Je vacature staat in Cockpit. Daarna begint het overtypen: dezelfde tekst nog een keer op de werkenbij-site, nog een keer bij de vacaturebanken, en als er iemand solliciteert plak je de gegevens en het cv weer terug in Cockpit. Elke wijziging doe je twee keer, en welke versie nu de juiste is weet je op vrijdagmiddag niet meer.

Met de Cockpit-koppeling doe je het werk één keer. Je publiceert de vacature in Cockpit; Booston haalt hem op, zet hem op je website en kan er campagnes op starten. Sollicitaties komen compleet met cv, motivatiebrief en herkomst terug in Cockpit, en de fase waarin een kandidaat zit blijft aan beide kanten gelijk. Het einddoel: Cockpit blijft je enige invoerpunt, en alles wat daarbuiten gebeurt komt daar vanzelf weer samen.

Na dit artikel weet je welke gegevens heen en weer gaan, hoe je de koppeling stap voor stap instelt, welke velden uit Cockpit op welke plek in Booston terechtkomen en wat je doet als er iets niet doorkomt. Je vindt het scherm via Menu → Settings → Connect → Ats.

Voordat je begint

• De module ATS connector staat aan op je omgeving. Staat die uit, dan zie je het scherm Connect niet. Wat een koppeling in het algemeen doet, staat in Je ATS en Booston koppelen: welke gegevens heen en weer gaan.
• Je hebt een API-key van RecruitNow voor je Cockpit-omgeving. Die vraag je aan bij RecruitNow; zie Stap 1: vraag je API-key aan bij RecruitNow.
• Je weet het webadres van je Cockpit-omgeving. Dat is meestal https://jouwbedrijf.recruitnowcockpit.nl.
• Je gebruikersrol heeft toegang tot Settings. Rollen en rechten regel je in Users: toegang geven, rollen kiezen en inloggen via je ATS.
• Er staat minimaal één gepubliceerde vacature in Cockpit. Zonder publicatie valt er niets te controleren.

Wat de koppeling je oplevert

De koppeling is geen eenmalige import maar een doorlopende uitwisseling in twee richtingen. Dat levert je vier dingen op:

• Eén invoerpunt. Je voert de vacature in Cockpit in en nergens anders. Wijzig je hem daar, dan wijzigt hij overal mee.
• Direct online en in campagnes. Een gepubliceerde vacature staat op je website en kan mee in je campagnes op vacaturebanken en social media.
• Sollicitaties compleet terug. Naam, contactgegevens, cv, motivatiebrief én de herkomst van de sollicitant komen als kandidaat in Cockpit te staan.
• Statussen gelijk. Zet een recruiter een kandidaat in Cockpit door naar de volgende fase, dan ziet Booston dat ook — je rapportages in Analytics blijven kloppen.

De koppeling draait op de nieuwste versie van de RecruitNow-API. Je merkt daar in het gebruik niets van, behalve dat het ophalen van je vacatures een stuk sneller gaat dan voorheen.

Welke gegevens heen en weer gaan

Hieronder staat precies wat er over de lijn gaat, in welke richting, en welke instelling het aanzet. De namen in de kolom Instelling zijn de schakelaars die je in Stap 4: kies welke datastromen aan gaan tegenkomt.

Van Cockpit naar Booston

Van Booston naar Cockpit

Hoe snel het gaat

• Vacatures haalt Booston elke tien minuten op. Booston vraagt eerst de vacaturelijst van je Cockpit-omgeving op en haalt alleen de vacatures die echt veranderd zijn helemaal opnieuw op. Dat scheelt tijd bij jou én bij Cockpit.
• Elke nacht draait er een volledige synchronisatie. Die haalt alles opnieuw op, ook wat ongewijzigd leek, zodat kleine verschillen nooit langer dan een dag doorlopen.
• Sollicitaties gaan niet mee in die ronde: die worden meteen bij binnenkomst geëxporteerd. Lukt dat niet — bijvoorbeeld omdat Cockpit even niet bereikbaar is — dan probeert Booston het elk uur opnieuw.
• Kandidaatstatussen komen 's nachts binnen. Je ziet een statuswijziging uit Cockpit dus de volgende ochtend in Booston.

Stap 1: vraag je API-key aan bij RecruitNow

De koppeling werkt met een API-key van RecruitNow. Die key is je toegang tot je eigen Cockpit-omgeving.

1. Vraag de API-key aan bij je contactpersoon of accountmanager bij RecruitNow. Geef daarbij aan dat het om een koppeling met Booston gaat.
2. Vraag meteen het webadres van je Cockpit-omgeving op, als je dat nog niet hebt.
3. Bewaar de key ergens veilig. Je vult hem straks zelf in Booston in en hoeft hem verder met niemand te delen.

