Je vacature staat in Mysolution, met een nette publicatie eronder. En dan begint het overtypen. Dezelfde tekst nog een keer op de werkenbij-site, nog een keer bij de vacaturebanken, en zodra iemand solliciteert zet je naam, cv en motivatie weer met de hand terug in Mysolution. Wijzigt er iets aan de vacature, dan mag je het rijtje opnieuw af.

Met de Mysolution-koppeling doe je het werk één keer. Je maakt de publicatie in Mysolution en Booston haalt hem op, met de teksten, de vaardigheden, het salaris, de locatie en de recruiter die eraan hangt. Sollicitanten gaan compleet met cv, motivatiebrief en herkomst terug naar Mysolution, als sollicitatie op de juiste vacature. Werk je de status daar bij, dan loopt Booston mee. Het einddoel: Mysolution blijft je enige invoerpunt, en alles wat daarbuiten gebeurt komt daar vanzelf weer samen.

Na dit artikel weet je welke gegevens heen en weer gaan, hoe je de koppeling zelf instelt via de setup-wizard, hoe je je vacatureteksten en attributen inricht, en waar je moet kijken als er iets niet binnenkomt. Je vindt het scherm via Menu → Settings → Connect → Ats.

Voordat je begint

• De module ATS connector staat aan op je omgeving. Staat die uit, dan zie je het scherm Connect niet.
• Je hebt de toegangsgegevens van je Mysolution-omgeving: een Client id, een Client secret en de login-url van je omgeving. Die vraag je aan bij Mysolution. Zie Stap 1: regel de toegang in Mysolution.
• Je gebruikersrol heeft toegang tot Settings. Rollen en rechten regel je in Users: toegang geven, rollen kiezen en inloggen via je ATS.
• Er staat minimaal één publicatie in Mysolution die aan een vacature hangt en op tonen op de website staat. Booston haalt alleen publicaties op, dus zonder publicatie valt er niets te controleren.
• Je weet welke talen je omgeving gebruikt. Mysolution geeft elke publicatie een taal mee, en Booston neemt alleen talen mee die op je omgeving aanstaan.

Wat de koppeling je oplevert

De koppeling is geen eenmalige import. Het is een doorlopende uitwisseling in twee richtingen, en die levert je vier dingen op:

• Eén invoerpunt. Je maakt de vacature en de publicatie in Mysolution en nergens anders. Wijzig je iets, dan wijzigt het overal mee.
• Direct online en in campagnes. Een publicatie staat binnen een kwartier op je website, in je Job feed en kan mee in je campagnes op het Jobboard network en in Meta job ads.
• Sollicitanten compleet terug. Naam, contactgegevens, cv, motivatiebrief en de herkomst van de sollicitant komen als sollicitatie in Mysolution te staan, op de vacature waar ze bij horen.
• Statussen die meelopen. Zet een recruiter de sollicitatie in Mysolution door naar een volgende stap, dan ziet Booston dat ook. Je rapportages blijven zo kloppen.

Daarbovenop is de koppeling meertalig: elke publicatie in Mysolution heeft een taal, en Booston zet hem in die taal op je site.

Welke gegevens heen en weer gaan

Hieronder staat precies wat er over de lijn gaat, in welke richting, en welke instelling het aanzet. De namen in de kolom Instelling zijn de schakelaars die je in Stap 4: kies welke datastromen aan gaan tegenkomt.

Van Mysolution naar Booston

Van Booston naar Mysolution

Hoe snel het gaat

• Publicaties haalt Booston elke tien minuten op. Mysolution stuurt geen melding als er iets verandert, dus reken op maximaal een kwartier tussen aanzetten in Mysolution en zichtbaar op je site.
• Elke nacht draait er een volledige ronde. Die haalt alles opnieuw op, ook wat ongewijzigd leek, zodat kleine verschillen nooit langer dan een dag doorlopen.
• Sollicitanten gaan direct bij de sollicitatie naar Mysolution. Lukt dat niet, dan probeert Booston het elk uur opnieuw.
• Statussen komen één keer per nacht terug.

Wat er niet over de lijn gaat

Een paar dingen gaan bij Mysolution bewust niet mee. Zo weet je vooraf wat je in Booston zelf regelt:

• De beoordeling van een kandidaat. Mysolution kent een cijfer per sollicitatie, maar Booston neemt alleen de status over.
• Keuzelijsten voor kandidaatattributen. De lijsten met mogelijke waarden op je sollicitatieformulier komen bij Mysolution niet uit het ATS. Die beheer je in Booston, zie Attributen beheren voor vacatures en kandidaten.
• Open sollicitaties. Een sollicitatie zonder vacature heeft in Mysolution niets om aan te hangen en blijft daarom in Booston staan. Je vindt hem terug onder Menu → Recruitment → Candidates, zie Kandidaten aanmaken en bewerken.
• De vacature-url terug naar Mysolution. De link naar de vacaturepagina wordt niet teruggeschreven.

