Je recruiters werken in Bullhorn. Daar staan de vacatures, daar staan de kandidaten, daar wordt de opvolging bijgehouden. En daarnaast staat je werkenbij-site, waar dezelfde vacature nog een keer moet worden ingevoerd en waar sollicitaties binnenkomen die iemand met de hand overtypt naar Bullhorn. Elke vacature die je op twee plekken bijhoudt, loopt vroeg of laat uit elkaar.

De Bullhorn-koppeling haalt dat dubbele werk weg. Booston leest je Job Orders rechtstreeks uit Bullhorn en zet ze online; sollicitaties gaan de andere kant op en worden als Candidate met cv, motivatiebrief en JobSubmission in Bullhorn aangemaakt. Het einddoel: Bullhorn blijft de plek waar je werkt, en alles wat daar aan vacatures verandert staat zonder overtypen ook op je site — met de sollicitanten netjes terug in Bullhorn.

Na dit artikel weet je welke gegevens precies heen en weer gaan, wat de koppeling wél en (nog) niet doet, hoe de setupschermen van de ATS connector zijn opgebouwd en wat je aanlevert om live te gaan. Je vindt de instellingen via Settings → Connect → ATS.

Voordat je begint

• Je hebt de rol Manager nodig om bij Settings → Connect te komen. Met de rol Recruiter zie je dit scherm niet.
• Je hebt een API-account in Bullhorn nodig: een gebruikersnaam met wachtwoord én een OAuth client id met client secret. Die vraag je aan bij Bullhorn Support; reken op een paar werkdagen.
• Het inrichten doen wij. Jij levert de gegevens aan, wij vullen ze in, zetten de koppeling aan en lopen de eerste import samen met je na.
• Bepaal vooraf welke Job Orders online mogen. Dat leg je vast in de qualifier — zie De koppeling instellen: het setupscherm stap voor stap.

Wat de koppeling je oplevert

Kort, want de rest van dit artikel gaat over de praktijk:

• Geen dubbele invoer. Een Job Order die in Bullhorn op publiceren staat, staat binnen tien tot twintig minuten online — inclusief teksten, locatie, publicatiedata en attributen.
• Geen overgetypte sollicitanten. Elke sollicitatie komt als Candidate in Bullhorn te staan, met cv en motivatiebrief als bestand en een JobSubmission op de juiste Job Order.
• Meer uit je cv's. Booston laat Bullhorn het cv parsen en zet opleidingen, werkervaring en skills direct op de kandidaat.
• Herkomst zichtbaar in Bullhorn. De bron van de sollicitatie komt mee op de JobSubmission, zodat je in Bullhorn ziet via welk kanaal een kandidaat binnenkwam.
• Eén bron van waarheid. Wat in Bullhorn staat, wint. Je hoeft nooit te bedenken welk systeem gelijk heeft.

Welke gegevens heen en weer gaan

De koppeling is geen kopie van Bullhorn. Het is een set afgesproken stromen, elk met een eigen richting.

Twee dingen zijn hierbij goed om te weten:

• Bullhorn is de baas over vacatures. Pas je een gekoppeld veld in Booston aan, dan wordt dat bij de volgende synchronisatie overschreven met de waarde uit Bullhorn.
• Booston is de baas over sollicitanten. Een sollicitatie ontstaat in Booston en wordt daarna in Bullhorn aangemaakt.

Job Orders van Bullhorn naar Booston

Elke ronde vraagt Booston je Job Orders op met de qualifier die je hebt afgesproken, en verwerkt het verschil met de vorige keer. Standaard is dat isOpen:true, dus alle openstaande Job Orders.

Per Job Order komt dit mee:

• De publicatietekst (publicDescription) en de titel.
• Het adres: straat, postcode, plaats, regio en land. Booston zoekt daar zelf de coördinaten bij op, zodat de vacature op de kaart staat en gevonden wordt bij zoeken op afstand.
• De publicatiedata: dateLastPublished (of anders dateAdded) als startdatum en dateEnd als einddatum.
• Het salarisbereik, dat Booston als minimum en maximum vastlegt. Bullhorn levert bedragen in euro's aan.
• De attributen die je hebt ingericht, zoals employmentType, educationDegree, hoursPerWeek, clientCorporation en je eigen custom text-velden.
• De owner van de Job Order, die als recruiter bij de vacature komt te staan.

Levert Bullhorn een Job Order niet meer aan, dan zet Booston de vacature op pauze. De vacature gaat offline maar blijft bestaan, inclusief sollicitaties, statistieken en campagnehistorie. Komt hij later terug uit Bullhorn, dan wordt dezelfde vacature weer actief.

