Je omgeving is opgeleverd. De website staat in jullie huisstijl, de pagina's zijn gebouwd, de koppelingen werken en de eerste vacatures staan erop. Toch mist er nog iets: de inhoud die alleen jij kent. Welke foto hoort bij een vestiging, hoe noemen jullie een dienstverband, wie is het gezicht bij een vacature, welke collega mag inloggen. Dat kan Booston niet voor je bedenken, en dat moet je ook niet willen.

Dit artikel is de checklist voor precies dat stuk. Booston zet bij de oplevering al veel klaar: mappen met beeld, een werkbare set attributen, de pagina-elementen en het design. Jij scherpt dat aan naar jullie eigen praktijk. Het einddoel: een omgeving die vanaf de eerste week vanzelf goed werkt: elke nieuwe vacature krijgt automatisch het juiste beeld, de juiste filters en het juiste gezicht, zonder dat iemand er nog naar om hoeft te kijken.

Het verschil is groot tussen klanten die vacatures rechtstreeks in Booston aanmaken en klanten met een gekoppeld ATS. Daarom begint dit artikel met de stappen die voor iedereen gelden en sluit het af met wat er extra speelt als je vacatures uit je ATS komen. Elke stap is bewust kort gehouden en verwijst naar het uitgebreide artikel over dat onderwerp.

Voordat je begint

• Je hebt de rol Manager nodig. Daarmee zie je alle onderdelen uit dit artikel; met de rol Recruiter mis je de instellingen en het userbeheer.
• Je omgeving is opgeleverd en je hebt je inloggegevens ontvangen. Het design, de pagina's en een eventuele ATS-koppeling zijn door Booston ingericht en hoef je niet zelf te bouwen.
• Houd je beeldmateriaal bij de hand: logo's, vestigingsfoto's, portretten van recruiters en een paar sfeerbeelden. Bijna elke stap hieronder vraagt om een afbeelding.
• Reserveer een dagdeel. Alles bij elkaar is dit geen groot werk, maar je doet het het liefst in één keer en in de volgorde van dit artikel.

Wat Booston klaarzet en wat jij doet

De verdeling is steeds dezelfde: Booston zet de structuur en een werkbare vulling neer, jij vult het aan met wat alleen jij weet. Zo weet je waar je aan toe bent voordat je begint.

Wat je hier niet in terugziet, is met opzet: het design, de pagina's, de pagina-elementen en de koppelingen zijn door Booston ingericht en staan. Wil je daar later toch iets aan veranderen, dan kan dat via Pagina's en Pagina elementen, maar dat is geen onderdeel van deze checklist.

Stap 1: afbeeldingen toevoegen in logische mappen

Alles wat je in Booston aanmaakt, vraagt vroeg of laat om een afbeelding: een attribuutwaarde, een vacature, een blog, een teamlid, een story. Daarom begin je hier. Heb je het beeld eenmaal netjes klaarstaan, dan kies je het in elke volgende stap met één klik, in plaats van steeds het werk te onderbreken om iets te zoeken en te uploaden.

Al je beeld, video's en documenten staan in de file browser, in het menu onder Media. Booston heeft daar bij de oplevering al een mapstructuur aangehouden en die gevuld met het beeld dat nu op je website staat. Binnen images vind je onder meer de mappen identity (logo en huisstijl), pages (websitepagina's), job_images (vacaturebeeld), recruiters (portretten), locations (vestigingen) en blog. Houd die structuur aan en zet je eigen beeld in dezelfde mappen. Niet omdat het moet, maar omdat je over een jaar nog wilt kunnen vinden wat er staat, ook als een collega het heeft geüpload.

1. Ga naar Menu → Media en open de map waar het beeld hoort, bijvoorbeeld images/recruiters voor portretten.
2. Klik op Upload en sleep je bestanden in het vlak. Meerdere tegelijk mag.
3. Zet bij portretten en beelden waar het onderwerp niet in het midden staat een Focal Point. Booston snijdt je beeld automatisch bij voor elke plek op de website; met het focuspunt bepaal je wat daarbij altijd in beeld blijft.

