Deine Stelle steht in Mysolution, mit einer sauberen Publikation darunter. Und dann beginnt das Abtippen. Derselbe Text noch einmal auf der Karriereseite, noch einmal bei den Jobbörsen, und sobald sich jemand bewirbt, trägst du Name, Lebenslauf und Anschreiben von Hand wieder in Mysolution ein. Ändert sich etwas an der Stelle, darfst du die ganze Runde noch einmal drehen.

Mit der Mysolution-Verbindung machst du die Arbeit einmal. Du legst die Publikation in Mysolution an und Booston holt sie ab, mit den Texten, den Fähigkeiten, dem Gehalt, dem Standort und der Recruiterin oder dem Recruiter, die daran hängen. Bewerber gehen komplett mit Lebenslauf, Anschreiben und Herkunft zurück nach Mysolution, als Bewerbung auf die richtige Stelle. Pflegst du dort den Status, läuft Booston mit. Das Ziel: Mysolution bleibt dein einziger Eingabepunkt, und alles, was außerhalb passiert, läuft dort wieder zusammen.

Nach diesem Artikel weißt du, welche Daten hin und her gehen, wie du die Verbindung mit dem Setup-Assistenten selbst einrichtest, wie du Stellentexte und Attribute konfigurierst und wo du nachsiehst, wenn etwas nicht ankommt. Du findest den Bildschirm über Menu → Settings → Connect → Ats.

Bevor du anfängst

• Das Modul ATS connector ist in deiner Umgebung aktiv. Ist es aus, siehst du den Bildschirm Connect nicht.
• Du hast die Zugangsdaten deiner Mysolution-Umgebung: eine Client id, ein Client secret und die Login-URL deiner Umgebung. Die beantragst du bei Mysolution. Siehe Schritt 1: Zugang in Mysolution einrichten.
• Deine Benutzerrolle hat Zugriff auf Settings. Rollen und Rechte regelst du in Users: Zugang geben, Rollen wählen und über dein ATS anmelden.
• In Mysolution gibt es mindestens eine Publikation, die unter einer Stelle hängt und auf der Website angezeigt wird. Booston holt nur Publikationen ab, ohne Publikation gibt es also nichts zu prüfen.
• Du weißt, welche Sprachen deine Umgebung nutzt. Mysolution gibt jeder Publikation eine Sprache mit, und Booston übernimmt nur Sprachen, die in deiner Umgebung aktiv sind.

Was dir die Verbindung bringt

Die Verbindung ist kein einmaliger Import. Sie ist ein laufender Austausch in beide Richtungen, und der bringt dir vier Dinge:

• Ein Eingabepunkt. Du legst Stelle und Publikation in Mysolution an und nirgendwo sonst. Änderst du etwas, ändert es sich überall mit.
• Sofort online und in Kampagnen. Eine Publikation steht innerhalb einer Viertelstunde auf deiner Website, in deinem Job feed und kann in deine Kampagnen im Jobboard network und in Meta job ads aufgenommen werden.
• Bewerber komplett zurück. Name, Kontaktdaten, Lebenslauf, Anschreiben und die Herkunft des Bewerbers landen als Bewerbung in Mysolution, auf der Stelle, zu der sie gehören.
• Status, der mitläuft. Schiebt eine Recruiterin die Bewerbung in Mysolution in den nächsten Schritt, sieht Booston das auch. Deine Auswertungen bleiben stimmig.

Obendrein ist die Verbindung mehrsprachig: Jede Publikation in Mysolution hat eine Sprache, und Booston stellt sie in dieser Sprache auf deine Website.

Welche Daten hin und her gehen

Unten steht genau, was über die Leitung geht, in welche Richtung, und welche Einstellung es einschaltet. Die Namen in der Spalte Einstellung sind die Schalter, die dir in Schritt 4: wähle, welche Datenströme laufen begegnen.

