Jemand liest deine Stellenanzeige, zögert und will eines wissen: mit wem habe ich es später zu tun? Ein Name, ein Gesicht und eine Telefonnummer machen in diesem Moment mehr aus als ein weiterer Absatz über das Unternehmen. Steht dort niemand, schließt die Person den Tab — oder sie bewirbt sich auf die Stelle, bei der das sehr wohl stand.

In Booston regelst du das mit Team members: den Profilen deiner Recruiter, mit Foto, Funktion, Telefonnummer und einer eigenen Seite auf deiner Website. Bei jeder Stelle wählst du genau ein Teammitglied, und dieses Teammitglied erscheint automatisch auf der Stellenseite, in den Stellenblöcken und in den Teamübersichten deiner Website. Das Ziel: bei jeder Stelle steht die richtige Kollegin mit den richtigen Daten, ohne dass du diese Daten irgendwo noch einmal eingeben musst.

Nach diesem Artikel kannst du selbstständig ein Teammitglied anlegen und die Felder ausfüllen, das richtige Teammitglied mit einer Stelle verknüpfen, ein Teammitglied an das Konto einer Recruiterin hängen, erkennen welche Teammitglieder aus deinem ATS kommen, und eines deaktivieren oder löschen, ohne Stellenanzeigen zu verlieren. Du findest den Bildschirm über Recruitment → Team members.

Bevor du beginnst

• Du brauchst die Rolle Manager, um Teammitglieder anzulegen, zu bearbeiten, zu löschen oder die Reihenfolge zu ändern. Mit der Rolle Recruiter siehst du nur die Teammitglieder, die mit deinem Konto verknüpft sind.
• Jedes Teammitglied hat mindestens einen Namen und eine E-Mail-Adresse. Welche Felder es sonst noch gibt und welche davon Pflicht sind, stellst du bei den Attributen ein — siehe Attribute für Stellen und Kandidaten verwalten.
• Arbeitest du mit einem angebundenen ATS, legt Booston Teammitglieder automatisch an, sobald Stellen hereinkommen. Diese stehen sofort in deiner Übersicht; siehe Teammitglieder, die aus deinem ATS kommen.
• Ein Teammitglied ist etwas anderes als ein User. Ein User ist ein Login-Konto, ein Teammitglied ist ein Profil auf deiner Website. Wie beide zusammenspielen, steht unter Teammitglieder mit einem User mit der Rolle Recruiter verknüpfen.

Was dir Teammitglieder bringen

Es ist ein Bildschirm, aber er wirkt an vier Stellen gleichzeitig:

• Auf der Stellenseite. Name, Funktion, Foto, Telefonnummer und E-Mail-Adresse der Kollegin, die für diese Stelle zuständig ist. Das ist der Unterschied zwischen einer Stelle „des Unternehmens" und einer Stelle von einem Menschen.
• Auf einer eigenen Seite pro Teammitglied. Jedes Teammitglied bekommt eine Profilseite mit ausführlichem Text, Fotos, Video und den Stellen, die dazugehören. Praktisch, um von LinkedIn oder aus einer Kampagne dorthin zu verlinken.
• In den Blöcken auf deiner Website. Eine Übersicht „unser Team" auf der Startseite oder der Kontaktseite füllt sich von selbst mit den aktiven Teammitgliedern — du musst dort keine Namen eintippen.
• In deinen Auswertungen. Booston zählt pro Teammitglied, wie viele Bewerbungen hereinkommen, sodass du siehst, welche Kolleginnen welche Stellen betreuen.

Die Übersicht mit Team members

Jedes Teammitglied ist eine Karte. Oben steht der Name mit dem Statusschalter dahinter; auf der Karte selbst das Foto, die Funktion, der Standort und die Kontaktdaten; unten die Schaltflächen.