Stap 1: regel de toegang in Mysolution

Mysolution draait op Salesforce, en Booston meldt zich daar aan als gekoppelde applicatie. Je hebt daarvoor geen gebruikersnaam en wachtwoord nodig. Wat je wel nodig hebt:

1. Vraag je contactpersoon bij Mysolution om een koppeling voor Booston in je omgeving aan te zetten. Zij maken daarvoor een gekoppelde app aan (in Salesforce heet dat een Connected App) met een integratiegebruiker die vacatures, publicaties, vaardigheden en sollicitaties mag lezen en sollicitaties mag aanmaken.
2. Vraag de Client id en het Client secret van die app op. In Salesforce heten ze ook wel consumer key en consumer secret.
3. Noteer de login-url van je Mysolution-omgeving. Die ziet er uit als https://jouwbedrijf.my.salesforce.com. Je vindt hem in de adresbalk zodra je in Mysolution bent ingelogd.
4. Bewaar de gegevens veilig. Ze geven toegang tot je vacatures én je kandidaten.

Stap 2: start de koppeling en kies Mysolution

1. Ga in Booston naar Menu → Settings → Connect en klik op het tabblad Ats.
2. Staat er Ats is not connected, klik dan op Connect. De setup-wizard opent.
3. Kies bij Select ATS in de lijst Mysolution. Je herkent hem aan het logo.
4. Klik op Next.

De wizard heeft voor Mysolution vier stappen: Select ATS, Main settings, Functionality en Activation. Je loopt met Previous en Next heen en weer tussen de stappen. Er wordt pas iets opgeslagen als je in de laatste stap op Save klikt.

Stap 3: vul de Main settings in

Op de stap Main settings staan de verbindingsgegevens. Voor Mysolution toont de wizard alleen de velden die je nodig hebt. Een gebruikersnaam, een wachtwoord en een filterregel zie je hier niet.

Klik daarna op Next.

Stap 4: kies welke datastromen aan gaan

Op de stap Functionality zet je aan wat er tussen Mysolution en Booston mag lopen. De opties staan in twee blokken.

Onder Sync staan de datastromen zelf:

Onder Real time connection settings staan de instellingen voor meldingen vanuit het ATS. Mysolution stuurt zulke meldingen niet, dus deze schakelaars hebben bij Mysolution geen effect. Laat ze uit staan. De ronde van tien minuten uit Hoe snel het gaat haalt je wijzigingen op.

Klik op Next.

Stap 5: activeer de koppeling

De laatste stap heet Activation. Hier staat een rode waarschuwing, en die is terecht: de schakelaars op deze stap overschrijven bestaande instellingen en werken door in je hele omgeving, inclusief je website en je campagnes.

Zet je een omgeving voor het eerst op, dan wil je deze vier meestal aan. Je begint dan met de standaardinrichting voor Mysolution en er blijft niets van een vorige situatie hangen. Koppel je een bestaande omgeving om van een ander ATS naar Mysolution, laat ze dan uit en overleg eerst met de helpdesk.

Klik op Save. Je ziet Synchronization in progress. Booston haalt op dat moment je publicaties op, en dat kan een paar minuten duren. Zodra het klaar is, verschijnt het scherm You are connected.

Stap 6: stel je vacatureteksten in

De koppeling staat, maar je hebt nog niet bepaald welke teksten je uit Mysolution overneemt. Dat doe je bij de attributen. Begin bij de teksten, want die bepalen hoe je vacaturepagina eruitziet.

Ga naar Menu → Settings → Attributes → Job attributes. Het scherm is opgedeeld in secties: Title And Description, General, Salary, Location, Media en Other. De teksten staan in Title And Description.

Elk tekstveld in Booston is automatisch gekoppeld aan een tekstveld in Mysolution: de titel, de functieomschrijving, de functie-eisen, de arbeidsvoorwaarden, de sollicitatieprocedure en de bedrijfsomschrijving. Je hoeft dus zelf geen veld aan een veld te knopen. Je bepaalt alleen wélke velden je overneemt.

