Eine neue Recruiterin fängt heute an und muss sofort arbeiten können. Jemand anderes verlässt das Unternehmen und darf ab sofort nicht mehr hinein. Eine Kollegin ruft an, weil sie ihr Passwort verloren hat — genau an dem Tag, an dem eine Kampagne live gehen soll. Nichts davon sollte zu einem Ticket werden, auf das du einen Tag wartest.

In Booston regelst du das selbst, an einer Stelle: Users & Permissions. Ein User ist ein Login-Konto für das Dashboard, mit eigener E-Mail-Adresse, eigenem Passwort und genau einer Rolle. Diese Rolle bestimmt, was jemand sieht und tun darf. Arbeitest du mit einem angebundenen ATS, kommen Kolleginnen und Kollegen von dort ohne separate Anmeldung herein (SSO) — auch diese Konten verwaltest du in derselben Übersicht.

Das Ziel: innerhalb weniger Minuten selbst Zugriff geben oder entziehen, ohne Stellenanzeigen, Kandidaten oder Inhalte zu verlieren und ohne auf den Helpdesk warten zu müssen.

Am Ende dieses Artikels kannst du selbstständig einen User anlegen und die passende Rolle wählen, jemanden vorübergehend auf inaktiv setzen, ein Passwortproblem lösen, verstehen was beim Löschen eines Users passiert, und erkennen warum eine Kollegin, die über dein ATS hereinkommt, manchmal noch nicht hinein darf.

Bevor du beginnst

• Du brauchst die Rolle Manager. Mit der Rolle Recruiter siehst du nur dein eigenes Konto und kannst nur dein eigenes Profil und Passwort ändern.
• Jeder User hat eine eigene, eindeutige E-Mail-Adresse. Ein gemeinsames Konto für mehrere Personen ist nicht möglich.
• Booston verwaltet einige Dinge für dich: das endgültige Löschen von Usern, die Einstellung zur automatischen Aktivierung von SSO-Nutzern und die Rechte pro Rolle über die Standardsets hinaus. Was das genau umfasst und wie du es anfragst, steht unter Was du nicht selbst regeln kannst.

Die Benutzerübersicht lesen und filtern

Oben im Bildschirm findest du Roles & Permissions: dort legst du pro Rolle fest, welche Module sichtbar und aktiv sind. Darunter steht Users, die Übersicht mit allen Konten und der Schaltfläche Create User. Dieses Kapitel handelt von dieser Übersicht — du nutzt sie, um zu sehen wer Zugriff hat und um jemanden schnell zu finden.

Pro User siehst du:

Außerdem ist das gut zu wissen:

• Aktive User stehen immer oben, unabhängig von der Spalte, nach der du sortierst. Wer keinen Zugriff mehr hat, rutscht nach unten.
• Über der Tabelle steht die Anzahl der gefundenen User, mit einer Zusammenfassung deiner Filter — zum Beispiel Users found for: Role: Recruiter. Mit Clear filters setzt du alles auf einmal zurück.
• Hinter jeder Zeile steht ein Stift, um den User zu bearbeiten. Einen Papierkorb siehst du nur, wenn Löschen erlaubt ist.
• Technische Konten, die Booston für Anbindungen und Automatisierungen nutzt, erscheinen nie in der Liste. Du kannst sie also auch nicht versehentlich ändern.

Die Rollen: Manager und Recruiter

Du wählst pro User eine Rolle. Diese Wahl bestimmt sowohl, was jemand im Dashboard sieht, als auch, was er über andere User entscheiden darf.

Zwei Regeln gelten immer:

• Du kannst nie eine Rolle vergeben, die höher ist als deine eigene. Als Manager wählst du also zwischen Manager und Recruiter.
• Ein Manager bearbeitet nicht die Daten eines anderen Managers. Den Status einer Manager-Kollegin kann ein Manager wohl ändern. Müssen Daten eines Managers geändert werden, lass diese Person es im eigenen Konto selbst tun.

Einen neuen User anlegen

Du füllst drei Blöcke aus und die Kollegin erhält danach selbst eine E-Mail, um ein Passwort zu wählen. Du musst also nie ein Passwort weitergeben.

1. Gehe zu Settings → Users & Permissions.
2. Klicke rechts über der Tabelle auf Create User. Ein Panel öffnet sich.
3. Fülle die Blöcke User Settings, Personal Information und Access aus.
4. Klicke auf Save & close.