Von Mysolution nach Booston

Von Booston nach Mysolution

Wie schnell es geht

• Publikationen holt Booston alle zehn Minuten ab. Mysolution schickt keine Meldung, wenn sich etwas ändert, rechne also mit höchstens einer Viertelstunde zwischen Einschalten in Mysolution und Sichtbarkeit auf deiner Website.
• Jede Nacht läuft eine volle Runde. Sie holt alles neu ab, auch was unverändert schien, damit kleine Abweichungen nie länger als einen Tag bestehen.
• Bewerber gehen sofort bei der Bewerbung nach Mysolution. Klappt das nicht, versucht Booston es jede Stunde erneut.
• Status kommt einmal pro Nacht zurück.

Was nicht über die Leitung geht

Ein paar Dinge bleiben bei Mysolution bewusst außen vor. So weißt du vorab, was du in Booston selbst regelst:

• Die Bewertung eines Kandidaten. Mysolution kennt eine Note pro Bewerbung, Booston übernimmt aber nur den Status.
• Auswahllisten für Kandidatenattribute. Bei Mysolution kommen die Listen mit möglichen Werten auf deinem Bewerbungsformular nicht aus dem ATS. Die pflegst du in Booston, siehe Attribute für Stellen und Kandidaten verwalten.
• Initiativbewerbungen. Eine Bewerbung ohne Stelle hat in Mysolution nichts, woran sie hängen könnte, und bleibt deshalb in Booston. Du findest sie unter Menu → Recruitment → Candidates, siehe Kandidaten anlegen und bearbeiten.
• Die Stellen-URL zurück nach Mysolution. Der Link zur Stellenseite wird nicht zurückgeschrieben.

Schritt 1: Zugang in Mysolution einrichten

Mysolution läuft auf Salesforce, und Booston meldet sich dort als verbundene Anwendung an. Benutzername und Passwort brauchst du dafür nicht. Was du brauchst:

1. Bitte deinen Ansprechpartner bei Mysolution, in deiner Umgebung eine Verbindung für Booston einzuschalten. Dafür legt Mysolution eine verbundene App an (in Salesforce heißt das Connected App) mit einem Integrationsbenutzer, der Stellen, Publikationen, Fähigkeiten und Bewerbungen lesen und Bewerbungen anlegen darf.
2. Frage die Client id und das Client secret dieser App ab. In Salesforce heißen sie auch Consumer Key und Consumer Secret.
3. Notiere die Login-URL deiner Mysolution-Umgebung. Sie sieht so aus: https://deinunternehmen.my.salesforce.com. Du findest sie in der Adressleiste, sobald du in Mysolution angemeldet bist.
4. Bewahre die Daten sicher auf. Sie geben Zugriff auf deine Stellen und deine Kandidaten.

Schritt 2: Verbindung starten und Mysolution wählen

1. Gehe in Booston zu Menu → Settings → Connect und klicke auf den Reiter Ats.
2. Steht dort Ats is not connected, klicke auf Connect. Der Setup-Assistent öffnet sich.
3. Wähle bei Select ATS in der Liste Mysolution. Du erkennst es am Logo.
4. Klicke auf Next.

Für Mysolution hat der Assistent vier Schritte: Select ATS, Main settings, Functionality und Activation. Mit Previous und Next gehst du zwischen den Schritten hin und her. Gespeichert wird erst, wenn du im letzten Schritt auf Save klickst.

Schritt 3: Main settings ausfüllen

Im Schritt Main settings stehen die Verbindungsdaten. Für Mysolution zeigt der Assistent nur die Felder, die du brauchst. Benutzername, Passwort und Filterregel siehst du hier nicht.

Klicke danach auf Next.

Schritt 4: wähle, welche Datenströme laufen

Im Schritt Functionality schaltest du ein, was zwischen Mysolution und Booston laufen darf. Die Optionen stehen in zwei Blöcken.

Unter Sync stehen die Datenströme selbst:

Unter Real time connection settings stehen die Einstellungen für Meldungen aus dem ATS. Mysolution schickt solche Meldungen nicht, diese Schalter haben bei Mysolution also keine Wirkung. Lass sie aus. Die Zehn-Minuten-Runde aus Wie schnell es geht holt deine Änderungen ab.

Klicke auf Next.

Schritt 5: Verbindung aktivieren

Der letzte Schritt heißt Activation. Hier steht eine rote Warnung, und die ist berechtigt: Die Schalter in diesem Schritt überschreiben bestehende Einstellungen und wirken in deiner ganzen Umgebung, einschließlich Website und Kampagnen.

