Een vacature die loopt levert cv's op. Iemand leest ze door, typt de gegevens over in het dossier en bepaalt of het iets is. Bij tien sollicitaties is dat prima te doen. Bij vijftig schuift het naar morgen, en daarna naar overmorgen, en ondertussen zit de kandidaat die je zocht ergens halverwege de stapel te wachten.

Booston neemt dat werk over zodra er een cv is. AI leest het document uit en vult daarmee de velden van de kandidaat. Daarna legt het diezelfde kandidaat naast je vacature en geeft een score van één tot vijf sterren, met een verslag erbij: wat past, wat mist, en waarom. Het einddoel van dit artikel: elke sollicitatie ligt binnen een paar minuten ingevuld en beoordeeld in je kandidatenlijst, zodat jij alleen nog kiest wie je als eerste belt.

Na dit artikel weet je wat je nodig hebt om te starten, hoe je vastlegt waarop AI moet beoordelen, hoe je zelf een kandidaat opvoert met een cv, en waar je per vacature terugziet wat het gekost heeft. Instellen doe je via Menu → Campaigns & AI → AI, het resultaat lees je in Menu → Recruitment → Candidates.

Voordat je begint

Er moeten drie dingen geregeld zijn voordat AI iets met je kandidaten doet. Alle drie komen hieronder als aparte stap terug.

• AI staat aan voor je omgeving, met een maandbudget. Zonder budget gebeurt er niets, ook niet als de schakelaar aan staat. Zie Stap 1: zet AI aan voor je omgeving.
• De verwerkersovereenkomst is geaccepteerd. Een cv is een persoonsgegeven, dus daar hoort een handtekening onder. Zie Stap 2: accepteer de verwerkersovereenkomst.
• De sectie Candidates staat aan bij je prompts. Dat zijn twee losse schakelaars: uitlezen en beoordelen. Zie Stap 3: zet Resume Parsing en Review Score aan.

Verder geldt:

• Je hebt een gebruiker die bij Campaigns & AI → AI mag en bij Recruitment → Candidates. Mis je een van die twee, dan staan de rechten niet aan. Dat regelt een collega met de rol Manager via Users & Permissions.
• Er moet een cv zijn. Geen cv betekent geen uitlezen en geen score. De kandidaat komt gewoon binnen, hij blijft alleen leeg en ongescoord.
• Welke velden AI kan vullen, ligt vast in je kandidaatattributen onder Settings → Attributes → Candidate Attributes. Een attribuut dat uit staat, wordt niet gevuld. Zie Attributen beheren voor vacatures en kandidaten.

Stap 1: zet AI aan voor je omgeving

AI is een add-on op je abonnement. Staat het uit, dan werkt je dashboard precies zoals daarvoor: er verdwijnt niets, er komt alleen niets bij.

1. Ga naar Campaigns & AI → AI → Settings.
2. Zet Status aan. Dit is de hoofdschakelaar voor alles wat met AI te maken heeft.
3. Vul bij Monthly AI Budget het bedrag in dat AI per kalendermaand maximaal mag kosten.
4. Klik op Save.

Voor elke AI-actie rekent Booston eerst na of het bedrag nog past binnen je budget. Past het niet, dan gaat die actie niet door. Een budget van 0 of een leeg veld betekent dus: geen enkele actie. Op de eerste van de maand begint de teller opnieuw.

Twijfel je of het aan staat? Open Campaigns & AI → AI → Cost & Performance. Staat AI uit, dan zie je daar bovenaan een rode melding staan.

Het aanzetten zelf, het budget en de andere onderdelen van de AI-module staan uitgebreid beschreven in AI aanzetten, instellen en je kosten bijhouden.

Stap 2: accepteer de verwerkersovereenkomst

Booston verwerkt persoonsgegevens van sollicitanten in jouw opdracht. Jij bent verwerkingsverantwoordelijke, Booston is verwerker, en de AVG vraagt dan om een verwerkersovereenkomst. Zodra AI cv's uitleest en kandidaten scoort, komt daar verwerking door AI bij. Daarom vraagt Booston je de geldende versie van die overeenkomst te bevestigen voordat je met deze functies werkt.

