Jeder Kandidat kommt aus einer anderen Richtung: eine Bewerbung über eure Website, ein Lead aus einer Meta-Kampagne, ein Lebenslauf per Mail, eine Telefonnummer auf einem Zettel. Solange diese Bruchstücke verstreut bleiben, verbringst du die meiste Zeit mit Suchen.

Unter Candidates kommt alles zusammen. Jeder Kandidat hat ein Profil mit Kontaktdaten, Lebenslauf und Anschreiben, allen Stellenanzeigen, auf die er sich beworben hat, dem Status pro Bewerbung, dem Feedback deiner Kollegen und einer Bewertung. Das bringt dir Folgendes: pro Kandidat eine aktuelle Akte, die du auf einen Blick liest und die automatisch in dein ATS fließt.

Nach diesem Artikel weißt du, wie du die Übersicht filterst, selbst einen Kandidaten anlegst, ein Profil aktualisierst und erkennst, welche Angaben von KI ausgefüllt wurden. Du findest den Bildschirm unter Menu → Recruitment → Candidates.

Bevor du beginnst

• Du brauchst Zugang zum Modul Recruitment. Siehst du den Bildschirm nicht, ist das Modul deaktiviert oder deine Rolle hat keine Rechte darauf.
• Welche Felder verfügbar sind — und welche Pflicht — stellst du unter Settings → Attributes → Candidates ein. Was dort deaktiviert ist, erscheint in diesem Bildschirm nicht.
• Um Resume parsing und den Review score zu nutzen, müssen die KI-Funktionen aktiviert sein. Was sie tun und woran du sie erkennst, steht in KI: Resume parsing und Review score.
• Arbeitest du mit einer ATS-Anbindung, bestimmt diese Anbindung, welche Felder du in Booston ändern darfst. Wo das gilt, steht im jeweiligen Abschnitt.

Die Candidates-Übersicht

Die Übersicht ist deine Arbeitsliste. Oben siehst du den Titel Candidates, rechts die Schaltfläche New candidate, und darunter einen Zähler, der genau sagt, worauf du gerade schaust: Table records found for: …, gefolgt von den aktiven Filtern.

Was die Spalten zeigen

• Name — der Name des Kandidaten. Klicke darauf, um das Profil zu öffnen.
• Latest candidate action — die jüngste Aktion: die Stellenanzeige, auf die er sich beworben hat, oder Open application bei einer Initiativbewerbung.
• Last action date — das Datum dieser jüngsten Aktion.
• User ID — die eindeutige Kandidatennummer innerhalb von Booston.
• Recruiter — der Recruiter, der an der Stellenanzeige hängt.
• Campaign — die Kampagne, aus der der Kandidat stammt.
• Highest progression — ein Fortschrittsbalken mit dem höchsten Status über alle Bewerbungen dieses Kandidaten hinweg.
• Score — die Bewertung in Sternen.
• Resume (das Augensymbol in der Spaltenüberschrift) — ein Dokumentsymbol bei jedem Kandidaten mit Lebenslauf. Ein Klick öffnet den Lebenslauf in einem neuen Tab.
• Edit — öffnet das Profil des Kandidaten.

Filtern und suchen

Jede Spalte mit einem Filter- oder Suchsymbol lässt sich eingrenzen:

• Suche nach Name oder nach Latest candidate action.
• Filtere nach Zeitraum über Last action date (Start- und Enddatum).
• Filtere nach Recruiter und nach Campaign.
• Filtere nach Highest progression: Lead, Application, No contact, Contact, No potential for us, No reaction back, Appointment, Presented to team, Presented to client, Rejected by team, Rejected by client, Candidate withdraw und Hired.
• Filtere nach Score: von Zero stars bis Five stars.
• Filtere nach Resume: With resume oder No resume — praktisch, wenn du nur Kandidaten mit Lebenslauf bewerten willst.

Alle aktiven Filter stehen oben im Zähler. Mit Clear Filters setzt du sie mit einem Klick zurück.

Eine Zeile ausklappen

Klicke auf den Kandidaten, um die Zeile aufzuklappen. Du siehst dann jede Bewerbung einzeln, mit der Quelle (über die Website, ein Meta-Leadformular, eine Kampagne oder manuell hinzugefügt), dem Datum und dem Status dieser konkreten Bewerbung. Praktisch bei Kandidaten, die sich auf mehrere Stellen beworben haben: die Übersicht zeigt den höchsten Status, die aufgeklappte Zeile das vollständige Bild.