Richtest du eine Umgebung zum ersten Mal ein, willst du diese vier meist an. Du startest dann mit der Standardkonfiguration für Mysolution, und von einer früheren Situation bleibt nichts hängen. Stellst du eine bestehende Umgebung von einem anderen ATS auf Mysolution um, lass sie aus und sprich zuerst mit dem Helpdesk.

Klicke auf Save. Du siehst Synchronization in progress. Booston holt in diesem Moment deine Publikationen ab, und das kann ein paar Minuten dauern. Sobald es fertig ist, erscheint der Bildschirm You are connected.

Schritt 6: Stellentexte einrichten

Die Verbindung steht, aber du hast noch nicht festgelegt, welche Texte du aus Mysolution übernimmst. Das machst du bei den Attributen. Beginne mit den Texten, denn die bestimmen, wie deine Stellenseite aussieht.

Gehe zu Menu → Settings → Attributes → Job attributes. Der Bildschirm ist in Abschnitte aufgeteilt: Title And Description, General, Salary, Location, Media und Other. Die Texte stehen unter Title And Description.

Jedes Textfeld in Booston ist automatisch mit einem Textfeld in Mysolution verknüpft: Titel, Stellenbeschreibung, Anforderungen, Arbeitsbedingungen, Bewerbungsverfahren und Unternehmensbeschreibung. Du musst also selbst kein Feld an ein Feld binden. Du entscheidest nur, welche Felder du übernimmst.

Pro Attribut regelst du das mit zwei Schaltern:

• Status aus bedeutet: Das Attribut ist in Booston nicht aktiv, und der zugehörige Text wird nicht aus Mysolution abgeholt.
• Sync with ATS an bedeutet: Mysolution füllt diesen Text automatisch. Das willst du in den meisten Fällen.
• Ist Status an, aber Sync with ATS aus, bleibt das Feld leer, bis du es in Booston selbst an der Stelle ausfüllst.

Klicke auf das Stiftsymbol, um ein Attribut weiter einzurichten. Die wichtigsten Felder:

Schritt 7: die übrigen Stellenattribute einrichten

In den anderen Abschnitten, General, Salary, Location, Media und Other, pflegst du die Attribute mit festen Werten: Fachgebiet, Erfahrungsniveau, Stunden, Gehalt, Standort, Fähigkeiten und so weiter. Bei Mysolution kommen sie aus den Auswahlfeldern an der Publikation und an der Stelle.

Die zwei Schalter funktionieren wie bei den Texten. Status bestimmt, ob das Attribut in Booston existiert, Sync with ATS, ob Mysolution den Wert füllt. Schaltest du Sync with ATS aus, während Status an ist, füllst du den Wert selbst über Menu → Recruitment → Jobs → Stelle bearbeiten.

Im Bearbeitungsbildschirm eines Attributs mit Werten hast du gegenüber den Texten ein paar Felder mehr:

Neben dem Stiftsymbol steht ein Listensymbol. Damit öffnest du alle Werte, die über Mysolution angekommen sind, zum Beispiel alle Fachgebiete oder alle Ausbildungsniveaus. Kommt eine Publikation mit einem Wert an, den Booston noch nicht kennt, wird dieser Wert automatisch in die Liste aufgenommen. Du kannst so einen Wert danach anpassen, praktisch, wenn du in Mysolution eine Abkürzung nutzt, aber auf deiner Website das ganze Wort zeigen willst, oder wenn du den Wert in einer zweiten Sprache brauchst. Mehr dazu in Attribute für Stellen und Kandidaten verwalten.

Drei Attribute verdienen bei Mysolution eine eigene Anmerkung:

• Stunden pro Woche kommt aus Mysolution als Zahl. Booston macht daraus eine Auswahl: über 32 Stunden wird Full Time, darunter Part Time.
• Fähigkeiten stehen in Mysolution an der Stelle, pro Kategorie. Booston legt jede Fähigkeit als eigenen Wert am passenden Attribut ab, damit Kandidaten auf deiner Website danach filtern können.
• Mehrere Werte in einem Feld, etwa zwei Sprachen oder drei Arbeitsorte, werden aufgeteilt und kommen jeweils als eigener Wert an.