Sollicitanten van Booston naar Bullhorn

Alles wat via Booston binnenkomt gaat naar Bullhorn: sollicitaties op een vacature, open sollicitaties en kandidaten die je zelf aanmaakt. Dit gebeurt in vier stappen, direct nadat de kandidaat het formulier afrondt.

1. Booston zoekt in Bullhorn op e-mailadres of de kandidaat al bestaat. Bestaat hij, dan wordt die Candidate bijgewerkt in plaats van een tweede aangemaakt.
2. Het cv en de motivatiebrief worden als bestand aan de Candidate gehangen, met bestandstype CV en Motivatiebrief.
3. Het cv gaat door de resume parser van Bullhorn. Opleidingen komen als Candidate Education binnen, werkervaring als Candidate Work History, en herkende skills worden gematcht met je skill-lijst in Bullhorn en als primary skills gezet.
4. Er wordt een JobSubmission aangemaakt tussen de kandidaat en de Job Order, met status New Lead. Bestond die al, dan slaat Booston hem over — je krijgt dus geen dubbele reacties.

Welke velden meegaan bepaal je zelf. Alleen kandidaatattributen die actief staan én op automatisch vullen vanuit het ATS staan, worden geëxporteerd. In de praktijk gaat het om:

Attribuutwaarden uit Bullhorn

Naast de vacatures haalt Booston 's nachts de keuzelijsten achter je kandidaatattributen op uit de veldinstellingen van Bullhorn. Voeg je in Bullhorn een waarde toe aan bijvoorbeeld een opleidingsniveau, dan staat die de volgende dag ook in Booston — met dezelfde interne code, zodat een export altijd op de juiste waarde landt. Waarden die uit Bullhorn verdwijnen, worden in Booston uitgezet.

Wat de koppeling nu nog niet doet

Eerlijk is eerlijk: drie dingen die andere ATS-koppelingen wél hebben, zitten nog niet in de Bullhorn-koppeling.

• Geen realtime updates. Bullhorn geeft Booston geen seintje bij een wijziging. De koppeling werkt periodiek; zie Hoe snel een wijziging doorkomt.
• Geen status- en scoresynchronisatie. Zet een recruiter een kandidaat in Bullhorn op afgewezen of geeft hij een beoordeling, dan komt dat niet terug in Booston. Het schuifje Candidate review score and status import staat er wel, maar doet bij Bullhorn nog niets.
• Geen publicatie-url terug. De url waarop de vacature online staat, wordt niet in de Job Order geschreven. Ook Postback job URL export heeft bij Bullhorn dus geen effect.

De koppeling instellen: het setupscherm stap voor stap

De ATS connector is een wizard van vijf stappen. Zolang de koppeling nog niet aanstaat, doorloop je die van links naar rechts: Select ATS → Main settings → Functionality → Custom mappings → Activation. De stap Custom mappings verschijnt alleen bij ATS'en die extra veldkoppelingen nodig hebben, en Bullhorn is er daar een van.

Stap 1: Select ATS

Eén keuzelijst met alle ATS'en die Booston ondersteunt, elk met hun eigen logo. Kies Bullhorn. Vanaf dat moment weet het scherm welke velden het in de volgende stappen moet tonen — de wizard is per ATS anders.

Stap 2: Main settings

Hier staat de verbinding zelf. Bullhorn gebruikt OAuth, en dat is de reden dat er vier gegevens nodig zijn in plaats van twee.

Twee velden verdienen extra aandacht.

ATS qualifier bepaalt welke Job Orders Booston ophaalt. Standaard is dat isOpen:true: alle openstaande Job Orders. Wil je alleen de vacatures die je ook echt publiceert, dan wordt het bijvoorbeeld isOpen:true AND isPublic:1. Je kunt hier verder alles kwijt wat Bullhorn ook in zijn eigen zoekfunctie accepteert, dus filteren op een status, een label of een afdeling kan ook.

Fields is voor de gevallen waarin je in Bullhorn iets in een eigen veld hebt staan dat Booston standaard niet meeneemt. Booston haalt altijd al een vaste set velden op — titel, teksten, adres, data, salaris, uren, opleidingsniveau, contractsoort, opdrachtgever en een aantal custom text-velden. Staat jouw gegeven daarbuiten, dan zet je die veldnaam hier bij, en kunnen we hem daarna aan een attribuut koppelen.

Stap 3: Functionality

Hier zet je per stroom aan of uit wat de koppeling doet. Bij Bullhorn zie je alleen het blok Sync; het blok met realtime instellingen verschijnt niet, omdat Bullhorn geen webhooks naar Booston stuurt.