Zwei Dinge, die du hier außerdem tust:

• Die Reihenfolge festlegen. Nimm eine Karte am Griff links neben dem Namen und zieh sie an die gewünschte Stelle. Sobald du etwas verschoben hast, erscheint oben rechts die Schaltfläche Save Order; erst wenn du darauf klickst, steht die neue Reihenfolge fest. Diese Reihenfolge ist auch die Reihenfolge, in der Besucher dein Team auf der Website sehen.
• Ein Teammitglied mit Boost hervorheben. Blöcke auf deiner Website, die Teammitglieder zeigen, lassen sich auf „nur geboostete Teammitglieder" einstellen. So zeigst du auf der Startseite zum Beispiel drei Kolleginnen statt des ganzen Teams, ohne ständig Namen zu wechseln.

Ein Teammitglied manuell anlegen

Das ist der Kern des Bildschirms: eine Kollegin, einmal richtig ausgefüllt, und danach kannst du sie überall verknüpfen.

1. Geh zu Recruitment → Team members.
2. Klick oben rechts auf Create. Es öffnet sich ein Panel mit dem Titel Create Team Member.
3. Füll die Blöcke General, Personal information, About, Social und Media aus.
4. Prüf rechts den Block SEO Settings.
5. Klick auf Save & close.

Das neue Teammitglied steht sofort aktiv in deiner Übersicht und lässt sich direkt bei einer Stelle auswählen.

General

• Languages — die Sprachen, in denen dieses Teammitglied auf deiner Website erscheint. Dieses Feld siehst du nur, wenn deine Website mehr als eine Sprache hat. Schaltest du eine Sprache aus, existiert die Profilseite in dieser Sprache nicht.
• Location — die Niederlassung, in der diese Kollegin sitzt. Dieser Name steht auf der Karte in der Übersicht und auf der öffentlichen Seite.
• Spoken Languages — die Sprachen, die diese Kollegin spricht. Das ist eine Information über die Person, nicht über deine Website: du kannst hier ruhig Polnisch oder Arabisch wählen, ohne dass deine Website diese Sprache hat.

Personal information

Dieser Block bestimmt, was Besucher bei der Stelle sehen.

About

• Recruiter intro — ein paar Sätze, die bei der Stelle und in den Stellenblöcken gezeigt werden. Kurz halten: das steht neben der Schaltfläche zum Bewerben.
• Recruiter description — die ausführliche Geschichte auf der Profilseite dieses Teammitglieds, mit Formatierung.

Diese beiden Felder füllst du pro Sprache aus. Über dem Feld stehen Reiter mit den Sprachkürzeln; klick darauf, um den deutschen oder englischen Text einzugeben. Die meisten anderen Felder, etwa Name und Telefonnummer, gelten für alle Sprachen gleichzeitig — die siehst du einmal, mit den Sprachkürzeln hinter der Beschriftung.

Social

Die Links zu LinkedIn, Facebook, Instagram und Twitter dieser Kollegin. Sie erscheinen als Symbole auf der Profilseite und in den Teamblöcken. Lässt du ein Feld leer, verschwindet das Symbol von selbst; es bleibt kein toter Link zurück.

Media

Platz für zusätzliches Bildmaterial auf der Profilseite: Recruiter image 1 bis 4 und ein Recruiter video. Damit wird aus einem Profil eine kleine Visitenkarte statt einer Reihe von Daten.

View public page und SEO Settings

Rechts stehen zwei Karten:

• View public page — eine Schaltfläche pro Sprache, um die öffentliche Seite dieses Teammitglieds zu öffnen. Bei einem neuen Teammitglied steht hier, dass du erst speichern musst.
• SEO Settings — der Page title, der Slug und die Meta description pro Sprache. Der Slug ist der letzte Teil der Webadresse der Profilseite. Booston füllt ihn automatisch anhand des Namens; lass ihn stehen, sofern du keinen Grund hast, ihn zu ändern.

Ein Teammitglied bei einer Stelle auswählen

Jede Stelle hängt an genau einem Teammitglied. Das passiert im ersten Schritt des Stellenbildschirms, bei Select a recruiter.