Status und Score direkt ändern

Du musst das Profil nicht öffnen, um etwas zu ändern. Klicke auf die Sterne unter Score, um eine Bewertung zu vergeben, oder nutze das Änderungssymbol am Fortschrittsbalken, um den Status einer Bewerbung zu ändern.

Einen neuen Kandidaten anlegen

Klicke oben rechts auf New candidate. Es öffnet sich ein Fenster mit dem Titel Create Candidate. Du füllst hier nur das Wesentliche aus; den Rest des Profils ergänzt du danach.

1. Lade den Lebenslauf hoch. Ziehe die Datei in den Upload-Bereich Click or drag file to this area to upload candidate's CV oder klicke, um eine Datei auszuwählen. Ist Resume parsing aktiviert, erscheint die Meldung Parsing CV… und Booston füllt das Formular für dich aus — siehe KI: Resume parsing und Review score. Die Datei bleibt mit Name und Größe sichtbar; mit dem Papierkorbsymbol entfernst du sie wieder.
2. Wähle unter Select action die Stellenanzeige, auf die sich der Kandidat bewirbt. Tippe zum Suchen; die Liste zeigt den Stellentitel, die Stellennummer und den Recruiter. Gehört der Kandidat zu keiner konkreten Stelle, wähle Open Application. Dieses Feld ist ein Pflichtfeld.
3. Ergänze Name und Kontaktdaten: First name, Middle name, Last name, Email, Phone und Mobile. Bei Telefonnummern wählst du zuerst die Ländervorwahl und tippst danach die Nummer.
4. Klicke auf Save & close. Booston legt den Kandidaten an, verknüpft die gewählte Aktion, legt den Lebenslauf unter Files als Resume ab und öffnet direkt das Profil im Tab Overview. Willst du auf halbem Weg abbrechen, klicke auf Cancel.

Siehst du hier weniger Felder als erwartet? Das ist Absicht: Das Fenster zeigt nur Aktion, Name und Kontaktdaten. Alles Weitere ergänzt du im Profil, über Einen Kandidaten bearbeiten.

KI: Resume parsing und Review score

Booston kann zwei Dinge automatisch für dich tun, sobald ein Lebenslauf vorliegt. Beide erkennst du an den lila Symbolen — im gesamten Dashboard bedeutet Lila: das wurde von KI ausgefüllt oder bestimmt.

Resume parsing — den Lebenslauf auslesen

Beim Hochladen eines Lebenslaufs liest Booston das Dokument und füllt die Kandidatenfelder: Name und Kontaktdaten, aber auch Bildungsniveau, Branche, Kompetenzen, Sprachen, Führerschein, Verfügbarkeit und alle weiteren attributes, die du aktiviert hast.

Zwei Dinge, die du wissen solltest:

• Es werden nur leere Felder gefüllt. Was du bereits eingetragen hast, bleibt unangetastet.
• Jedes von KI gefüllte Feld erhält ein lila Booston-Symbol neben dem Label. Fahre darüber und du siehst Filled by AI. So erkennst du im Profil sofort, welche Angaben aus dem Lebenslauf stammen und welche ein Mensch eingetragen hat.

Änderst du so ein Feld selbst, verschwindet das lila Symbol beim Speichern. Ab diesem Moment ist es dein Wert.

Review score — den Kandidaten bewerten

Ist Review Score aktiviert, bewertet Booston den Kandidaten anhand des Lebenslaufs, des Stellentextes, der Unternehmensinformationen und deiner eigenen Bewertungsanweisungen. Das Ergebnis ist eine Bewertung von einem bis fünf Sternen.

• Eine KI-Bewertung zeigt lila Sterne mit einem lila KI-Symbol daneben, sowohl in der Übersicht als auch im Profil.
• Vergibst du selbst eine Bewertung, zählt deine Bewertung und die lila Darstellung verschwindet. Dein Urteil gewinnt immer.

Ist zusätzlich Review Notes aktiviert, schreibt Booston eine kurze Begründung als Feedback zum Kandidaten: eine Zusammenfassung, die Stärken in Grün und die Aufmerksamkeitspunkte in Rot. Dieses Feedback steht im Seitenpanel unter Feedbacks, zwischen den Notizen deiner Kollegen.