Stap 4: Custom mappings

Bij Bullhorn is dit één veld: de bron die op een nieuwe kandidaat wordt gezet. Vul je hier bijvoorbeeld Direct gesolliciteerd in, dan krijgt elke sollicitatie zonder herkenbare campagnebron die waarde mee op de JobSubmission. Komt een kandidaat wél via een campagne binnen, dan wint de echte bron en zie je in Bullhorn waar de sollicitatie vandaan komt.

Stap 5: Activation

De laatste stap zet de koppeling aan. Bovenaan staat niet voor niets een rode waarschuwing: de vier schuifjes hier grijpen in op je hele omgeving, ook op je campagnes en je website.

• Apply default attribute settings for this ATS — zet de standaard attribuutinrichting voor Bullhorn klaar. Aan bij een nieuwe koppeling, uit als je je attributen al zelf hebt ingericht.
• Purge existing jobs and reload from ATS — gooit de bestaande vacatures weg en haalt alles opnieuw op.
• Purge existing job attribute values and reload from ATS — leegt de attribuutwaarden en vult ze opnieuw vanuit Bullhorn.
• Purge all recruiters and reload from ATS — vervangt je recruiters door de owners uit Bullhorn.

Klik daarna op Save. Booston haalt vanaf dat moment je Job Orders op.

Het scherm als de koppeling eenmaal draait

Zodra de koppeling aanstaat, verandert Settings → Connect → ATS van wizard in dashboard. Je ziet dan twee kaarten.

Bovenaan de kaart ATS met de melding You are connected en een knop Disconnect. Daaronder de kaart Settings, met dezelfde blokken als in de wizard, nu als uitklapbare secties:

• Main Settings — de verbinding en de qualifier.
• Ats Functions — de schuifjes per stroom.
• Custom mappings — de bron voor nieuwe kandidaten.

Wijzig je iets in een van die blokken, dan sla je dat op met de knop Save onderin de kaart Settings.

Hoe snel een wijziging doorkomt

Bullhorn stuurt geen seintje bij een wijziging, dus Booston vraagt zelf op vaste momenten. Dit is het ritme:

In de praktijk betekent dat: een wijziging in Bullhorn staat meestal binnen tien tot twintig minuten op je site. Er gebeurt alleen iets als er ook echt iets veranderd is — Booston vergelijkt elke ronde met de vorige, wat zowel jouw omgeving als je Bullhorn-API ontlast.

Attributen: wat Bullhorn vult en wat jij beheert

Attributen zijn de velden waarmee je vacatures en kandidaten beschrijft: contractsoort, uren, opleidingsniveau, regio, rijbewijs. Bij een gekoppelde Bullhorn-omgeving worden die grotendeels automatisch gevuld.

Per attribuut bepaal je zelf waar de waarde vandaan komt:

Nog twee dingen die specifiek zijn voor Bullhorn:

• De attribuutwaarden komen ook uit Bullhorn. Booston leest de keuzelijsten uit de veldinstellingen van Bullhorn, inclusief de interne codes. Daardoor landt een export altijd op de juiste waarde en niet op een tekst die toevallig hetzelfde heet.
• Custom text-velden zijn gewoon te koppelen. Heb je in Bullhorn een eigen veld voor bijvoorbeeld branche of standplaats, dan zetten wij dat via Fields in de ophaalset en koppelen we het aan een attribuut in Booston.

Wat je niet zelf kunt regelen

Een deel van de koppeling loopt bewust via ons, omdat een verkeerde waarde hier je hele vacatureaanbod offline kan halen.

• De koppeling aan- of uitzetten. De knop Disconnect staat in het scherm, maar gebruik hem niet zonder overleg: je vacatures worden dan niet meer bijgewerkt.
• Toegangsgegevens wijzigen. Verandert er iets aan je API-gebruiker, client id of secret, laat het ons weten — dan passen wij het aan en testen we of de verbinding het nog doet.
• De qualifier aanpassen. Vertel ons welke Job Orders mee moeten doen; wij zetten de juiste zoekopdracht klaar en controleren wat er dan binnenkomt.
• Een nieuw Bullhorn-veld koppelen. Geef de veldnaam door, dan zetten wij hem in Fields en koppelen we hem aan het juiste attribuut.
• Custom mappings invullen. De bron voor nieuwe kandidaten stemmen we af op je rapportages in Bullhorn.
• Een handmatige, volledige synchronisatie starten. Handig na een grote opschoning in Bullhorn.

Alles hierboven regel je met één mail naar support@booston.io.