Zolang er niet is geaccepteerd, staat er bovenin je dashboard een rode balk. Die balk blokkeert niets, maar hij gaat ook niet weg met een kruisje.

1. Klik in de rode balk op Review & accept. Staat de balk er niet meer, gebruik dan de knop Review & accept op de kaart Data Processing Agreement onder Settings → General → Subscriptions.
2. Lees de overeenkomst en controleer je bedrijfsgegevens in het venster.
3. Vink de verklaring onderaan aan en klik op Agree.

Alleen een Manager of beheerder ziet de balk en kan tekenen. Eén bevoegde collega accepteert namens de hele organisatie, daarna krijgt niemand de vraag nog. De hele procedure, de statussen op de kaart en wat er precies wordt vastgelegd, staan in Subscription information.

Stap 3: zet Resume Parsing en Review Score aan

Nu pas komt de kandidatensectie zelf in beeld. Die staat op één scherm bij je prompts.

Op die kaart staan twee schakelaars. Ze werken los van elkaar, dus je kunt prima alleen cv's laten uitlezen en het beoordelen uit laten.

Klik onderaan de pagina op Save. Er staat één Save-knop die alle kaarten op dit scherm tegelijk opslaat, dus ook je wijzigingen bij General en Jobs.

Staan beide aan, dan werken ze na elkaar: Booston leest eerst het cv uit en beoordeelt daarna. Dat is met opzet, want de beoordeling gebruikt de velden die net uit het cv zijn gehaald.

Stap 4: leg vast waarop AI moet beoordelen

Dit is de stap die het verschil maakt tussen een score waar je iets aan hebt en een score die je toch elke keer nacontroleert. Standaard beoordeelt AI op algemene geschiktheid. Jij weet wat er in jouw markt telt, en dat leg je hier vast. Alle velden staan op hetzelfde scherm als in de vorige stap.

About the Company

Dit veld staat bovenaan, op de kaart General. Beschrijf wie je bent als werkgever: waar je voor staat, hoe je werkt, wat medewerkers bij je houdt. Deze tekst gaat mee als context bij elke beoordeling, dus een kandidaat wordt niet alleen naast de functie-eisen gelegd maar ook naast het soort organisatie dat je bent.

Schrijf hier geen slogans maar concrete feiten en sfeer. Twee alinea's is genoeg.

Review Notes

Terug op de kaart Candidates staat Review Notes, een vrij tekstveld. Hier zet je waar AI in het algemeen op moet letten bij elke kandidaat, ongeacht de vacature. Denk aan: harde eisen die voor je hele organisatie gelden, een diploma dat verplicht is, een maximale reisafstand, of juist iets waar je over heen wilt stappen.

De vijf sterrenniveaus

Daaronder staan vijf tekstvelden, 1 Star tot en met 5 Stars, elk met de bijbehorende sterren ernaast. Per niveau beschrijf je wanneer een kandidaat die score verdient. Booston vult deze velden bij oplevering met een algemene beschrijving in het Engels, zoals "een goede match met stevige ervaring en beperkte gaten" bij vier sterren. Dat werkt, maar het is niet jouw meetlat.

Vervang ze door je eigen eisen, in je eigen taal, en maak ze meetbaar:

Wat AI verder meeweegt

Je hoeft niet alles zelf aan te leveren. Bij een beoordeling gaat dit mee:

• Het cv van de kandidaat.
• De velden van de kandidaat die al gevuld zijn, dus ook de antwoorden uit je sollicitatieformulier of leadformulier.
• De vacature: titel, vacaturetekst, de attributen die je erbij hebt gezet, locatie, salaris en de link naar de vacaturepagina.
• Je About the Company, je Review Notes en je vijf sterrenniveaus.

De vacaturetekst is dus de meetlat. Staat er weinig in, dan heeft AI weinig om naast te leggen en wordt de score algemener. Zie Vacatures maken en optimaliseren met AI als je die teksten wilt aanscherpen.