User Settings

• User is active — standardmäßig an. Schalte es aus, wenn du das Konto jetzt schon vorbereiten willst, die Kollegin sich aber erst später anmelden darf, zum Beispiel bei einem späteren Startdatum.
• User role (Pflichtfeld) — Manager oder Recruiter, siehe Die Rollen: Manager und Recruiter.
• Team members — erscheint nur bei der Rolle Recruiter. Hier verknüpfst du Teammitglieder. Der User sieht und bearbeitet dann die Stellenanzeigen und Kandidaten, die zu diesen Teammitgliedern gehören. Verknüpfst du nichts, arbeitet die Recruiterin nur mit ihren eigenen Stellenanzeigen und Kandidaten.
• Show recruitment entities without an owner such as open applications — nur bei Recruiter. Schalte das an, wenn die Kollegin auch offene Bewerbungen und andere Einträge ohne Eigentümer sehen soll.
• Show content entities not created by this user such as pages or files & images — nur bei Recruiter. Schalte das an, wenn die Kollegin auch Seiten, Dateien und Bilder von anderen nutzen können soll.

Personal Information

• Name (Pflichtfeld) — Vor- und Nachname. Diesen Namen siehst du in der Übersicht und bei allem, was dieser User anlegt.
• Email (Pflichtfeld) — damit meldet sich der User an. Muss innerhalb deiner Umgebung eindeutig sein.
• Function — die Funktionsbezeichnung, zum Beispiel Corporate Recruiter.
• Portrait — das Porträtfoto. Wähle eine vorhandene Datei oder lade ein neues Bild hoch.

Access

• Password (Pflichtfeld beim Anlegen) — mindestens 8 Zeichen.
• Retype password — dasselbe Passwort noch einmal.
• Email reset password link — schalte das an, um der Kollegin direkt eine E-Mail zu senden, mit der sie selbst ein Passwort festlegt.

So legt die neue Kollegin selbst ein Passwort fest

Direkt nach dem Anlegen eines aktiven Users erhält die Kollegin eine E-Mail von noreply@booston.io mit einem Link, um ein Passwort zu wählen. Was sie tut:

1. Den Link aus der E-Mail öffnen.
2. Zweimal ein neues Passwort eingeben, mindestens 8 Zeichen.
3. Zur Anmeldeseite gehen und sich mit der E-Mail-Adresse und dem neuen Passwort anmelden.

Einen User bearbeiten

Du nutzt dasselbe Panel wie beim Anlegen, jetzt mit dem Titel Edit user.

1. Klicke in der Übersicht auf den Stift hinter dem User.
2. Ändere, was geändert werden muss.
3. Klicke auf Save & close.

Worauf du achten musst:

• Lass die Passwortfelder leer, wenn das Passwort nicht geändert werden muss. Trägst du doch etwas ein, wird der User überall sofort abgemeldet und muss sich neu anmelden.
• Änderst du die Rolle von Recruiter auf Manager, entfallen die verknüpften Teammitglieder. Ein Manager sieht standardmäßig alles.
• Mit der Rolle Recruiter änderst du deinen eigenen Namen, deine E-Mail-Adresse, Funktion, dein Foto und Passwort. Deine eigene Rolle steht fest.

Einen User vorübergehend auf inaktiv setzen

Verlässt jemand das Unternehmen, geht in längeren Urlaub, oder soll der Zugriff kurz aufhören? Dann setze den User auf inaktiv, statt ihn löschen zu lassen. Alle Stellenanzeigen, Kandidaten und Inhalte bleiben mit dieser Person verknüpft, und du kannst es mit einem Klick zurücknehmen.

1. Schalte in der Übersicht den Schalter in der Spalte Status aus.
2. Bestätige im Fenster Deactivate User mit Deactivate.

Was dann sofort passiert:

• Der User kann sich nicht mehr anmelden.
• Laufende Sitzungen enden unmittelbar, auch wenn jemand in diesem Moment im Dashboard arbeitet.
• Offene Passwort-Links verfallen.

Zugriff gibst du wieder, indem du den Schalter anschaltest. Die Kollegin erhält dann automatisch eine neue E-Mail mit einem Passwort-Link und kann direkt weiterarbeiten.

Einen User löschen und die Inhalte übertragen

Löschen ist endgültig und kann nicht zurückgenommen werden. Deshalb ist es im Dashboard Booston vorbehalten: den Papierkorb siehst du in deinem eigenen Konto nicht. Schreibe an support@booston.io mit Namen und E-Mail-Adresse des Users und der Kollegin, an die die Inhalte gehen sollen.

Damit du weißt, was passiert, ist das der Ablauf:

1. Bei Reassign content to wird eine Kollegin gewählt, oder Unassigned, wenn es keinen Eigentümer geben muss.
2. Im zweiten Fenster Confirm Deletion steht, an wen die Inhalte gehen. Nach dem Bestätigen ist der User weg.