Je hoeft niets zelf te verkleinen of bij te snijden. Booston maakt per plek automatisch de juiste, geoptimaliseerde versie. Hoe de bibliotheek precies werkt, welke bestanden je kwijt kunt en hoe je met mappen en focuspunten werkt, lees je in Afbeeldingen en bestanden: uploaden, optimaliseren en hergebruiken.

Stap 2: attributen aanscherpen en van beeld voorzien

Attributen zijn de velden van een vacature naast de tekst: uren per week, dienstverband, regio, ervaringsniveau, salaris. Ze bepalen waar een bezoeker op filtert, waar een jobalert op afgaat, wat Google for Jobs van je vacature begrijpt en welke doelgroep een campagne raakt. Je doet deze stap vóór je vacatures gaat opvoeren: elke waarde die je nu klaarzet, is straks één klik in het vacatureformulier in plaats van een veld dat je ter plekke moet bedenken.

Booston heeft bij de oplevering al een werkbare set attributen aangezet, met waarden. Aanscherpen en uitbreiden naar jullie eigen situatie is de slimme zet: de labels in jullie woorden, de waarden die jullie echt gebruiken, en niet meer dan dat. Denk hier goed over na. Te veel attributen maakt het vacatureformulier zwaar en de filters op de website onoverzichtelijk; te weinig betekent dat een bezoeker niet kan vinden wat hij zoekt.

1. Ga naar Settings → Attributes en open het tabblad Job Attributes.
2. Zet aan wat je nodig hebt en uit wat je niet gebruikt. Pas per attribuut de Label per taal aan, zodat het klopt met hoe jullie het noemen.
3. Klik bij een keuzeveld in het overzicht op het icoontje met de drie horizontale streepjes. Het scherm Edit attribute values for: … opent, met alle waarden die er nu zijn.
4. Klik op Add new value en vul per taal het Label in: wat de bezoeker straks leest. Kies bij Google for Jobs Value de waarde die Google verwacht als die er is, bijvoorbeeld bij dienstverband of salarisperiode.
5. Voeg bij elke waarde een Image toe: een vestigingsfoto bij een regio, een werkplekfoto bij een vakgebied. Sleep de waarden in de volgorde waarin een bezoeker ze wil zien en klik op Save & close.

Zo voeg je bijvoorbeeld extra vakgebieden toe. Elk vakgebied dat je hier aanmaakt, is meteen een filter op je website, een keuze in het vacatureformulier én later een filter voor je campagnes: een Jobboard network-campagne kun je op precies die vakgebieden laten draaien. Hetzelfde scherm bereik je ook vanuit het bewerkscherm van een attribuut, met de knop Manage Attribute Values.

Die afbeelding bij elke waarde is de moeite waard. Een vacature zonder eigen afbeelding krijgt automatisch de afbeelding van de eerste attribuutwaarde die er een heeft, en pas als ook die ontbreekt de algemene Default header uit Settings → Design → Images. In het vacatureformulier zie je bij de afbeelding welke van de drie op dat moment geldt: Attribute image, General image of Manual image. Zet dus één keer een goede foto bij elke regio of elk vakgebied, en elke nieuwe vacature komt met relevant beeld binnen, ook de vacatures die je ATS 's nachts aanmaakt.

Op hetzelfde scherm staan nog drie tabbladen: Candidate Attributes bepaalt welke velden op je sollicitatieformulier staan en welke verplicht zijn, Recruiter Attributes welke gegevens je bij een teamlid vastlegt, en Blog Attributes de categorieën van je blogs. Die komen in de stappen hierna terug. Alle details over typen, waarden, de Google-koppeling en wat er gebeurt als je ATS de attributen vult, staan in Attributen beheren voor vacatures en kandidaten. Wil je meer vragen op je sollicitatieformulier, lees dan ook Sollicitatieformulieren uitbreiden.