Wo schaltest du das ein?

Gehe zu Settings → General → AI settings → Candidates. Dort findest du:

Darunter steht ein Anweisungsfeld pro Sternstufe, von einem bis fünf Sternen. Darin beschreibst du, wann ein Kandidat welche Bewertung verdient. Je konkreter diese Anweisungen, desto besser passt die Bewertung zu eurer Praxis.

Und das geht auch an dein ATS

Die Angaben, die KI aus dem Lebenslauf holt, bleiben nicht in Booston hängen. Sobald das Auslesen fertig ist, exportiert Booston den Kandidaten in dein ATS — inklusive der gerade erkannten Felder. Auch die Bewertung geht mit: Hast du selbst Sterne vergeben, werden diese exportiert; hast du das nicht getan, geht die KI-Bewertung mit. So steht der Kandidat sofort vollständig in deinem ATS, ohne Abtippen.

Einen Kandidaten bearbeiten

Klicke in der Übersicht auf den Namen des Kandidaten oder auf das Bearbeitungssymbol in der Spalte Edit. Es öffnet sich ein Fenster mit dem Titel Edit Candidate, gefolgt vom Namen.

Oben siehst du eine Zusammenfassung: den vollständigen Namen, das Anlagedatum, den höchsten erreichten Status und die Quelle der ersten Aktion. Darunter stehen drei Tabs.

Tab Overview — alles auf einen Blick

Die Leseansicht, geordnet in Karten, die derselben Aufteilung folgen wie das Bearbeitungsformular:

• General — Geschlecht, Geburtsdatum, Nationalität, gesprochene Sprachen.
• Contact — E-Mail-Adresse und Telefonnummern. Adressen und Nummern sind anklickbar, du rufst oder mailst also direkt aus dem Bildschirm heraus.
• Location — die vollständige Adresse, mit einem Link zur Karte.
• Skills & Preferences — Berufserfahrung, Erfahrungsniveau, Branche, Anstellungsart und Kompetenzen.
• Misc — Notizen, Führerschein, Verkehrsmittel.
• Personal & Social — über den Kandidaten, Hobbys und alle Social-Media-Profile (LinkedIn, Instagram, X, GitHub, TikTok, Website, Blog, Video).
• Motivation & More — Wechselgrund, Motivation und weitere Informationen.
• Questions — die Antworten auf die offenen Fragen und Auswahllisten aus eurem Bewerbungsformular.
• Documents — eine Vorschau von Lebenslauf und Anschreiben.

Karten ohne Inhalt bleiben leer sichtbar, damit die Aufteilung erkennbar bleibt.

Tab Edit information — Daten ändern

Hier bearbeitest du das Profil. Die Aufteilung folgt exakt den Karten aus Overview, sodass du nie suchen musst, wo etwas hingehört.

• Das lila KI-Symbol neben einem Label bedeutet, dass der Wert aus dem Lebenslauf stammt. Änderst du ihn, verschwindet die Markierung — siehe Resume parsing — den Lebenslauf auslesen.
• Bei Location steht oben das Suchfeld Location search mit der Karte daneben. Tippe eine Adresse, wähle das richtige Ergebnis und die einzelnen Adressfelder füllen sich von selbst. Diese Aufteilung ist identisch mit Locations und Jobs, sodass das Eintragen einer Adresse überall gleich funktioniert.
• Pflichtfelder erkennst du an einem Sternchen vor dem Label.
• Klicke unten auf Save & close zum Speichern oder auf Cancel, um ohne Änderungen zu schließen.

Tab Files — Lebenslauf und Anschreiben verwalten

Eine Tabelle mit den Dokumenten des Kandidaten:

• File Name — der Dateiname, durchsuchbar.
• File Type — Resume oder Motivational letter, filterbar.
• Action — herunterladen oder löschen.

Unter der Tabelle steht der Upload-Bereich. Ziehe eine Datei hinein und Booston fragt über Choose file type, ob es sich um ein Resume oder ein Motivational letter handelt. Wählst du Resume und ist Resume parsing aktiviert, wird auch dieser Lebenslauf automatisch ausgelesen.

Das Seitenpanel: Kontext, Feedback und Aktionen

Rechts neben den Tabs steht eine Spalte, die immer sichtbar bleibt.