Stap 2: start de koppeling en kies Cockpit

Vanaf hier werk je in Booston. De setup loopt via een wizard; je kunt tussendoor terug en pas op de laatste stap wordt er echt iets opgeslagen.

1. Ga naar Menu → Settings → Connect → Ats. Zolang er niets gekoppeld is, staat er Ats is not connected.
2. Klik op Connect. De wizard opent op de eerste stap, Select ATS.
3. Kies bij Select Ats de waarde Cockpit. De lijst is doorzoekbaar en toont per systeem het logo.
4. Klik op Next.

Stap 3: vul de Main settings in

Op de stap Main settings vertel je Booston waar je Cockpit-omgeving staat en waarmee hij mag inloggen.

Klik daarna op Next.

Stap 4: kies welke datastromen aan gaan

Op de stap Functionality zet je aan wat er tussen Cockpit en Booston mag lopen. De opties staan in twee blokken.

Onder Sync staan de datastromen zelf:

Onder Real time connection settings staat wat Booston doet met een seintje uit Cockpit. Cockpit kan namelijk zelf melden dat er iets veranderd is, in plaats van dat Booston elke tien minuten gaat vragen.

Klik op Next.

Stap 5: activeer de koppeling

De laatste stap heet Activation. Hier staat een rode waarschuwing, en dat is terecht: de schakelaars op deze stap overschrijven bestaande instellingen en werken door in je hele omgeving, inclusief je website en je campagnes.

1. Zet Apply default attribute settings for this ATS aan als dit je eerste inrichting is.
2. Laat de drie Purge-schakelaars uit, tenzij je bewust opnieuw wil beginnen.
3. Klik op Save.

Booston haalt daarna je vacatures op. Als dat klaar is verschijnt het overzicht met You are connected.

Stap 6: stel je vacatureteksten in

De koppeling weet nu waar hij de vacature moet halen. Nu bepaal je welke teksten uit Cockpit op welke plek in Booston terechtkomen.

Ga naar Menu → Settings → Attributes → Job attributes. Bovenaan staat het blok Title and description attributes: de titel plus een reeks tekstvelden, elk gekoppeld aan een tekstveld in Cockpit.

Cockpit levert zes tekstvelden aan, plus de titel van de publicatie:

Aan de Booston-kant bepaal je per tekstattribuut wat ermee gebeurt. Er zijn drie standen:

• Attribuut uit. Booston importeert het gekoppelde Cockpit-veld niet.
• Attribuut aan met Autopopulate by ATS aan. Cockpit vult de tekst, en overschrijft hem bij elke wijziging.
• Attribuut aan met Autopopulate by ATS uit. Je schrijft de tekst zelf in Booston, en Cockpit raakt hem niet aan.

Klik op het bewerkicoon achter een attribuut om het in te richten:

Controleer het resultaat via Menu → Recruitment → Jobs en open een vacature.

Stap 7: stel de overige vacature-attributen in

Onder het tekstblok staan de overige vacature-attributen. Hier gaat het niet om losse teksten maar om attribuutwaarden — de waarden waaruit een vacature kiest, en waarop een kandidaat op je website filtert.

Dit is wat Cockpit aanlevert:

Het werkt hetzelfde als bij de teksten: staat een attribuut uit, dan importeert Booston de waarde niet. Wil je dat Cockpit het vult, zet dan Autopopulate by ATS aan. Staat het attribuut aan maar Autopopulate by ATS uit, dan vul je de waarde zelf via Menu → Recruitment → Jobs en de vacature bewerken.

Bij deze attributen komen er twee instellingen bij ten opzichte van de tekstvelden:

Welke waarden er vanuit Cockpit binnenkomen zie je via Manage job attribute values. Daar geef je elke waarde een label per taal, koppel je hem desgewenst aan een categorie voor Google for Jobs en zet je er een afbeelding bij.

Nieuwe waarden komen er vanzelf bij: zodra Cockpit een vacature stuurt met een waarde die Booston nog niet kent, wordt die waarde toegevoegd. Je kunt hem daarna los van Cockpit herschrijven — je vertaling of je nettere schrijfwijze blijft staan. Hoe je attributen verder ordent en toont, staat in Attributen beheren voor vacatures en kandidaten.

Vacatures publiceren vanuit Cockpit

De koppeling staat. Vanaf nu is publiceren een handeling in Cockpit.

1. Maak de vacature-aanvraag aan in Cockpit en vul de velden in die je in Booston hebt aangezet.
2. Maak er een publicatie bij aan. De publicatie is wat Booston ophaalt, niet de aanvraag zelf.
3. Controleer de publicatieperiode. De startdatum moet in het verleden of vandaag liggen als je wil dat de vacature nu al wordt opgehaald; de einddatum moet in de toekomst liggen.
4. Zorg dat de publicatie op je Cockpit-vacaturesite staat. Booston haalt op wat daar wordt aangeboden.