Stap 3: team members aanvullen en beheren

Bij elke vacature hoort een gezicht: de naam, functie, foto en het telefoonnummer van de collega die erover gaat. Dat regel je met team members, in het menu onder Recruitment → Team members. Per vacature kies je één teamlid, en dat teamlid verschijnt automatisch op de vacaturepagina, in de vacatureblokken en in de teamoverzichten op je site. Je vult de gegevens dus één keer in en nooit meer per vacature.

1. Ga naar Recruitment → Team members en klik op Create.
2. Vul de naam, functie, het e-mailadres en telefoonnummer in en kies een portret uit de map images/recruiters.
3. Zet het schuifje op de kaart aan zodra het profiel klaar is; pas dan is het teamlid zichtbaar op de website.
4. Sleep de kaarten in de volgorde waarin bezoekers je team moeten zien en klik op Save Order.

Waarom je dit doet vóórdat je de eerste vacature aanmaakt: bij elke vacature kies je een teamlid, en dat kan alleen als het teamlid al bestaat. Een vacature zonder teamlid staat op de website onder Unassigned, zonder naam en zonder foto. Dat is precies het moment waarop een twijfelende kandidaat het tabblad sluit. Werk je met een ATS, dan hoef je de meeste teamleden niet zelf aan te maken; wat je dan wél doet, staat in Recruiters aanzetten en aanvullen. Alle velden, de profielpagina per teamlid en de koppeling met users staan in Team members: wie er als contactpersoon bij je vacature staat.

Stap 4: vacatures aanmaken (zonder ATS)

Werk je zonder gekoppeld ATS, dan maak je je vacatures rechtstreeks in Booston aan. Komen je vacatures uit je ATS, sla deze stap dan over en ga naar Werk je met een ATS? Dit komt er dan bij.

Omdat je de attributen en de teamleden al hebt klaargezet, is een vacature aanmaken nu vooral kiezen in plaats van typen. Je kiest de talen, de recruiter die bij de vacature hoort, de waarden uit je attributen en schrijft of plakt de tekst. Heb je alleen een functietitel of een ruwe briefing, laat de AI dan de tekst schrijven en de attributen vooraf invullen; jij controleert het resultaat voordat de vacature online gaat.

1. Ga naar Jobs en klik op New job, of op Create with AI als je de tekst door de AI wilt laten opstellen.
2. Kies de Languages en bij Select a recruiter het teamlid uit stap 3 dat het gezicht van deze vacature wordt.
3. Loop de stappen door: de tekst, de attributen, het salaris en de locatie. Verplichte velden herken je aan het sterretje.
4. Controleer de vacaturepagina en zet de vacature op actief.

Waarom je dit nu doet en niet pas als de eerste échte vacature zich aandient: de eerste vacature is de test van alles wat je in stap 1, 2 en 3 hebt ingesteld. Klopt het beeld, staan de juiste filters op de website, ziet de vacaturepagina eruit zoals je wilt? Nu kun je nog bijsturen zonder dat een kandidaat het merkt. Hoe het formulier in elkaar zit en hoe je de AI inzet, lees je in Vacatureteksten schrijven en optimaliseren met AI. Voor de tekst zelf helpt Vacaturetekst schrijven: wat zijn de richtlijnen en regels?.

Stap 5: blogs schrijven

Een werkenbij-site met alleen vacatures is een prikbord. Blogs maken er een plek van waar een kandidaat blijft hangen: hoe een werkdag eruitziet, wat een sollicitatie bij jullie inhoudt, waarom een collega is overgestapt. Ze doen bovendien iets wat een vacature niet kan: ze worden gevonden op zoekwoorden waar geen vacature voor bestaat, en ze blijven staan als de vacature al gesloten is.