Stellen aus Mysolution veröffentlichen

Die Verbindung steht. Ab jetzt ist Veröffentlichen eine Handlung in Mysolution, und der Begriff, der dabei zählt, ist die Publikation. Booston holt keine Stellen ab, sondern Publikationen: Die Stelle ist der Auftrag, die Publikation ist das, was du davon nach außen bringst. Jede Publikation wird eine eigene Stelle in Booston.

1. Lege die Stelle in Mysolution an oder öffne sie und fülle die Texte, die Fähigkeiten und die Auswahlfelder aus, die du in Booston eingeschaltet hast.
2. Lege unter der Stelle eine Publikation an. Wähle die Sprache der Publikation und fülle die Felder aus, die sich pro Publikation unterscheiden, etwa Veröffentlichungszeitraum, Gehalt und Arbeitsort.
3. Stelle die Publikation auf Anzeigen auf der Website.
4. Prüfe den Veröffentlichungszeitraum. Das Startdatum darf nicht in der Zukunft liegen, wenn die Publikation sofort abgeholt werden soll, und das Enddatum muss in der Zukunft liegen.

Bei der nächsten Runde steht deine Publikation in Booston. Prüfe sie über Menu → Recruitment → Jobs. Legst du unter einer Stelle zwei Publikationen an, etwa eine auf Niederländisch und eine auf Englisch, siehst du in Booston zwei Zeilen. Das ist so gewollt: Die Publikation ist die Ebene, auf der sich Sprache, Zeitraum und Gehalt unterscheiden.

Nimmst du die Publikation in Mysolution von der Website oder läuft das Enddatum ab, nimmt Booston sie von deiner Website. Du musst also nichts aufräumen.

Bewerbungen empfangen und zurücksenden

Bewirbt sich jemand auf eine Publikation, die über Booston online ist, auf deiner Website, über eine Jobbörse oder über eine Anzeige in sozialen Medien, passiert Folgendes:

1. Booston erfasst die Bewerbung mit Personen- und Kontaktdaten, Lebenslauf und Anschreiben.
2. Booston meldet die Bewerbung bei Mysolution an der Stelle an, zu der die Publikation gehört, mit Vorname, Namenszusatz, Nachname, E-Mail-Adresse, Mobilnummer und der Zustimmung zur Datenschutzerklärung.
3. Lebenslauf und Anschreiben gehen als Dokumente an der Bewerbung mit.
4. Die Herkunft geht als UTM-Daten mit, damit du in Mysolution siehst, über welche Kampagne und welchen Kanal der Bewerber kam.
5. Mysolution legt die Bewerbung im Status Application an und kennzeichnet sie als von außerhalb Mysolution kommend.

In Mysolution findest du die Bewerbung an der Stelle, nicht an der Publikation. So verarbeitet Mysolution eine Bewerbung von außen. In Booston bleibt die Bewerbung ganz normal an der Publikation, auf die sich jemand beworben hat, du siehst dort also weiterhin, auf welche Sprachversion oder welchen Zeitraum jemand reagiert hat.

Weil die UTM-Daten mitgehen, siehst du in Mysolution nicht nur, dass sich jemand beworben hat, sondern auch woher. Was du damit weiter anfangen kannst, liest du in Analytics: sehen, welcher Kanal dir Bewerber bringt.

Scheitert ein Export, etwa weil Mysolution vorübergehend nicht erreichbar ist, bleibt der Kandidat in Booston, und Booston versucht es jede Stunde erneut, solange Candidate export retry an ist. Du verlierst also keine Bewerbung.

Status zurück in Booston

Schiebst du die Bewerbung in Mysolution in einen nächsten Status, übernimmt Booston ihn in der nächtlichen Runde. Nicht jeder Mysolution-Status hat ein Gegenstück in Booston. Standardmäßig werden diese übersetzt:

Steht eine Bewerbung in Mysolution in einem Status, der nicht in dieser Tabelle steht, lässt Booston den Status, wie er war. Nutzt du in deiner Mysolution-Umgebung andere Status oder willst du mehr Schritte mitlaufen lassen, richtet Booston das für dich ein. Siehe Was du nicht selbst regeln kannst.