Problemen oplossen

Een nieuwe Job Order staat niet in Booston

Meestal ligt het aan de Job Order zelf en niet aan de koppeling. Controleer in Bullhorn of hij voldoet aan de qualifier — bij de standaardinstelling moet hij op open staan — en of de publicatiedata kloppen. Klopt dat en staat de vacature na twintig minuten nog steeds niet in Booston, meld het dan met het Job Order-nummer.

Een vacature staat nog online terwijl hij in Bullhorn dicht is

De eerstvolgende synchronisatie zet hem op pauze. Wacht een ronde af. Blijft hij staan, kijk dan of de Job Order in Bullhorn echt buiten de qualifier valt.

Een wijziging in de vacaturetekst komt niet door

Twee mogelijkheden. Of de synchronisatie moet nog draaien: geef het tien tot twintig minuten. Of het betreffende attribuut synchroniseert niet met het ATS, waardoor Booston het veld met rust laat. Dat controleer je bij Settings → Attributes.

Een kandidaat staat in Booston maar niet in Bullhorn

De export is blijven hangen, bijvoorbeeld omdat Bullhorn een veld weigerde. De kandidaat is niet verloren: hij staat compleet in Booston. Meld het met de naam van de kandidaat en de vacature, dan zetten wij hem alsnog door.

Het cv staat wel bij de kandidaat, maar opleiding en werkervaring niet

De resume parser van Bullhorn kon het bestand niet uitlezen. Dat gebeurt bij gescande pdf's en bij cv's die eigenlijk een afbeelding zijn. De kandidaat en het cv-bestand zijn wel gewoon aangemaakt; alleen de automatische aanvulling is overgeslagen.

Een veld dat ik in Booston aanpas, staat de volgende dag weer terug

Dan komt dat attribuut uit Bullhorn en wint je ATS. Pas de waarde aan in Bullhorn, of laat het attribuut loskoppelen als je het veld voortaan zelf wil beheren.

Ineens komen er helemaal geen vacatures meer binnen

Vaak is dat de verbinding: een gewijzigd wachtwoord of een ingetrokken client secret aan de kant van Bullhorn. Wij zien dat aan onze kant en nemen contact op, maar een seintje via support@booston.io versnelt het.

Veelgestelde vragen

Kan ik een vacature in Booston aanmaken terwijl Bullhorn gekoppeld is?

Ja. Vacatures die je zelf in Booston aanmaakt blijven van jou en worden niet overschreven. Ze worden alleen niet teruggeschreven naar Bullhorn — die stroom loopt één kant op.

Wat gebeurt er als dezelfde persoon twee keer solliciteert?

Booston herkent de kandidaat aan het e-mailadres en werkt de bestaande Candidate bij in plaats van een tweede aan te maken. Voor de tweede vacature komt er wel een nieuwe JobSubmission bij.

Krijgt Booston mijn hele kandidatendatabase te zien?

Nee. Booston maakt kandidaten aan en zoekt op e-mailadres of iemand al bestaat. Kandidaten die al in Bullhorn zaten en niet via Booston solliciteren, blijven daar.

Belast de koppeling mijn Bullhorn-omgeving?

Nauwelijks. Booston vraagt de Job Orders op en vergelijkt ze met de vorige ronde; is er niets veranderd, dan gebeurt er verder niets.

Kan ik meertalige vacatures gebruiken?

Ja, als je omgeving op meertalig staat. Bullhorn levert de tekst in één taal aan; de overige talen beheer je in Booston.

Moet ik mijn attributen opnieuw inrichten als ik koppel?

Nee. Bij het aansluiten leggen we de velden van Bullhorn naast die van Booston. Wat matcht koppelen we; wat Bullhorn niet levert houd je gewoon zelf bij.

Binnenkort

• De ATS-koppeling als stap in de begeleide inrichting. Nieuwe klanten doorlopen het instellen van hun ATS straks als vaste stap in de setup van hun omgeving, met dezelfde schermen als hierboven. Zodra dit live staat, werken we dit artikel bij.
• Een duidelijkere melding als de verbinding wegvalt. Wanneer Bullhorn het inloggen weigert, willen we dat direct en herkenbaar terugzien in plaats van als stille storing. Zodra dit live staat, werken we dit artikel bij.

Hulp nodig?

Kom je er niet uit, of twijfel je of iets aan Bullhorn of aan de koppeling ligt? Mail support@booston.io of bel 085 0044 215 en vermeld:

• de naam van je omgeving;
• wat je wil bereiken;
• de melding die je ziet, als er een foutmelding is.

Wil je liever samen door de instellingen lopen? Boek een gratis online demo van 30 minuten — dan lopen we het samen door. Job Done!