Het verslag komt in de taal van de recruiter die aan de vacature hangt. Heeft die recruiter meerdere talen, dan wint de taal van de vacature. Hangt er geen recruiter aan, dan gebruikt Booston de standaardtaal van je omgeving. Stel je recruiters dus goed in via Team members.

Stap 5: voer een kandidaat op en laat het cv uitlezen

Dit is de snelste manier om te zien wat het uitlezen doet, en meteen de manier waarop je iemand opvoert die buiten je vacaturepagina om binnenkwam.

1. Sleep het cv in het uploadvak bovenin, of klik erop om een bestand te kiezen. Doe dit als eerste, vóór het invullen van velden.
2. Wacht tot de melding Parsing CV… verdwijnt. Booston leest het document nu uit.
3. Controleer wat er is ingevuld. Naam, e-mailadres en telefoonnummer staan er meestal meteen, samen met alle andere attributen die AI in het cv terugvond.
4. Kies bij Select action de vacature waarop de kandidaat reageert, of laat Open Application staan.
5. Vul aan wat nog ontbreekt en klik op Save & close.

Twee dingen om te weten bij deze stap:

• Alleen lege velden worden gevuld. Wat jij al had ingetypt blijft staan. Upload je het cv dus pas nadat je zelf de helft hebt ingevuld, dan heeft het uitlezen weinig meer te doen.
• Een pdf werkt het best. Word-bestanden worden automatisch omgezet voordat ze worden gelezen. Een document mag tot 25 MB groot zijn, een afbeelding tot 10 MB.

Mis je een veld dat wel in het cv stond? Dan staat het attribuut waarschijnlijk uit. AI vult alleen wat je hebt aangezet onder Settings → Attributes → Candidate Attributes, dus een veld dat daar op grijs staat, bestaat voor het uitlezen niet.

De beoordeling volgt niet meteen bij het opslaan. Booston draait elke nacht een ronde over de kandidaten van de afgelopen twee dagen, dus de sterren van een handmatig opgevoerde kandidaat staan er de volgende ochtend. Hoe je het dossier verder invult, staat in Kandidaten aanmaken, bewerken en beoordelen.

Stap 6: laat sollicitaties via je vacature vanzelf verwerken

Hier zit de echte winst, en je hoeft er niets voor te doen. Zodra iemand solliciteert via je vacaturepagina en er een cv bij zit, gaat Booston direct aan het werk. In deze volgorde:

1. De sollicitatie komt binnen en de kandidaat verschijnt in je overzicht.
2. Het cv wordt uitgelezen en de lege velden worden gevuld.
3. De kandidaat wordt beoordeeld tegen de vacature waarop hij reageerde.
4. Werk je met een ATS-koppeling, dan gaat de kandidaat daarna naar je ATS, inclusief de zojuist herkende velden.

Dat gebeurt binnen enkele minuten na de sollicitatie, op de achtergrond. Je hoeft geen knop in te drukken en er is geen wachtrij die je moet bewaken.

De nachtelijke inhaalronde

Ging er iets niet door, bijvoorbeeld omdat je budget vol zat of omdat AI die dag uit stond, dan is dat niet meteen verloren. Elke nacht loopt Booston de kandidaten van de afgelopen twee dagen na en verwerkt alsnog wat nog openstond. Zet je AI midden in de week aan, dan pikt die ronde dus de sollicitaties van de voorgaande twee dagen nog mee. Wat ouder is, blijft ongescoord.

Open sollicitaties en tweede reacties

Een kandidaat die solliciteert zonder vacature, een open sollicitatie dus, wordt ook beoordeeld. Er is dan geen vacaturetekst om naast te leggen, dus AI kijkt naar de algemene inzetbaarheid van deze kandidaat, naar je About the Company en naar je Review Notes. Dat is precies de reden om die twee velden goed in te vullen.

Reageert dezelfde kandidaat later op een tweede vacature, dan krijgt hij voor die sollicitatie een nieuwe beoordeling. Elke sollicitatie wordt één keer beoordeeld, niet elke kandidaat.