Die Verbindung später anpassen

Steht die Verbindung einmal, verschwindet der Assistent. Auf Menu → Settings → Connect → Ats siehst du dann You are connected mit zwei aufklappbaren Blöcken darunter: Main Settings und Ats Functions. Das sind dieselben Felder wie im Assistenten.

1. Klappe den Block auf, den du ändern willst.
2. Passe die Einstellung an.
3. Klicke auf Save.

Die vier Schalter aus Schritt 5: Verbindung aktivieren begegnen dir hier nicht mehr, mit einer normalen Änderung wirfst du also nie versehentlich deine Stellen weg.

Willst du die Verbindung ganz beenden, klicke auf Disconnect. Der Austausch stoppt damit. Deine Stellen und Kandidaten in Booston bleiben erhalten.

Was du nicht selbst regeln kannst

• Die Übersetzung von Mysolution-Status in Booston-Status. Welcher Status aus deiner Mysolution-Pipeline auf welchem Booston-Status landet, richtet Booston für dich ein. Schreibe an support@booston.io mit dem Status, den du in Mysolution nutzt, und dem Status, den du in Booston erwartest.
• Die Zuordnung eines Mysolution-Felds zu einem Booston-Attribut. Welches Feld der Publikation oder der Stelle auf welches Attribut kommt, ist pro ATS festgelegt. Nutzt du in Mysolution eigene Felder, die du auf deiner Website zeigen willst, schreibe an support@booston.io.
• Der Zugang auf Mysolution-Seite. Die verbundene App und die Rechte des Integrationsbenutzers verwaltet Mysolution. Ändert sich dort etwas, merkst du das in Booston daran, dass der Import stillsteht.
• Die Häufigkeit der Synchronisation. Sie ist für deine ganze Umgebung festgelegt und lässt sich nicht pro Kunde einstellen.

Probleme lösen

Es kommen gar keine Publikationen an

Prüfe zuerst in Mysolution, ob wirklich eine Publikation auf Anzeigen auf der Website steht, ob sie unter einer Stelle hängt und ob der Veröffentlichungszeitraum stimmt. Stimmt das, sieh in Booston nach, ob Job, job attribute and recruiter import an ist und ob Url, Client id und Client secret noch stimmen. Bleibt es still, fehlen dem Integrationsbenutzer in Mysolution meist die Rechte auf Stellen. Das passiert zum Beispiel nach einer Änderung an der Mysolution-Konfiguration, und es gibt keine sichtbare Fehlermeldung. Bitte Mysolution, die Rechte zu prüfen.

Eine Publikation fehlt, die anderen sind da

Sieh dir den Veröffentlichungszeitraum an: Ein Startdatum in der Zukunft oder ein Enddatum in der Vergangenheit hält sie zurück. Sieh dann auf die Sprache der Publikation. Eine Sprache, die in Booston nicht aktiv ist, wird übersprungen. Prüfe zum Schluss, ob die Publikation unter einer Stelle hängt.

Publikationen kommen an, aber Felder bleiben leer

Dann ist das Attribut zwar auf Status an, aber Sync with ATS aus. Schalte das in Menu → Settings → Attributes → Job attributes ein. Bei der nächsten Runde wird das Feld gefüllt. Bleibt es leer, prüfe, ob das Feld in Mysolution gefüllt ist, an der Publikation oder sonst an der Stelle dahinter.

Bewerber kommen nicht in Mysolution an

Prüfe, ob Candidate export unter Ats Functions an ist. Geht es weiter schief, sieh auf die Stelle: Eine Bewerbung kann nur an eine Mysolution-Stelle gehängt werden, wenn diese Stelle auch wirklich aus Mysolution kommt. Eine Initiativbewerbung oder eine Stelle, die du in Booston von Hand angelegt hast, hat keine Mysolution-Stelle zum Anhängen und bleibt in Booston.

