Onder Sync staan de instellingen die voor Recruitee van belang zijn.

Onder Real time connection settings staan de webhook-instellingen. Recruitee ondersteunt hier nog geen realtime meldingen voor, dus die laat je uit staan — de vaste ronde uit Wat de koppeling voor je doet haalt je wijzigingen op. Klik op Next.

Stap 5: activeer de koppeling

De laatste stap bepaalt wat er met je huidige inrichting gebeurt op het moment dat de koppeling aangaat. Lees de vier schakelaars rustig door voordat je opslaat.

Klik op Save. Je ziet Synchronization in progress; Booston haalt op dat moment je vacatures op. Dat kan een paar minuten duren. Zodra het klaar is, verschijnt het scherm You are connected.

Stap 6: stel je vacatureteksten in

De koppeling staat, maar je hebt nog niet bepaald welke teksten je uit Recruitee overneemt. Dat doe je bij de attributen. Begin bij de teksten, want die bepalen hoe je vacaturepagina eruitziet.

Ga naar Menu → Settings → Attributes → Job attributes. Het scherm is opgedeeld in secties: Title And Description, General, Salary, Location, Media en Other. De teksten staan in Title And Description.

Elk tekstveld in Booston is automatisch gekoppeld aan een tekstveld in Recruitee. Zo ziet dezelfde vacature er in Recruitee uit:

Per attribuut bepaal je met twee schakelaars wat er gebeurt:

• Status uit betekent: het attribuut is niet actief in Booston en de bijbehorende tekst wordt niet uit Recruitee opgehaald.
• Sync with ATS aan betekent: Recruitee vult deze tekst automatisch. Dit is wat je in de meeste gevallen wil.
• Staat Status aan maar Sync with ATS uit, dan blijft het veld leeg totdat je het in Booston zelf invult bij de vacature.

Klik op het potloodicoon om het attribuut verder in te richten. De belangrijkste velden:

Stap 7: stel je overige vacature-attributen in

In de andere secties — General, Salary, Location, Media en Other — beheer je de attributen met vaste waarden: branche, dienstverband, salaris, locatie en zo verder.

De twee schakelaars werken hetzelfde als bij de teksten: Status bepaalt of het attribuut bestaat in Booston, Sync with ATS of Recruitee de waarde invult. Zet je Sync with ATS uit terwijl Status aan staat, dan vul je de waarde zelf in via Menu → Recruitment → Jobs → vacature bewerken.

In het bewerkscherm van een attribuut met waarden heb je een paar velden extra ten opzichte van de teksten:

Naast het potloodicoon staat een lijsticoon. Daarmee open je alle waarden die via Recruitee zijn binnengekomen, bijvoorbeeld alle branches of alle dienstverbanden.

Komt er een Recruitee-vacature binnen met een waarde die Booston nog niet kent, dan wordt die waarde automatisch aan deze lijst toegevoegd. Je kunt zo'n waarde op dat moment aanpassen en losknippen van Recruitee — handig als je in Recruitee "FT" gebruikt maar op je site "Fulltime" wil tonen, of als je de waarde in een tweede taal nodig hebt.

Publiceer een vacature in Recruitee

Vanaf nu maak je vacatures aan waar je ze altijd al maakte: in Recruitee. Dit zijn de velden die Booston overneemt op het moment dat je publiceert.

Zet de vacature daarna live via de statusdropdown, door de status op Published te zetten:

Let daarbij op de publicatiedatums. Vul je die in, zorg dan dat de einddatum in de toekomst ligt en de startdatum niet in de toekomst — anders wacht Booston netjes tot die startdatum en lijkt de vacature niet binnen te komen.

Bij de eerstvolgende ronde staat je vacature in Booston. Controleer hem via Menu → Recruitment → Jobs.

Vanaf dat moment doet de vacature overal mee: op je website, in je Job feed en in je campagnes op het Jobboard network.

Sollicitanten en statussen

Solliciteert iemand via je Booston-website, dan gebeurt er automatisch dit:

1. De kandidaat wordt in Recruitee aangemaakt met naam, e-mailadres en telefoonnummer, met Booston als bron.
2. De kandidaat wordt gekoppeld aan de vacature waarop is gesolliciteerd. Bij een open sollicitatie gebeurt dat niet — die komt binnen zonder vacature.
3. Het cv en de motivatiebrief worden meegestuurd als bijlage, waarbij het cv in Recruitee als cv wordt gemarkeerd.

Verplaats je de kandidaat daarna in Recruitee naar een volgende fase, dan neemt Booston die status over bij de volgende ronde. Welke Recruitee-fase op welke Booston-status uitkomt, ligt vast in je omgeving; zie Wat je niet zelf kunt regelen.

De koppeling later aanpassen

Ga naar Menu → Settings → Connect → Ats. Zodra de koppeling staat zie je twee kaarten:

• ATS met de tekst You are connected en de knop Disconnect.
• Settings, met de blokken Main Settings en Ats Functions die je open- en dichtklapt.