• Recruiter — der Recruiter, der an der Stellenanzeige hängt.
• User ID — die Kandidatennummer in Booston. ATS ID — die Nummer, unter der der Kandidat in deinem ATS steht. Praktisch beim Nachschlagen eines Exports.
• Score — die Bewertung in Sternen, mit lila KI-Symbol, wenn die Bewertung von KI stammt, wie in Review score — den Kandidaten bewerten beschrieben. Klicke, um deine eigene Bewertung zu vergeben.
• Feedbacks — die Notizen zu diesem Kandidaten. Tippe deine Notiz in das Textfeld und klicke auf Save. Deine eigenen Notizen kannst du später bearbeiten oder löschen; die deiner Kollegen lässt du stehen. Auch die KI-Begründung erscheint hier.
• Actions — eine Karte pro Bewerbung, mit dem Stellentitel (anklickbar zur Stellenanzeige), der Quelle, dem Datum und dem Status. Über das Änderungssymbol bringst du eine Bewerbung eine Phase weiter. Mit Add action verknüpfst du den Kandidaten mit einer weiteren Stelle oder einer Initiativbewerbung — zum Beispiel, wenn jemand auch auf eine zweite Funktion passt.

Praktische Tipps

• Lade den Lebenslauf als Erstes hoch. Tust du das vor dem Ausfüllen der Felder, nimmt dir KI den größten Teil der Tipparbeit ab. Füllst du erst von Hand aus, bleiben diese Werte stehen und KI ergänzt nur, was noch leer ist.
• Prüfe die lila Felder. Sie sind ein guter Ausgangspunkt, aber ein Lebenslauf ist nicht immer eindeutig. Geh sie durch, bevor du den Kandidaten an einen Kollegen oder an dein ATS weitergibst.
• Investiere einmalig in deine Sternanweisungen. Die Qualität des Review score steht und fällt damit, wie konkret du beschreibst, wann ein Kandidat einen, drei oder fünf Sterne verdient. Eine halbe Stunde Arbeit zahlt sich monatelang in brauchbaren Bewertungen aus.
• Nutze den Filter No resume, um zu sehen, bei wem du noch einen Lebenslauf anfordern musst — diese Kandidaten bekommen nämlich auch keine automatische Bewertung.
• Halte eine Aktion pro Stelle. Bewirbt sich ein Kandidat später auf eine zweite Funktion, nutze Add action, statt die bestehende Aktion zu ändern. So bleibt die Historie beider Bewerbungen erhalten.
• Halte deine Überlegung in Feedbacks fest. Eine kurze Notiz bei einer Absage oder Weiterleitung erspart deinen Kollegen — und dir in drei Monaten — viel Sucherei.

Demnächst

Wir arbeiten an einigen Verbesserungen, die das Anlegen und Bearbeiten von Kandidaten flüssiger machen und den Bildschirm weiter an den Rest des Dashboards angleichen. Sobald sie live sind, wirken sie automatisch, und wir aktualisieren diesen Artikel.

• Eine Datei zu löschen betrifft nur diese Datei. Beim Entfernen eines Lebenslaufs oder Anschreibens bleiben alle übrigen Angaben des Kandidaten erhalten.
• Der Tab Overview bleibt vollständig. Nach dem Hochladen oder Löschen einer Datei bleiben alle Karten sichtbar; du musst das Fenster nicht mehr schließen und erneut öffnen.
• Das Hochladen eines Lebenslaufs bei einem neuen Kandidaten läuft ohne Fehlermeldungen, auch wenn KI für deine Umgebung nicht aktiviert ist. Ohne KI funktioniert der Upload-Bereich dann als normaler Datei-Upload.
• Die gewählte Stelle bleibt stehen. Wählst du unter Select action eine konkrete Stellenanzeige, wird der Kandidat damit verknüpft und nicht als Initiativbewerbung gespeichert.

Brauchst du Hilfe?

Kommst du nicht weiter oder bist du unsicher, welche Einstellung zu deiner Situation passt? Mail an support@booston.io oder ruf an unter 085 0044 215 und nenne:

• den Namen deiner Umgebung;
• um welchen Kandidaten oder welche Stelle es geht;
• was du erreichen willst, oder die Meldung, die du siehst.

Möchtest du lieber gemeinsam durch den Bildschirm gehen? Buche eine kostenlose Online-Demo von 30 Minuten — dann gehen wir es zusammen durch. Job Done!