Blogs maak je aan onder Content → Blog. Elke blog heeft een titel, een afbeelding, een auteur (een van je teamleden), een categorie en de tekst zelf, per taal. Je publiceert direct of plant een publicatiedatum in. De categorieën beheer je onder Settings → Attributes → Blog Attributes; geef elke categorie meteen een afbeelding, dan heeft een blog zonder eigen beeld toch een passend plaatje.

Waarom je dit nu doet: de blogblokken op je website staan al klaar en tonen bij een vacature de blogs die bij dat vakgebied of die regio horen. Zolang er geen blogs zijn, blijven die blokken leeg of onzichtbaar. Twee of drie blogs bij de start zijn genoeg om de site gevuld te laten voelen; daarna is één blog per maand een goed ritme. De uitgebreide uitleg over blogs, categorieën en de plek op de vacaturepagina staat in Blogs. Waar de blogblokken op je pagina's staan, lees je in Pagina elementen.

Stap 6: stories toevoegen

Een story is het verhaal van een collega: wie hij is, wat hij doet en waarom hij bij jullie werkt, met een foto, een score in sterren en eventueel een video. Voor een kandidaat is dat het bewijs dat de beloftes in je vacature kloppen. Stories maak je aan onder Content → Stories.

Elke story heeft een Headshot (het portret), een Page header (het brede beeld boven de pagina), een Job title, een Introduction en een Description, per taal. Met Number of stars geef je de score die bij het verhaal wordt getoond, en met Youtube video ID voeg je een video toe. Onder Attributes koppel je de story aan een vakgebied of regio: de storyblokken op je website kunnen dan bij een vacature alleen de verhalen tonen die erbij passen. Met de boost licht je een paar stories uit, bijvoorbeeld op de homepage.

Waarom je dit nu doet: net als bij blogs staan de blokken op je website al klaar. Drie stories, verdeeld over je belangrijkste vakgebieden, zijn genoeg om te beginnen; je hoeft niet te wachten tot je van iedereen een verhaal hebt. Welke blokken stories tonen en hoe je ze instelt, staat in Pagina elementen.

Stap 7: users aanmaken en collega's uitnodigen

Tot nu toe heb je alles zelf gedaan. Nu geef je collega's toegang, zodat vacatures, blogs en kandidaten niet allemaal via jou hoeven te lopen. Een user is een inlogaccount voor het dashboard, met een eigen e-mailadres en één rol. Je beheert ze onder Settings → Users & Permissions.

1. Ga naar Settings → Users & Permissions en klik op Create User.
2. Kies bij User role de rol: Manager voor wie het account beheert, Recruiter voor wie dagelijks met vacatures en kandidaten werkt.
3. Koppel bij een Recruiter onder Team members de teamleden uit stap 3. De user ziet en bewerkt dan de vacatures en kandidaten van die teamleden.
4. Vul naam en e-mailadres in en klik op Save & close. De collega ontvangt automatisch een e-mail om zelf een wachtwoord te kiezen.

Twijfel je tussen de rollen, begin dan met Recruiter; verhogen kan altijd. Werk je met een ATS dat SSO ondersteunt, dan hoef je de meeste users niet eens aan te maken; zie Users via SSO laten binnenkomen. Alles over rollen, wachtwoorden, inactief zetten en overdragen staat in Users: toegang geven, rollen kiezen en inloggen via je ATS.

Werk je met een ATS? Dit komt er dan bij

Komen je vacatures uit een gekoppeld ATS, dan valt stap 4 weg en doet je ATS een deel van stap 2, 3 en 7 voor je. Dat scheelt werk, maar het betekent ook dat er dingen in je omgeving verschijnen die je niet zelf hebt aangemaakt. Dit is wat je dan controleert en aanvult.