Wijzig wat je nodig hebt en klik op Save. Anders dan bij de eerste keer instellen komen de vier schakelaars uit Stap 5: activeer de koppeling hier niet meer voor, dus je gooit met een gewone wijziging nooit per ongeluk je vacatures weg.

Wat je niet zelf kunt regelen

• De vertaling van Recruitee-fases naar Booston-statussen. Welke fase uit jouw Recruitee-pijplijn op welke Booston-status uitkomt, richt Booston voor je in. Klopt er iets niet in de doorstroom van je kandidaten, meld dan welke fase je in Recruitee gebruikt en welke status je in Booston verwacht.
• De frequentie van de synchronisatie. Die staat vast voor je hele omgeving en is niet per klant in te stellen.
• De koppeling zelf aanzetten. Staat het tabblad Ats niet in je menu, dan is de module niet actief op je omgeving. Dat regelt de helpdesk.

Problemen oplossen

Er komen helemaal geen vacatures binnen

Meestal klopt de Base url of het subdomein niet, of staat er in Recruitee nog geen vacature op Published. Controleer eerst of je carrièresite op https://<subdomein>.recruitee.com daadwerkelijk vacatures toont; wat daar niet staat, kan Booston ook niet ophalen.

Eén vacature ontbreekt, de rest staat er wel

Kijk naar de publicatiedatums van die vacature in Recruitee: een startdatum in de toekomst of een einddatum in het verleden houdt hem tegen. Controleer daarna de taal van de vacature — staat die taal niet aan in je Booston-omgeving, dan wordt de vacature overgeslagen.

Vacatures komen binnen, maar velden blijven leeg

Dan staat het attribuut wel op Status aan, maar Sync with ATS uit. Zet die schakelaar aan in Menu → Settings → Attributes → Job attributes; bij de volgende ronde wordt het veld gevuld.

Sollicitanten komen niet in Recruitee terecht

Controleer of Candidate export aan staat onder Ats Functions. Blijft het misgaan, dan is het token vaak ingetrokken of hoort het bij een ander Recruitee-bedrijf dan het ingevulde Client id. Maak in dat geval een nieuw token aan en vul het opnieuw in.

De koppeling werkte en is ineens stil

Een persoonlijk API-token hangt aan één gebruiker. Verlaat die collega het bedrijf en wordt het account verwijderd, dan valt de koppeling stil. Maak een nieuw token aan onder een account dat blijft bestaan.

Veelgestelde vragen

Kan ik vacatures in Booston aanmaken in plaats van in Recruitee?

Dat kan, maar het is niet de bedoeling van deze koppeling. Alles wat op Sync with ATS staat, wordt bij de volgende ronde overschreven door de waarde uit Recruitee. Wil je een veld in Booston beheren, zet dan Sync with ATS voor dat attribuut uit.

Werkt de koppeling met meerdere talen?

Ja, en zonder limiet op het aantal talen. Recruitee vertaalt de attribuutwaarden zelf niet, dus die vertalingen beheer je in Booston bij de attribuutwaarden.

Heb ik voor elk Recruitee-bedrijf een aparte koppeling nodig?

Ja. Een token werkt maar voor één bedrijf, en het Client id verwijst naar één bedrijf. Meerdere Recruitee-bedrijven betekent meerdere Booston-omgevingen.

Wat gebeurt er als ik een vacature in Recruitee verwijder?

Bij de volgende ronde staat die vacature niet meer in de lijst die Recruitee teruggeeft, en verdwijnt hij ook uit Booston en van je website.

Kost een Recruitee API-token extra?

Het token zelf niet, maar niet elk Recruitee-abonnement geeft toegang tot persoonlijke API-tokens. Dat lees je terug bij de abonnementen van Recruitee.

Binnenkort

• Recruitee op ons nieuwe koppelplatform. We verhuizen de Recruitee-koppeling naar het platform waarop onze nieuwere ATS-koppelingen al draaien. Het ophalen van vacatures, attributen en recruiters wordt daarmee sneller en beter te volgen, en Booston herkent voortaan of een vacature echt gewijzigd is — is er niets veranderd, dan wordt er ook niets bijgewerkt.
• De koppeling als stap in de begeleide inrichting. Voor nieuwe omgevingen komt de ATS-koppeling als vaste stap in de setup-wizard te staan, met dezelfde vier stappen die je hierboven bent tegengekomen. Je krijgt daar één extra keuze bij: collega's die via je ATS binnenkomen automatisch een Booston-account geven. Zodra dit live staat, werken we dit artikel bij.

Hulp nodig?

Kom je er niet uit, of twijfel je welke instelling bij jouw situatie past? Mail support@booston.io of bel 085 0044 215 en vermeld:

• de naam van je omgeving;
• wat je wil bereiken;
• de melding die je ziet, als er een foutmelding is.

Wil je liever samen door de instellingen lopen? Boek een gratis online demo van 30 minuten — dan lopen we het samen door. Job Done!