Per attribuut regel je dat met twee schakelaars:

• Status uit betekent: het attribuut is niet actief in Booston en de bijbehorende tekst wordt niet uit Mysolution opgehaald.
• Sync with ATS aan betekent: Mysolution vult deze tekst automatisch. Dit is wat je in de meeste gevallen wil.
• Staat Status aan maar Sync with ATS uit, dan blijft het veld leeg tot je het in Booston zelf invult bij de vacature.

Klik op het potloodicoon om een attribuut verder in te richten. De belangrijkste velden:

Stap 7: stel de overige vacature-attributen in

In de andere secties, General, Salary, Location, Media en Other, beheer je de attributen met vaste waarden: functiegebied, ervaringsniveau, uren, salaris, locatie, vaardigheden en zo verder. Bij Mysolution komen die uit de keuzevelden op de publicatie en de vacature.

De twee schakelaars werken hetzelfde als bij de teksten. Status bepaalt of het attribuut bestaat in Booston, Sync with ATS of Mysolution de waarde invult. Zet je Sync with ATS uit terwijl Status aan staat, dan vul je de waarde zelf in via Menu → Recruitment → Jobs → vacature bewerken.

In het bewerkscherm van een attribuut met waarden heb je een paar velden extra ten opzichte van de teksten:

Naast het potloodicoon staat een lijsticoon. Daarmee open je alle waarden die via Mysolution zijn binnengekomen, bijvoorbeeld alle functiegebieden of alle opleidingsniveaus. Komt er een publicatie binnen met een waarde die Booston nog niet kent, dan wordt die waarde automatisch aan de lijst toegevoegd. Je kunt zo'n waarde daarna aanpassen, handig als je in Mysolution een afkorting gebruikt maar op je site het hele woord wil tonen, of als je de waarde in een tweede taal nodig hebt. Meer hierover staat in Attributen beheren voor vacatures en kandidaten.

Drie attributen verdienen bij Mysolution een aparte opmerking:

• Uren per week komt in Mysolution binnen als getal. Booston maakt daar een keuze van: boven de 32 uur wordt het Full Time, daaronder Part Time.
• Vaardigheden staan in Mysolution op de vacature, per categorie. Booston zet elke vaardigheid als losse waarde bij het bijbehorende attribuut, zodat een kandidaat er op je site op kan filteren.
• Meerdere waarden in één veld, zoals twee talen of drie werkplekken, worden gesplitst en komen elk als eigen waarde binnen.

Vacatures publiceren vanuit Mysolution

De koppeling staat. Vanaf nu is publiceren een handeling in Mysolution, en het begrip dat daarbij telt is de publicatie. Booston haalt geen vacatures op, maar publicaties: de vacature is de opdracht, de publicatie is wat je daarvan naar buiten brengt. Elke publicatie wordt een eigen vacature in Booston.

1. Maak of open de vacature in Mysolution en vul de teksten, de vaardigheden en de keuzevelden in die je in Booston hebt aangezet.
2. Maak onder de vacature een publicatie aan. Kies de taal van de publicatie en vul de velden in die per publicatie verschillen, zoals de publicatieperiode, het salaris en de werkplek.
3. Zet de publicatie op tonen op de website.
4. Controleer de publicatieperiode. De startdatum mag niet in de toekomst liggen als je wil dat de publicatie meteen wordt opgehaald, en de einddatum moet in de toekomst liggen.

Bij de eerstvolgende ronde staat je publicatie in Booston. Controleer hem via Menu → Recruitment → Jobs. Maak je onder één vacature twee publicaties, bijvoorbeeld één in het Nederlands en één in het Engels, dan zie je in Booston twee regels. Dat is de bedoeling: de publicatie is het niveau waarop taal, periode en salaris verschillen.

Haal je de publicatie in Mysolution van de website af, of loopt de einddatum af, dan haalt Booston hem van je website. Je hoeft dus niets op te ruimen.

Sollicitaties ontvangen en terugsturen

Solliciteert iemand op een publicatie die via Booston online staat, op je website, via een vacaturebank of via een advertentie op social media, dan gebeurt dit:

1. Booston legt de sollicitatie vast met persoons- en contactgegevens, cv en motivatiebrief.
2. Booston meldt de sollicitatie aan bij Mysolution op de vacature waar de publicatie bij hoort, met voornaam, tussenvoegsel, achternaam, e-mailadres, mobiel nummer en het akkoord op de privacyverklaring.
3. Het cv en de motivatiebrief gaan mee als document bij de sollicitatie.
4. De herkomst gaat mee als UTM-gegevens, zodat je in Mysolution ziet via welke campagne en welk kanaal de sollicitant binnenkwam.
5. Mysolution maakt de sollicitatie aan in de status Application en markeert hem als afkomstig van buiten Mysolution.