Bij de eerstvolgende synchronisatie staat de vacature in Booston. Controleer hem via Menu → Recruitment → Jobs. In de kolom Ats ID zie je het nummer waarmee de vacature aan Cockpit vastzit.

Haal je de publicatie in Cockpit weg, of loopt de einddatum af, dan haalt Booston de vacature van je website. Je hoeft dus niets op te ruimen. De vacature zelf blijft in Booston bestaan, inclusief alle sollicitaties en campagnehistorie — komt hij later terug uit Cockpit, dan wordt dezelfde vacature weer actief.

Sollicitaties ontvangen en terugsturen

Solliciteert iemand op een vacature die via Booston online staat — op je website, via een vacaturebank of via een advertentie op social media — dan gebeurt dit:

1. Booston legt de sollicitatie vast met persoons- en contactgegevens, cv en motivatiebrief.
2. De kandidaat gaat direct naar Cockpit, gekoppeld aan de juiste publicatie, inclusief de bron en de volledige UTM-gegevens van de campagne waaruit de sollicitatie kwam.
3. De toestemmingen die de kandidaat op het formulier heeft gegeven gaan mee: akkoord voor e-mailcontact, voor bemiddeling en voor contact via WhatsApp, elk met datum en tijd.
4. Je recruiter werkt in Cockpit verder. Statuswijzigingen komen terug in Booston, zodat je rapportages kloppen.

Doordat de UTM-gegevens meegaan, zie je in Cockpit niet alleen dát iemand solliciteerde maar ook via welke campagne en welk kanaal. Dat is precies de informatie die je nodig hebt om te bepalen waar je budget het beste heen kan — bijvoorbeeld in het Jobboard network of bij Meta job ads.

Open sollicitaties

Laat iemand zijn gegevens achter zonder op een specifieke vacature te reageren, dan komt die kandidaat als open inschrijving in Cockpit binnen, met cv en toestemmingen, maar zonder koppeling aan een publicatie. Zo'n open inschrijving heeft in Cockpit altijd een eigenaar nodig; Booston kiest daarvoor de eerste gebruiker in je Cockpit-omgeving die aan een afdeling gekoppeld is.

Lukt een export niet, bijvoorbeeld doordat Cockpit tijdelijk niet bereikbaar is, dan blijft de kandidaat in Booston staan en probeert Booston het elk uur opnieuw, zolang Candidate export retry aanstaat. Je verliest dus geen sollicitatie. Hoe je kandidaten in Booston zelf aanmaakt en aanvult, staat in Kandidaten aanmaken en bewerken.

Statussen terug in Booston

De koppeling houdt de fase van een kandidaat aan beide kanten gelijk. Zet een recruiter in Cockpit een kandidaat door naar een volgende workflowstatus, dan neemt Booston die over en vertaalt hem naar de eigen statussen.

Zo lopen de meest gebruikte Cockpit-statussen door naar Booston:

Dit loopt via de instelling Candidate review score and status import op de stap Functionality. Staat die uit, dan blijft de status in Booston staan op wat hij was.

De koppeling later aanpassen

Als de koppeling eenmaal staat, verdwijnt de wizard. Op Menu → Settings → Connect → Ats zie je dan You are connected met daaronder twee uitklapbare blokken: Main Settings en Ats Functions. Dat zijn dezelfde velden als in de wizard.

1. Klap het blok open dat je wil wijzigen.
2. Pas de instelling aan.
3. Klik op Save.

Wil je de koppeling helemaal stoppen, dan klik je op Disconnect. De uitwisseling stopt daarmee; je vacatures en kandidaten in Booston blijven staan.

Wat je niet zelf kunt regelen

• De realtime-meldingen aanzetten. De aanmelding moet aan beide kanten kloppen. Mail support@booston.io, dan zetten we hem aan en controleren we of Cockpit de meldingen ook echt verstuurt.
• Het filter op vestigingen in Qualifier. Dat werkt met de vestigingsnummers uit Cockpit. Mail ons welke vestigingen mee moeten doen.
• De koppeling van een Cockpit-veld aan een Booston-attribuut. Welke Cockpit-velden op welke attributen worden gezet, staat vast per ATS. Wijk je daarvan af, mail dan support@booston.io.
• Een handmatige, volledige synchronisatie starten. Handig na een grote opschoning in Cockpit. Vraag hem aan via support@booston.io.

Problemen oplossen

Er komen geen vacatures binnen

Controleer eerst in Cockpit of er een publicatie bij de vacature staat en of de publicatieperiode klopt: startdatum vandaag of eerder, einddatum in de toekomst. Klopt dat, kijk dan in Booston of Job, job attribute and recruiter import aanstaat en of je API-key nog geldig is.