1. Geh zu Recruitment → Jobs und klick auf Create job, oder öffne eine bestehende Stelle. Wie du eine Stelle weiter ausfüllst, steht in Stellen anlegen, bearbeiten und AI.
2. Wähl bei Select a recruiter die Kollegin, die für diese Stelle zuständig ist. Du siehst Foto und Name und kannst nach dem Namen suchen.
3. Füll den Rest der Stelle aus und speichere.

Was du über dieses Feld wissen musst:

• Es ist ein Pflichtfeld. Du kannst eine Stelle nicht ohne Teammitglied speichern. Booston trägt deshalb bei einer neuen Stelle automatisch Unassigned ein — ein neutrales Profil ohne Namen und Foto, damit du weiterarbeiten und später die richtige Kollegin wählen kannst.
• Unassigned ist keine echte Kollegin. Das Profil steht nicht in der Teamübersicht auf deiner Website und zeigt keine Kontaktdaten bei der Stelle. Lässt du es stehen, fehlt deiner Stelle also genau das Gesicht, um das es in diesem Artikel geht.
• Was du wählst, siehst du an vier Stellen wieder: im Kontaktblock auf der Stellenseite, in den Stellenblöcken in Übersichten, auf der Profilseite des Teammitglieds (dort erscheint diese Stelle in seiner Liste) und in deinen Auswertungen pro Recruiter.
• Du siehst nur die Teammitglieder, die du sehen darfst. Mit der Rolle Manager ist das die ganze Liste; mit der Rolle Recruiter nur die Teammitglieder, die mit deinem Konto verknüpft sind, plus Unassigned.

Teammitglieder mit einem User mit der Rolle Recruiter verknüpfen

Ein User ist ein Login-Konto für das Dashboard; ein Teammitglied ist ein Profil auf deiner Website. Das sind getrennte Dinge: du kannst ein Teammitglied ohne Konto haben und ein Konto ohne Teammitglied. Verknüpft werden sie erst bei der Rolle Recruiter.

Das machst du im Benutzerbildschirm:

1. Geh zu Settings → Users & Permissions.
2. Öffne den User über den Stift, oder leg mit Create User einen an.
3. Wähl bei User role die Rolle Recruiter. Jetzt erscheint das Feld Team members.
4. Wähl bei Team members die Teammitglieder, zu denen diese Kollegin gehört. Meist ist das ihr eigenes Profil.
5. Klick auf Save & close.

Was diese Verknüpfung bewirkt:

Die Verknüpfung bestimmt außerdem, welche Stellen und Kandidaten eine Recruiterin sieht: alles, was an den verknüpften Teammitgliedern hängt. Verknüpfst du nichts, arbeitet sie nur mit dem, was sie selbst angelegt hat. Mehr dazu steht in Users: Zugriff geben, Rollen wählen und über dein ATS anmelden.

Teammitglieder, die aus deinem ATS kommen

Arbeitest du mit einem angebundenen ATS, musst du deine Recruiter meist nicht selbst anlegen. Bei jeder Stelle, die hereinkommt, schaut Booston, wer als Ansprechpartner daran hängt, und macht daraus ein Teammitglied. Welche Daten genau mitkommen, hängt von deinem ATS ab; siehe Dein ATS und Booston verbinden: welche Daten hin und her gehen.

So funktioniert das:

• Booston sucht zuerst, ob das Teammitglied schon existiert, anhand der internen Nummer aus deinem ATS und sonst anhand des Namens. Existiert es bereits, werden die Daten aktualisiert, statt dass eine zweite Karte hinzukommt.
• Ist das Teammitglied neu, wird es mit ausgeschaltetem Status angelegt. Das ist Absicht: so bestimmst du, wer auf deiner Website erscheint, und nicht dein ATS. Du findest es unten in der Übersicht als graue Karte.
• Jedes Teammitglied aus deinem ATS bekommt die Kennzeichnung ATS neben dem Namen, mit dem Text Imported via ATS, wenn du mit der Maus darüber fährst. So siehst du auf einen Blick, welche Profile von der Anbindung gepflegt werden und welche du selbst erstellt hast.
• Liefert dein ATS bei einer Stelle keinen Ansprechpartner, fällt Booston auf Unassigned zurück. Die Stelle kommt dann ganz normal herein, nur ohne Gesicht.