Stap 7: lees de uitkomst in het kandidaatdossier

Open een kandidaat in het overzicht. Alles wat AI heeft gedaan, herken je aan de kleur paars.

• Paars icoontje naast een veldlabel: die waarde komt uit het cv. Wijs het aan en je ziet Filled by AI. Pas je het veld zelf aan, dan verdwijnt het icoontje bij het opslaan en is het vanaf dat moment jouw waarde.
• Paarse sterren bij Score: de beoordeling komt van AI. Geef je zelf sterren, dan telt jouw oordeel en verdwijnt de paarse weergave. Jouw score wint altijd van die van AI.
• Een notitie van Booston Intelligence onder Feedbacks: het verslag. Bovenaan staat een samenvatting met de functie waarop is beoordeeld, daaronder de sterke punten in het groen en de aandachtspunten in het rood. Die notitie staat tussen de notities van je collega's, met datum en tijd erbij.

Gebruik het verslag zoals je een notitie van een collega gebruikt: als voorzet. Het staat er juist bij zodat je kunt zien waaróm een kandidaat die score kreeg, en zelf kunt afwijken.

Wat het kost en waar je het terugziet

Elk uitgelezen cv is één actie en elke beoordeling is één actie. Voor deze twee geldt een vast bedrag per actie, dat per omgeving is afgesproken. De lengte van het cv of van de vacaturetekst maakt voor de prijs dus niets uit, en twee kandidaten kosten twee keer zoveel als één.

Een kandidaat die via je vacature binnenkomt en beide functies aan heeft staan, kost dus twee acties: één voor het uitlezen en één voor de beoordeling.

Live meekijken: Cost & Performance

1. Kies je periode met de datumkiezer rechtsboven. Standaard staan de laatste 30 dagen ingesteld.
2. Lees de totalen onder AI Usage Stats: Total AI Cost, Total Actions en Avg Cost per Action.
3. Zoom in op de tabel AI Cost per Job. Per vacature staan er twee kolommen die over kandidaten gaan: Resume Parsing en Review Score, met daarnaast bij Spend het totaalbedrag voor die vacature.
4. Sorteer op Spend om te zien waar je budget heen gaat, of op Review Score om te zien bij welke vacature de meeste kandidaten zijn beoordeeld.

De vacaturetitel in die tabel klikt door naar de vacature zelf. Heb je een ATS-koppeling, dan staat de Job ATS ID erbij, zodat je dezelfde vacature aan de andere kant terugvindt.

Per maand: de Subscriptions-pagina

Onder het kopje AI staat wat de vorige kalendermaand heeft gekost, per soort actie. De twee regels die over kandidaten gaan zijn Applicant Review Score last month en Resume Parsing last month. Achter de naam staat tussen haakjes het tarief per actie, zodat je in één blik ziet wat je per kandidaat betaalt.

Waar Cost & Performance je live inzicht geeft om bij te sturen, is dit de afrekening per maand.

Per kandidaat: System activity

Wil je weten of een specifieke kandidaat is verwerkt, ga dan naar Menu → Analytics en scroll op dat dashboard naar het blok System activity. Elke AI-actie staat daar als losse regel: Resume parse of Resume review, met in de omschrijving het kandidaatnummer en het vacaturenummer. Dat is de plek waar je een bedrag op de factuur terugbrengt naar één kandidaat. Wat er verder op dat dashboard staat, lees je in Analytics.

Wat je niet zelf kunt regelen

Een paar dingen liggen bewust vast. Mail support@booston.io als je hier iets in wilt veranderen.

• Het tarief per actie. Dat staat per omgeving vast. Je stuurt op kosten via je Monthly AI Budget en via de schakelaars, niet via het tarief.
• Het AI-model en de omgeving waarin je acties draaien. Booston kiest en beheert die, zodat kwaliteit en kosten voorspelbaar blijven.
• De opbouw van de prompt. Je stuurt de beoordeling via About the Company, Review Notes en de vijf sterrenniveaus. De rest van de instructie ligt vast.
• Een beoordeling opnieuw draaien. Er is geen knop om een kandidaat nog een keer te laten scoren. Scherp je je instructies aan, dan geldt dat voor de kandidaten die daarna binnenkomen.