Ein Bewerber kommt nicht an, die anderen schon

Mysolution lehnt eine zweite Bewerbung derselben Person auf dieselbe Stelle ab. Bewirbt sich jemand zweimal auf dieselbe Publikation oder auf zwei Publikationen derselben Stelle, kommt nur die erste an. Die zweite bleibt in Booston mit einem Ausrufezeichen stehen. Kommst du nicht weiter, schreibe an support@booston.io mit dem Namen des Kandidaten und der Stelle.

Der Status in Booston ändert sich nicht mit

Die Status kommen einmal pro Nacht zurück, warte also zuerst bis zum nächsten Morgen. Bleibt der Status stehen, prüfe, ob der Mysolution-Status in der Tabelle unter Status zurück in Booston steht. Ein Status, der dort nicht vorkommt, ändert in Booston nichts.

Häufig gestellte Fragen

Kann ich Stellen in Booston anlegen statt in Mysolution?

Das geht, aber dafür ist diese Verbindung nicht gedacht. Alles, was auf Sync with ATS steht, wird bei der nächsten Runde vom Wert aus Mysolution überschrieben. Willst du ein Feld in Booston pflegen, schalte Sync with ATS für dieses Attribut aus.

Funktioniert die Verbindung mit mehreren Sprachen?

Ja. Schalte Multilingual in den Main settings ein und lege in Mysolution pro Sprache eine Publikation an. Jede Publikation bekommt die Sprache, die du ihr in Mysolution gibst. Attributwerte, die Mysolution nicht übersetzt, übersetzt du in Booston bei den Attributwerten.

Warum sehe ich eine Stelle zweimal in Booston?

Weil in Mysolution zwei Publikationen darunter hängen. Booston arbeitet auf der Ebene der Publikation, denn dort unterscheiden sich Sprache, Zeitraum und Gehalt. Willst du nur eine Stelle auf deiner Website, nimm eine der beiden Publikationen in Mysolution von der Website.

Was passiert, wenn ich eine Publikation in Mysolution lösche oder von der Website nehme?

Bei der nächsten Runde steht diese Publikation nicht mehr in der Liste, die Mysolution zurückgibt, und sie verschwindet aus Booston und von deiner Website. Bewerbungen, die darauf schon eingegangen sind, bleiben in Booston und in Mysolution erhalten.

Kommt die Bewertung eines Kandidaten aus Mysolution mit?

Nein. Booston übernimmt von einer Bewerbung nur den Status. Die Note, die du in Mysolution einem Kandidaten gibst, bleibt in Mysolution.

Kann ich mit mehreren Mysolution-Umgebungen auf einer Booston-Umgebung arbeiten?

Nein. Eine Verbindung arbeitet mit einer Client id und damit mit einer Mysolution-Umgebung. Mehrere Mysolution-Umgebungen bedeuten mehrere Booston-Umgebungen.

Demnächst

• Sehen, warum ein Bewerber nicht angekommen ist. Scheitert ein Export, steht beim Kandidaten in Booston künftig, was Mysolution genau abgelehnt hat. Booston prüft eine Bewerbung außerdem schon, bevor sie rausgeht, damit eine zu lange Telefonnummer oder ein fehlendes Feld nicht erst bei Mysolution auffällt.
• Automatischer neuer Versuch bei einer Störung. Eine Runde, die wegen einer vorübergehenden Störung scheitert, bei Mysolution oder unterwegs, wird künftig von selbst wiederholt, statt auf die nächste Runde zu warten.
• Die Verbindung als Schritt in der geführten Einrichtung. Für neue Umgebungen wird die ATS-Verbindung ein fester Schritt im Setup-Assistenten, mit denselben vier Schritten, die du oben kennengelernt hast. Sobald das live ist, aktualisieren wir diesen Artikel.

Hilfe nötig?

Kommst du nicht weiter, oder bist du unsicher, welche Einstellung zu deiner Situation passt? Schreibe an support@booston.io oder ruf 085 0044 215 an und nenne:

• den Namen deiner Umgebung;
• was du erreichen willst;
• die Meldung, die du siehst, falls es eine Fehlermeldung gibt.

Möchtest du die Einstellungen lieber gemeinsam durchgehen? Buche eine kostenlose Online-Demo von 30 Minuten, dann gehen wir es zusammen durch. Job Done!