Attributen die je ATS vult

Bij een ATS-koppeling staat op Settings → Attributes een extra kolom Sync with ATS. Staat die aan bij een attribuut, dan vult je ATS het bij elke import en komen nieuwe waarden uit je ATS er vanzelf bij. Die waarden komen binnen zoals je ATS ze noemt, met een technische naam als label. Wat je zelf doet: de labels per taal herschrijven naar wat een bezoeker begrijpt, de Google for Jobs-waarde eraan koppelen en een afbeelding per waarde toevoegen. Dat blijft staan bij de volgende import; alleen de koppeling zelf wordt door je ATS beheerd. Hoe dat precies werkt, staat in Attributen beheren voor vacatures en kandidaten.

Recruiters aanzetten en aanvullen

Je hoeft je recruiters niet zelf aan te maken. Bij elke vacature die uit je ATS binnenkomt, kijkt Booston wie er als contactpersoon aan hangt en maakt daar een teamlid van. Dat teamlid krijgt het label ATS en staat standaard uit: zo bepaal jij wie er op je website verschijnt, niet je ATS. Je vindt ze als grijze kaarten onderaan het overzicht onder Recruitment → Team members.

1. Loop de grijze kaarten na en zet het schuifje aan bij de recruiters die op de website mogen staan.
2. Open elk actief teamlid en vul aan wat je ATS niet meelevert: het portret, de uitgebreide tekst, de social links, een video.
3. Laat de velden die grijs zijn met rust. Die komen uit je ATS en worden bij elke import overschreven; klopt een naam of telefoonnummer niet, wijzig het dan in je ATS.

Dit is geen eenmalige klus. Booston maakt een teamlid aan op het moment dat er voor het eerst een vacature binnenkomt met een recruiter die Booston nog niet kent. Neemt er een nieuwe recruiter een vacature over, of komt er een collega bij, dan verschijnt er dus opnieuw een grijze kaart. Kijk het overzicht daarom de eerste weken wekelijks na, en daarna bij elke nieuwe collega. Welke gegevens je ATS precies meestuurt, hangt af van je ATS; zie Teamleden die uit je ATS komen.

Users via SSO laten binnenkomen

Ondersteunt je ATS SSO (single sign-on), dan hoef je voor je recruiters geen users aan te maken. Ze loggen in bij hun ATS, klikken bij een vacature door naar Booston en zijn binnen, op precies die vacature. Bij de eerste keer maakt Booston de user automatisch aan. Dat werkt vandaag met Carerix (Booston als tabblad in Carerix), ForceFlow (doorklikken vanuit ForceFlow) en Otys (beide); voor Easyflex is het in aanbouw. SSO wordt per omgeving door Booston aangezet en is geen schuifje dat je zelf omzet.

Wat je zelf in de hand houdt, staat op Settings → Users & Permissions:

• Auto-activate iFrame / SSO users bepaalt of een nieuwe SSO-user meteen aan de slag kan of eerst door een Manager op actief moet worden gezet. Standaard staat dat uit: je bepaalt dan per persoon wie erin komt. Wil je de stand wijzigen, mail dan support@booston.io.
• Een nieuwe SSO-user krijgt standaard de rol Manager. Voor de meeste recruiters is Recruiter passender; zet de rol na de eerste login goed en koppel de juiste teamleden.
• Werk je met een ATS zonder SSO, dan maak je users gewoon aan zoals in stap 7.

Hoe SSO precies werkt, hoe Booston de juiste user vindt en wat je doet als een collega "er niet in komt", staat in SSO: vanuit je ATS in Booston werken zonder apart in te loggen.