Problemen oplossen

Een kandidaat heeft geen score

Loop vier dingen na: heeft de kandidaat een cv, staat Review Score aan, staat AI aan, en was er nog budget over toen hij binnenkwam. Is de sollicitatie ouder dan twee dagen, dan pakt de nachtelijke ronde hem niet meer op.

De velden blijven leeg terwijl het cv wel is gelezen

Dan stond er niets bruikbaars in het cv, of het bijbehorende attribuut staat uit onder Settings → Attributes → Candidate Attributes. Bij keuzevelden komt het ook voor dat AI de informatie wel herkent maar geen passende waarde kan kiezen. Voeg die waarde toe, of maak de naam van het attribuut duidelijker.

De sterren zijn niet paars

Dan komt de score niet van AI. Of iemand van je team heeft zelf beoordeeld, of je ATS beheert de beoordeling. Wijs de sterren aan: staat er Set by ATS, dan is het je ATS.

Het verslag staat in de verkeerde taal

De taal komt van de recruiter die aan de vacature hangt. Controleer de talen van die recruiter bij Team members. Hangt er geen recruiter aan de vacature, dan gebruikt Booston de standaardtaal van je omgeving.

Er gebeurt helemaal niets, bij geen enkele kandidaat

Bijna altijd het budget. Controleer onder Campaigns & AI → AI → Settings of er bij Monthly AI Budget een bedrag groter dan 0 staat, en kijk in Cost & Performance of je het deze maand al hebt opgemaakt.

Veelgestelde vragen

Beslist AI of een kandidaat wordt afgewezen?

Nee. AI vult velden in en geeft een score met een onderbouwing. Uitnodigen, afwijzen en statussen wijzigen blijven handelingen van een mens.

Ziet de kandidaat zijn score of het verslag?

Nee. De score en het verslag staan alleen in je dashboard en gaan mee naar je ATS. De kandidaat krijgt ze niet te zien en ze staan niet in de bevestigingsmail.

Kan ik het uitlezen aanzetten en het beoordelen niet?

Ja. Resume Parsing en Review Score zijn losse schakelaars. Veel klanten beginnen met alleen uitlezen, omdat de tijdwinst daar het grootst is en er geen oordeel aan vast zit.

Werkt dit ook bij kandidaten uit een Meta-campagne?

Ja, mits er een cv bij zit. Kandidaten uit een leadformulier leveren vaak geen cv aan. Zonder cv worden ze niet uitgelezen en niet gescoord, maar ze komen wel gewoon in je overzicht. Zie Meta job ads.

Wat gebeurt er met het cv bij de AI-dienst?

Het document wordt voor de analyse aangeboden en direct daarna weer verwijderd. Het cv zelf blijft in Booston bij de kandidaat staan, onder het tabblad Files.

Binnenkort

We werken aan een paar uitbreidingen rond kandidaten en AI. Zodra ze live staan, werken we dit artikel bij.

• Kandidaten uitsluiten van AI-acties. Je stelt zelf criteria in waarmee je bepaalde kandidaten buiten het uitlezen en beoordelen houdt, bijvoorbeeld sollicitaties op een vacature waar je dit niet voor nodig hebt.
• Eén manier van rekenen over alle kanalen. De bedragen van Meta, het vacaturebankennetwerk en AI worden op dezelfde manier berekend en getoond, zodat je ze zonder omrekenen naast elkaar kunt leggen.

Hulp nodig?

Kom je er niet uit, of twijfel je welke instelling bij jouw situatie past? Mail support@booston.io of bel 085 0044 215 en vermeld:

• de naam van je omgeving;
• om welke kandidaat of vacature het gaat;
• wat je wil bereiken, of de melding die je ziet.

Wil je liever samen door de instellingen lopen? Boek een gratis online demo van 30 minuten, dan lopen we het samen door. Job Done!