Was du bei einem ATS-Teammitglied selbst änderst und was nicht

Öffnest du so ein Teammitglied, sind die Felder aus deinem ATS ausgegraut. Das sind meist Name, Funktion, E-Mail-Adresse und Telefonnummer. Sie sind nicht kaputt: sie werden bei jedem Import überschrieben, eine Änderung in Booston würde also innerhalb weniger Minuten verschwinden. Stimmt so ein Wert nicht, ändere ihn in deinem ATS.

Alles, was dein ATS nicht mitliefert, füllst du sehr wohl selbst aus — und das bleibt stehen:

• das Porträtfoto, wenn dein ATS keines mitschickt;
• den ausführlichen Text auf der Profilseite;
• die Social-Links;
• die zusätzlichen Bilder und das Video;
• die SEO-Felder und den Standort.

Ein Teammitglied bearbeiten, deaktivieren oder löschen

Bearbeiten machst du mit dem Stift auf der Karte. Du bekommst dasselbe Panel wie beim Anlegen, jetzt mit dem Titel Edit: <Name>. Schließ mit Save & close ab; mit Cancel verwirfst du deine Änderungen.

Deaktivieren machst du mit dem Schalter oben rechts auf der Karte. Das wirkt sofort und ist der sichere Weg, jemanden von deiner Website zu nehmen:

• das Teammitglied verschwindet von deiner Website, auch aus den Teamübersichten;
• seine Profilseite ist nicht mehr erreichbar;
• die Stellen bleiben mit ihm verknüpft und bleiben online;
• schaltest du den Schalter wieder an, ist alles zurück wie zuvor.

Löschen machst du mit dem Papierkorb, und das ist endgültig. Weil Stellen an einem Teammitglied hängen, fragt Booston zuerst, wohin diese sollen:

1. Klick auf den Papierkorb. Das Fenster Delete Team Member öffnet sich.
2. Wähl bei Reassign jobs to die Kollegin, welche die Stellen übernimmt, oder Unassigned, wenn es vorerst keinen Ansprechpartner geben muss.
3. Klick auf Delete.
4. Prüf im Fenster Confirm Deletion den Namen und wohin die Stellen gehen, und bestätige mit Confirm Delete.

Was du nicht selbst regeln kannst

• Welche Felder ein Teammitglied hat und welche Pflicht sind — das steht bei den Recruiter-Attributen. Du kommst über Settings → Attributes → Recruiter Attributes selbst dorthin, aber es betrifft jedes Teammitglied gleichzeitig. Bist du unsicher, schreib an support@booston.io.
• Welche Daten dein ATS mitschickt — das ist das Mapping der Anbindung. Das richten wir gemeinsam mit deinem ATS-Anbieter ein. Schreib an support@booston.io, wenn ein Feld fehlt oder der falsche Wert hereinkommt.
• Wie Teammitglieder auf deiner Website gezeigt werden — die Blöcke, die Reihenfolge der Felder und ob ein Block nur geboostete Teammitglieder zeigt, steckt im Design deiner Website. Schreib an support@booston.io, was du erreichen willst.
• Das Profil Unassigned löschen — das ist die Rückfalloption des Systems und bleibt bestehen.

Probleme lösen

Ein Teammitglied steht nicht auf der Website

Prüf drei Dinge: steht der Schalter auf der Karte an, ist die Sprache deines Besuchers bei Languages aktiv, und ist für diese Sprache ein Slug ausgefüllt? Fehlt eines davon, überspringt Booston das Profil in dieser Sprache.

Bei der Stelle steht kein Ansprechpartner

Die Stelle steht auf Unassigned. Öffne die Stelle, wähl bei Select a recruiter die richtige Kollegin und speichere. Ist das Feld ausgegraut, kommt die Stelle aus deinem ATS und du änderst die Recruiterin dort.