In Mysolution vind je de sollicitatie terug bij de vacature, niet bij de publicatie. Dat is hoe Mysolution een sollicitatie van buiten verwerkt. In Booston blijft de sollicitatie gewoon bij de publicatie staan waarop is gesolliciteerd, dus je ziet daar nog steeds op welke taalversie of welke periode iemand reageerde.

Doordat de UTM-gegevens meegaan, zie je in Mysolution niet alleen dát iemand solliciteerde maar ook waarvandaan. Wat je daar verder mee kunt, lees je in Analytics: zien welk kanaal je sollicitanten oplevert.

Lukt een export niet, bijvoorbeeld doordat Mysolution tijdelijk niet bereikbaar is, dan blijft de kandidaat in Booston staan en probeert Booston het elk uur opnieuw, zolang Candidate export retry aanstaat. Je verliest dus geen sollicitatie.

Statussen terug in Booston

Werk je de sollicitatie in Mysolution bij naar een volgende status, dan neemt Booston die over bij de nachtelijke ronde. Niet elke Mysolution-status heeft een tegenhanger in Booston. Standaard worden deze vertaald:

Staat een sollicitatie in Mysolution in een status die niet in deze tabel staat, dan laat Booston de status zoals hij was. Gebruik je in jouw Mysolution-omgeving andere statussen, of wil je meer stappen laten meelopen, dan richt Booston dat voor je in. Zie Wat je niet zelf kunt regelen.

De koppeling later aanpassen

Als de koppeling eenmaal staat, verdwijnt de wizard. Op Menu → Settings → Connect → Ats zie je dan You are connected met daaronder twee uitklapbare blokken: Main Settings en Ats Functions. Dat zijn dezelfde velden als in de wizard.

1. Klap het blok open dat je wil wijzigen.
2. Pas de instelling aan.
3. Klik op Save.

De vier schakelaars uit Stap 5: activeer de koppeling kom je hier niet meer tegen, dus je gooit met een gewone wijziging nooit per ongeluk je vacatures weg.

Wil je de koppeling helemaal stoppen, dan klik je op Disconnect. De uitwisseling stopt daarmee. Je vacatures en kandidaten in Booston blijven staan.

Wat je niet zelf kunt regelen

• De vertaling van Mysolution-statussen naar Booston-statussen. Welke status uit jouw Mysolution-pijplijn op welke Booston-status uitkomt, richt Booston voor je in. Mail support@booston.io met de status die je in Mysolution gebruikt en de status die je in Booston verwacht.
• De koppeling van een Mysolution-veld aan een Booston-attribuut. Welk veld van de publicatie of de vacature op welk attribuut wordt gezet, staat vast per ATS. Gebruik je eigen velden in Mysolution die je op je site wil tonen, mail dan support@booston.io.
• De toegang aan de Mysolution-kant. De gekoppelde app en de rechten van de integratiegebruiker beheert Mysolution. Verandert daar iets, dan merk je dat in Booston doordat de import stilvalt.
• De frequentie van de synchronisatie. Die staat vast voor je hele omgeving en is niet per klant in te stellen.

Problemen oplossen

Er komen helemaal geen publicaties binnen

Controleer eerst in Mysolution of er echt een publicatie op tonen op de website staat, of die aan een vacature hangt en of de publicatieperiode klopt. Klopt dat, kijk dan in Booston of Job, job attribute and recruiter import aanstaat en of de Url, de Client id en het Client secret nog kloppen. Blijft het stil, dan mist de integratiegebruiker in Mysolution meestal de rechten op vacatures. Dat gebeurt bijvoorbeeld na een wijziging in de inrichting van Mysolution, en het geeft geen zichtbare foutmelding. Vraag Mysolution om de rechten te controleren.

Eén publicatie ontbreekt, de rest staat er wel

Kijk naar de publicatieperiode: een startdatum in de toekomst of een einddatum in het verleden houdt hem tegen. Kijk daarna naar de taal van de publicatie. Een taal die in Booston niet aanstaat, wordt overgeslagen. Controleer tot slot of de publicatie aan een vacature hangt.