Alles, was an dem User hing, zieht mit um: Stellenanzeigen und Anzeigentexte, Seiten und Seitenelemente, Menüeinträge, Kandidaten-Feedback, Kampagnen, Standorte, Teammitglieder, Berichte, iFrames und das Aktivitätsprotokoll. Du verlierst also keine Arbeit — sie steht unter einem anderen Namen. Was nicht möglich ist: Konten von Booston und technische Konten löschen, oder die Inhalte genau dem User zuweisen, den du löschst.

Passwort vergessen oder Anmeldung nicht möglich

Es gibt zwei Wege: die Kollegin regelt es selbst, oder du sendest als Manager einen neuen Link. Beide erzeugen dieselbe E-Mail.

Die Kollegin macht es selbst so:

1. Gehe zur Anmeldeseite des Dashboards.
2. Klicke unter dem Anmeldeformular auf Forgot password?
3. E-Mail-Adresse eingeben und absenden.
4. Die E-Mail von noreply@booston.io öffnen und auf den Link klicken.
5. Zweimal ein neues Passwort eingeben und speichern.

Als Manager sendest du so einen neuen Link:

1. Öffne den User über den Stift.
2. Schalte im Block Access den Schalter Email reset password link an.
3. Klicke auf Save & close.

SSO: aus deinem ATS arbeiten ohne separate Anmeldung

Nutzt du Booston zusammen mit einem angebundenen ATS, müssen sich deine Kolleginnen und Kollegen nicht zweimal anmelden. Bei Carerix öffnet Booston als Tab innerhalb von Carerix selbst; bei ForceFlow klickst du aus ForceFlow zu Booston durch und bist direkt angemeldet. Die technische Einrichtung einer solchen Anbindung regeln wir gemeinsam mit deinem ATS-Anbieter — das fällt nicht in diesen Artikel. Hier zählt, was mit den Usern passiert.

Kommt jemand zum ersten Mal über das ATS herein, sucht Booston zuerst, ob es schon einen User zu dieser Person gibt: über die SSO-Identität, und sonst über die E-Mail-Adresse. Gibt es noch keinen User, legt Booston automatisch einen mit der Rolle Manager an. Ob dieser neue User sofort arbeiten kann, hängt von einer Einstellung ab.

Auto-activate iFrame / SSO users an oder aus

Unter Settings → Users & Permissions steht die Karte iFrame / SSO user activation mit dem Schalter Auto-activate iFrame / SSO users. Das ist der Schalter, der bestimmt, ob SSO von selbst funktioniert.

Was das für dich bedeutet:

• Steht die Einstellung auf aus und meldet eine Kollegin, dass SSO "nicht funktioniert"? Meistens ist nichts kaputt. Suche die Kollegin in der Übersicht und schalte den Schalter bei Status an. Danach kommt sie direkt über das ATS herein. Beim Aktivieren geht außerdem ein Passwort-Link heraus, damit sie sich später auf Wunsch auch direkt bei Booston anmelden kann.
• Steht die Einstellung auf an, wächst deine Nutzerliste automatisch mit deinem ATS mit. Gehe die Übersicht ab und zu durch und setze Konten, die du nicht brauchst, auf inaktiv.

User, die über SSO angelegt wurden

SSO-User stehen in der Übersicht zwischen den anderen Konten. Du kannst ihre Rolle ändern, Teammitglieder verknüpfen, ihr Profil ergänzen und sie auf inaktiv setzen — genau wie bei einem User, den du selbst angelegt hast.

Zwei Dinge, die dir begegnen können:

• Eine E-Mail-Adresse, die wie carerix+…@booston.io aussieht. Konnte das ATS keine E-Mail-Adresse mitgeben, trägt Booston vorübergehend eine interne Adresse ein. Du ersetzt sie im Bearbeitungspanel durch die echte Adresse.
• Eine Fehlermeldung statt Zugriff. Booston verknüpft eine SSO-Anmeldung aus Sicherheitsgründen nie mit einem bestehenden Konto, dessen E-Mail-Adresse das ATS nicht bestätigt hat, und nie mit einem Konto, das schon an eine andere SSO-Identität gebunden ist. Schreibe in diesem Fall an support@booston.io; wir finden heraus, welches Konto verknüpft werden soll.

Was du nicht selbst regeln kannst

Einige Dinge laufen absichtlich über uns: sie sind nicht umkehrbar, oder sie betreffen die Sicherheit deiner ganzen Umgebung.