Wat je niet zelf kunt regelen

• Een compleet nieuw attribuut toevoegen. Bestaande attributen aan- en uitzetten, hernoemen, vertalen en van waarden voorzien doe je zelf; een nieuw veld erbij loopt via support@booston.io, zodat het ook op de website en in de koppelingen goed terechtkomt.
• Het design, de pagina's en de pagina-elementen van de oplevering. Die zijn door Booston ingericht. Kleine aanpassingen doe je zelf via Settings → Design en de pagina-instellingen; grotere wijzigingen bespreek je met ons.
• De ATS-koppeling en SSO aanzetten of wijzigen. Dat richt Booston samen met jou en je ATS-leverancier in.
• Auto-activate iFrame / SSO users omzetten. Het schuifje is zichtbaar, maar de stand wijzigt Booston voor je.
• Een user definitief verwijderen. Dat is niet omkeerbaar en verandert de eigenaar van vacatures en content; zet een user liever op inactief.

Veelgestelde vragen

Moet ik alle zeven stappen doen voordat de website live kan?

Nee. De website is al live bij de oplevering. De stappen maken hem beter en zorgen dat alles wat je daarna aanmaakt vanzelf goed staat. Doe in elk geval stap 1, 2 en 3 meteen; blogs en stories kun je in de weken erna toevoegen.

Wat gebeurt er als ik een attribuut verwijder dat Booston heeft geplaatst?

Alle vacatures raken die waarde kwijt, en als het een attribuut is dat aan Google for Jobs of een campagne hangt, verdwijnt de vacature daar of komt hij onvolledig aan. Zet een attribuut liever uit of hernoem het. Twijfel je, mail support@booston.io voordat je iets weggooit.

Ik werk met een ATS, maar er verschijnen geen teamleden.

Een teamlid ontstaat pas bij de eerste vacature waar die recruiter aan hangt. Staan er nog geen vacatures in Booston, dan zijn er ook nog geen teamleden. Controleer of de import loopt in Je ATS en Booston koppelen. Levert je ATS geen contactpersoon mee, dan komt de vacature binnen onder Unassigned.

Kan ik een afbeelding bij een attribuutwaarde later nog veranderen?

Ja, en dat werkt direct door in alle vacatures die geen eigen afbeelding hebben. Dat is precies waarom het loont: één foto vervangen bij de regio, en alle vacatures in die regio staan er weer fris bij.

Ik ben de enige die in Booston werkt. Moet ik dan toch users aanmaken?

Niet nu. Maar zodra een tweede collega meedoet, geef je die een eigen account in plaats van je inloggegevens te delen. Dan zie je later terug wie wat heeft aangemaakt en kun je een account uitzetten als iemand uit dienst gaat.

Binnenkort

• Zelf kiezen welk beeld een vacature gebruikt. Bij de afbeelding van een vacature kies je straks uitdrukkelijk tussen een eigen beeld, het beeld van een attribuut of de algemene Default header, en zie je meteen wat elke keuze oplevert. Verander je later het beeld bij het attribuut, dan volgen de vacatures die daarop staan ingesteld automatisch.
• Blog-attributen in de nieuwe dashboardomgeving. De categorieën van je blogs beheer je dan in hetzelfde scherm en met dezelfde opbouw als de vacature- en recruiterattributen.
• Een keuzescherm bij een nieuwe vacature. Bij New job kies je straks in één scherm tussen handmatig aanmaken en aanmaken met AI, ook op basis van een bestaande vacature-url.
• AI-optimalisaties die een ATS-update overleven. Optimaliseer je een vacature uit je ATS met AI, dan blijft die tekst staan totdat je ATS zelf iets aan dat veld verandert. De oorspronkelijke tekst blijft zichtbaar en is met één klik terug te zetten. Zodra dit live staat, werken we dit artikel bij.

Hulp nodig?

Kom je er niet uit, of twijfel je waar je het beste mee begint? Mail support@booston.io of bel 085 0044 215 en vermeld:

• de naam van je omgeving;
• wat je wil bereiken;
• de melding die je ziet, als er een foutmelding is.

Wil je liever samen door de instellingen lopen? Boek een gratis online demo van 30 minuten — dan lopen we het samen door. Job Done!