De vacature staat er wel, maar er ontbreken teksten of attributen

Dan staat het bijbehorende attribuut uit, of staat Autopopulate by ATS uit. Zie Stap 6: stel je vacatureteksten in en Stap 7: stel de overige vacature-attributen in.

Een wijziging in Cockpit is er na een kwartier nog niet

Dat kan kloppen: zonder realtime-meldingen haalt Booston elke tien minuten op en duurt het verwerken daarna nog even. Blijft de wijziging na een half uur weg, meld het dan met het vacaturenummer uit Cockpit.

Een sollicitatie staat in Booston maar niet in Cockpit

Controleer of Candidate export aanstaat. Staat die aan, dan is de export waarschijnlijk mislukt en wordt hij elk uur opnieuw geprobeerd zolang Candidate export retry aanstaat. Blijft het misgaan, mail dan support@booston.io met de naam van de kandidaat en de vacature.

Een kandidaat komt als open inschrijving binnen terwijl er een vacature gekozen was

Dit kennen we en we lossen het op. Het gebeurt bij kandidaten die je zelf aanmaakt via Menu → Recruitment → Candidates: de gekozen vacature valt weg en de kandidaat komt zonder publicatie in Cockpit terecht. Meld het via support@booston.io met de naam van de kandidaat en de vacature, dan koppelen we hem alsnog.

Statussen worden niet bijgewerkt

Kijk of Candidate review score and status import aanstaat. Staat die aan, dan komen de wijzigingen 's nachts binnen en zie je ze pas de volgende ochtend.

Veelgestelde vragen

Kost de API-key van RecruitNow extra?

Dat regel je met RecruitNow. Vraag bij je aanvraag meteen na of er kosten aan verbonden zijn.

Kan ik een vacaturetekst in Booston aanpassen zonder dat Cockpit hem overschrijft?

Ja. Zet Autopopulate by ATS uit op dat attribuut. Booston laat het veld dan met rust en jij schrijft het zelf.

Wat gebeurt er met een vacature die ik in Cockpit weghaal?

Die verdwijnt bij de eerstvolgende synchronisatie van je website. De vacature blijft in Booston bestaan met alle sollicitaties en statistieken, en wordt weer actief als hij terugkomt uit Cockpit.

Kan ik vanuit Cockpit doorklikken naar Booston zonder opnieuw in te loggen?

Nog niet. Dat kan op dit moment bij een aantal andere ATS'en; hoe dat werkt lees je in SSO: vanuit je ATS in Booston werken zonder apart in te loggen.

Komen mijn vacatures ook in het Engels binnen?

Nee. Cockpit levert de vacature in één taal aan, en die komt binnen in de standaardtaal van je omgeving. Een tweede taalversie schrijf je zelf in Booston, op een attribuut waar Autopopulate by ATS uitstaat.

Kan ik meerdere Cockpit-omgevingen aan één Booston-omgeving koppelen?

Nee, één Booston-omgeving koppelt aan één ATS-omgeving. Werk je met meerdere merken of vestigingen, mail dan support@booston.io — dat lossen we met meerdere omgevingen op.

Ziet Booston mijn hele kandidatendatabase?

Nee. Booston ziet alleen de kandidaten die via Booston zijn binnengekomen, plus de fase van die kandidaten. Kandidaten die al in Cockpit zaten, blijven daar.

Binnenkort

• AI-teksten die blijven staan. Laat je een vacaturetekst door AI optimaliseren, dan overschrijft de nachtelijke synchronisatie die tekst nu nog met de tekst uit Cockpit. Straks blijft je geoptimaliseerde tekst staan totdat in Cockpit datzelfde veld verandert, kun je de oorspronkelijke tekst uit Cockpit altijd bekijken en met één klik terugzetten.
• De ATS-stap in de begeleide setup. Nieuwe klanten lopen straks bij het inrichten van hun omgeving één begeleide flow door, waarin het koppelen van je ATS een vaste stap is. Je hoeft dan niet meer zelf te bedenken in welke volgorde je wat instelt.
• Doorklikken vanuit je ATS naar Booston bij meer systemen. We breiden het aantal ATS'en uit waarin je vanuit je eigen systeem doorklikt naar Booston zonder opnieuw in te loggen.

Zodra dit live staat, werken we dit artikel bij. Wat er verder aan Booston verandert, houd je bij via Updates: wat er nieuw is in Booston.

Hulp nodig?

Kom je er tijdens het instellen niet uit — bij de API-key, de vestigingen of de attribuutinstellingen? Mail support@booston.io of bel 085 0044 215 en vermeld:

• de naam van je omgeving;
• wat je wil bereiken;
• de melding die je ziet, als er een foutmelding is.

Wil je liever samen door de instellingen lopen? Boek een gratis online demo van 30 minuten — dan lopen we het samen door. Job Done!