• Einen User endgültig löschen — nicht umkehrbar und es ändert den Eigentümer von Stellenanzeigen, Kandidaten und Inhalten. Schreibe an support@booston.io mit Namen, E-Mail-Adresse und der Kollegin, an die die Inhalte gehen sollen.
• Auto-activate iFrame / SSO users an- oder ausschalten — bestimmt, wer über dein ATS hereinkommt. Schreibe an support@booston.io mit der gewünschten Stellung.
• Die höchste Administratorrolle vergeben — die ist Booston-Mitarbeitenden für Support und Verwaltung vorbehalten. Für deine eigene Umgebung brauchst du sie nicht: die Rolle Manager gibt dir alles.
• Die Rechte pro Rolle über die Standardsets hinaus verfeinern — die sind auf dein Abonnement abgestimmt. Schreibe an support@booston.io mit dem, was du erreichen willst.
• Eine E-Mail-Adresse nutzen, die schon belegt ist — jede Adresse kann zu einem User gehören. Suche zuerst in der Übersicht nach der Adresse; findest du nichts, gehört sie zu einem verborgenen Konto und wir helfen dir weiter.

Probleme lösen

Es kommt keine Passwort-E-Mail an

Das Konto ist inaktiv; für einen gesperrten User versendet Booston keinen Passwort-Link. Setze den User erst auf aktiv — damit geht die E-Mail automatisch heraus. Kommt sie dann noch nicht an, prüfe den Spam-Ordner und ob die E-Mail-Adresse in der Übersicht stimmt, und lass deine IT-Abteilung noreply@booston.io zulassen.

Die Meldung "User has been paused. Please contact a Booston manager."

Der User ist inaktiv. Das sieht auch ein neuer SSO-Nutzer, solange Auto-activate iFrame / SSO users ausgeschaltet ist. Schalte in der Übersicht den Schalter bei Status an.

Die Meldung, dass zu viele Versuche unternommen wurden

Ein Schutz gegen Missbrauch hat die Anmeldung oder das Anfordern eines Passwort-Links kurz blockiert. Warte eine Minute und versuche es erneut.

Die Meldung "A user with this email already exists"

Die E-Mail-Adresse gehört schon zu einem User, möglicherweise zu einem inaktiven. Suche in der Übersicht nach der Adresse und setze diesen User wieder auf aktiv, statt einen neuen anzulegen.

Die richtige Kollegin steht nicht in der Liste beim Übertragen der Inhalte

Diese Liste nutzt die User aus der Übersicht, so wie sie in diesem Moment offen steht. Suche oder filtere zuerst nach der richtigen Kollegin und öffne das Fenster danach erneut.

Häufig gestellte Fragen

Eine neue Kollegin sieht weniger Module als erwartet. Wie kann das sein?

Was jemand sieht, hängt an der Rolle, nicht an der Person. Prüfe unter Roles & Permissions, was für diese Rolle eingestellt ist, oder gib der Kollegin die Rolle Manager.

Eine Recruiterin sieht keine Stellenanzeigen oder Kandidaten. Was muss ich einstellen?

Öffne den User und schau bei Team members. Eine Recruiterin sieht ihre eigenen Einträge plus die der verknüpften Teammitglieder. Soll sie auch Einträge ohne Eigentümer sehen, schalte Show recruitment entities without an owner such as open applications an.

Eine Kollegin verlässt das Unternehmen: auf inaktiv setzen oder löschen lassen?

Auf inaktiv setzen. Der Zugriff endet sofort, du behältst die Historie und kannst es selbst tun. Löschen ist nur nötig, wenn das Konto wirklich verschwinden muss.

Ich sehe die Schaltfläche Create User nicht. Warum nicht?

Diese Schaltfläche gehört zur Rolle Manager. Hast du die Rolle Recruiter, bitte eine Manager-Kollegin, den User anzulegen.

Bleibt jemand angemeldet, nachdem ich ihn auf inaktiv gesetzt habe?

Nein. Beim Deaktivieren enden alle aktiven Sitzungen unmittelbar. Sieht jemand noch eine Seite, ist das ein alter Tab; bei der nächsten Aktion wird er abgemeldet.

Demnächst

• Begleitete Einrichtung für neue Umgebungen. Booston richtet während des Onboardings gemeinsam mit dir die ersten Einstellungen und die ersten User ein und übergibt die Umgebung danach an dich; die neuen User erhalten ihre Anmeldedaten automatisch. Sobald das live ist, aktualisieren wir diesen Artikel.
• Ein einheitlicherer Bildschirm für Anlegen und Bearbeiten. Das Panel für einen User wird genauso aussehen und funktionieren wie die anderen Bildschirme in Booston. Sobald das live ist, aktualisieren wir diesen Artikel.

Hilfe nötig?

Kommst du nicht weiter, oder bist du unsicher, welche Rolle zu einer Kollegin passt? Schreibe an support@booston.io oder ruf 085 0044 215 an und nenne:

• den Namen deiner Umgebung;
• was du erreichen willst;
• die Meldung, die du siehst, wenn es eine Fehlermeldung gibt.

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