Publicaties komen binnen, maar velden blijven leeg

Dan staat het attribuut wel op Status aan, maar Sync with ATS uit. Zet die schakelaar aan in Menu → Settings → Attributes → Job attributes. Bij de volgende ronde wordt het veld gevuld. Blijft het leeg, kijk dan of het veld in Mysolution gevuld is, op de publicatie of anders op de vacature erachter.

Sollicitanten komen niet in Mysolution terecht

Controleer of Candidate export aanstaat onder Ats Functions. Blijft het misgaan, kijk dan naar de vacature: een sollicitatie kan alleen aan een Mysolution-vacature worden gehangen als die vacature ook echt uit Mysolution komt. Een open sollicitatie of een vacature die je met de hand in Booston hebt aangemaakt heeft geen Mysolution-vacature om aan te koppelen, en blijft in Booston staan.

Eén sollicitant komt niet aan, de rest wel

Mysolution weigert een tweede sollicitatie van dezelfde persoon op dezelfde vacature. Solliciteert iemand twee keer op dezelfde publicatie, of op twee publicaties van dezelfde vacature, dan komt alleen de eerste aan. De tweede blijft in Booston staan met een uitroepteken. Kom je er niet uit, mail dan support@booston.io met de naam van de kandidaat en de vacature.

De status in Booston verandert niet mee

De statussen komen één keer per nacht terug, dus wacht eerst tot de volgende ochtend. Blijft de status staan, kijk dan of de Mysolution-status in de tabel bij Statussen terug in Booston staat. Een status die daar niet in voorkomt, verandert in Booston niets.

Veelgestelde vragen

Kan ik vacatures in Booston aanmaken in plaats van in Mysolution?

Dat kan, maar het is niet de bedoeling van deze koppeling. Alles wat op Sync with ATS staat, wordt bij de volgende ronde overschreven door de waarde uit Mysolution. Wil je een veld in Booston beheren, zet dan Sync with ATS voor dat attribuut uit.

Werkt de koppeling met meerdere talen?

Ja. Zet Multilingual aan in de Main settings en maak in Mysolution per taal een publicatie. Elke publicatie krijgt de taal die je er in Mysolution aan geeft. Attribuutwaarden die Mysolution niet vertaalt, vertaal je in Booston bij de attribuutwaarden.

Waarom zie ik één vacature twee keer in Booston?

Omdat er in Mysolution twee publicaties onder hangen. Booston werkt op het niveau van de publicatie, want daar verschillen taal, periode en salaris. Wil je maar één vacature op je site, zet dan één van de twee publicaties in Mysolution van de website af.

Wat gebeurt er als ik een publicatie in Mysolution verwijder of van de website haal?

Bij de volgende ronde staat die publicatie niet meer in de lijst die Mysolution teruggeeft, en verdwijnt hij uit Booston en van je website. Sollicitaties die er al op binnenkwamen, blijven in Booston en in Mysolution bewaard.

Komt de beoordeling van een kandidaat uit Mysolution mee?

Nee. Booston neemt van een sollicitatie alleen de status over. Het cijfer dat je in Mysolution aan een kandidaat geeft, blijft in Mysolution.

Kan ik met meerdere Mysolution-omgevingen op één Booston-omgeving werken?

Nee. Een koppeling werkt met één Client id en dus met één Mysolution-omgeving. Meerdere Mysolution-omgevingen betekent meerdere Booston-omgevingen.

Binnenkort

• Zien waarom een sollicitant niet aankwam. Mislukt een export, dan komt er bij de kandidaat in Booston te staan wat Mysolution precies weigerde. Booston gaat een sollicitatie bovendien al controleren voordat hij de deur uitgaat, zodat een te lang telefoonnummer of een ontbrekend veld niet pas bij Mysolution opvalt.
• Automatisch opnieuw proberen bij een storing. Een ronde die mislukt door een tijdelijke storing, bij Mysolution of onderweg, wordt straks vanzelf opnieuw geprobeerd in plaats van te wachten op de volgende ronde.
• De koppeling als stap in de begeleide inrichting. Voor nieuwe omgevingen komt de ATS-koppeling als vaste stap in de setup-wizard te staan, met dezelfde vier stappen die je hierboven bent tegengekomen. Zodra dit live staat, werken we dit artikel bij.

Hulp nodig?

Kom je er niet uit, of twijfel je welke instelling bij jouw situatie past? Mail support@booston.io of bel 085 0044 215 en vermeld:

• de naam van je omgeving;
• wat je wil bereiken;
• de melding die je ziet, als er een foutmelding is.

Wil je liever samen door de instellingen lopen? Boek een gratis online demo van 30 minuten, dan lopen we het samen door. Job Done!