Ein Feld im Bearbeitungsbildschirm ist ausgegraut und ich kann nichts eingeben

Dieses Teammitglied kommt aus deinem ATS, und dieses Feld wird bei jedem Import überschrieben. Ändere es in deinem ATS; innerhalb weniger Minuten steht es auch in Booston.

Dieselbe Kollegin steht zweimal in der Übersicht

Meist wurde ein Teammitglied erst manuell angelegt und kam danach über die Anbindung noch einmal herein, unter einer leicht anderen Schreibweise des Namens. Entscheide, welche Karte du behältst — meist die mit der Kennzeichnung ATS — und lösch die andere, wobei du die Stellen der richtigen Karte zuweist.

Die neue Reihenfolge ist nach dem Neuladen wieder weg

Nach dem Verschieben musst du auf Save Order klicken. Diese Schaltfläche erscheint erst, sobald du etwas verschoben hast.

Ich sehe die Schaltfläche Create nicht

Anlegen gehört zur Rolle Manager. Hast du die Rolle Recruiter, bitte eine Kollegin mit der Rolle Manager, das Teammitglied anzulegen.

Häufig gestellte Fragen

Braucht jede Recruiterin einen User und ein Teammitglied?

Nein. Eine Kollegin, die nur bei Stellen gezeigt werden soll, braucht nur ein Teammitglied. Eine Kollegin, die im Dashboard arbeitet, braucht einen User. Arbeitet sie im Dashboard und steht sie bei Stellen, willst du beides, verknüpft über das Feld Team members.

Kann ein Teammitglied an mehreren Stellen hängen?

Ja, an so vielen wie du willst. Umgekehrt nicht: eine Stelle hat immer genau ein Teammitglied.

Kann ich ein Teammitglied für eine Abteilung oder eine allgemeine Adresse anlegen?

Das geht: trag bei Recruiter name zum Beispiel den Abteilungsnamen ein und nutz eine allgemeine E-Mail-Adresse. Sei dir aber bewusst, dass ein Name und ein Gesicht nachweislich besser funktionieren als eine Abteilung.

Was passiert mit den Stellen, wenn ich ein Teammitglied deaktiviere?

Nichts. Sie bleiben online und bleiben mit ihm verknüpft; nur seine Daten werden nicht mehr gezeigt. Soll die Stelle einen anderen Ansprechpartner bekommen, ändere die Recruiterin bei der Stelle selbst.

Warum kann ich die E-Mail-Adresse eines Teammitglieds nicht ändern?

Dann kommt dieses Teammitglied aus deinem ATS, und die E-Mail-Adresse ist ein Feld, das die Anbindung pflegt. Ändere es in deinem ATS.

Zählt ein Teammitglied für mein Abonnement?

Nein. Teammitglieder sind Profile, keine Login-Konten. Nur User zählen mit.

Demnächst

• Ein einheitlicher Block mit Name und Foto im ganzen Dashboard. Die Art, wie ein Teammitglied bei Stellen, Kandidaten und in den Übersichten gezeigt wird, wird angeglichen, sodass du überall dasselbe Foto, denselben Namen und dieselbe Ausrichtung siehst. Sobald das live ist, aktualisieren wir diesen Artikel.
• Mehr ATS-Anbindungen, die Teammitglieder mitschicken. Wir erweitern die Zahl der Anbindungen, die den Ansprechpartner bei einer Stelle automatisch mitliefern. Sobald das live ist, aktualisieren wir diesen Artikel.

Brauchst du Hilfe?

Kommst du nicht weiter, oder bist du unsicher, welches Teammitglied zu welcher Stelle gehört? Schreibe an support@booston.io oder ruf 085 0044 215 an und nenne:

• den Namen deiner Umgebung;
• was du erreichen willst;
• die Meldung, die du siehst, wenn es eine Fehlermeldung gibt.

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