Deine Recruiter arbeiten in Bullhorn. Dort liegen die Stellen, dort liegen die Kandidaten, dort wird die Nachverfolgung gepflegt. Und daneben steht deine Karriereseite, auf der dieselbe Stelle ein zweites Mal eingegeben werden muss und auf der Bewerbungen eingehen, die jemand von Hand nach Bullhorn überträgt. Jede Stelle, die du an zwei Orten pflegst, läuft früher oder später auseinander.

Die Bullhorn-Verbindung nimmt dir diese Doppelarbeit ab. Booston liest deine Job Orders direkt aus Bullhorn und stellt sie online; Bewerbungen laufen in die andere Richtung und werden in Bullhorn als Candidate mit Lebenslauf, Anschreiben und JobSubmission angelegt. Das Ziel: Bullhorn bleibt der Ort, an dem du arbeitest, und alles, was sich dort an Stellen ändert, steht ohne Abtippen auch auf deiner Seite — mit den Bewerbern sauber zurück in Bullhorn.

Nach diesem Artikel weißt du genau, welche Daten in welche Richtung fließen, was die Verbindung heute leistet und was noch nicht, wie die Einrichtungsbildschirme des ATS connector aufgebaut sind und was du lieferst, um live zu gehen. Die Einstellungen findest du unter Settings → Connect → ATS.

Bevor du beginnst

• Du brauchst die Rolle Manager, um zu Settings → Connect zu gelangen. Mit der Rolle Recruiter siehst du diesen Bildschirm nicht.
• Du brauchst ein API-Konto in Bullhorn: einen Benutzernamen mit Passwort und eine OAuth client id mit client secret. Das beantragst du beim Bullhorn Support; rechne mit ein paar Arbeitstagen.
• Die Einrichtung übernehmen wir. Du lieferst die Daten, wir tragen sie ein, schalten die Verbindung frei und gehen den ersten Import gemeinsam mit dir durch.
• Lege vorab fest, welche Job Orders online dürfen. Das hältst du im Qualifier fest — siehe Die Verbindung einrichten: der Einrichtungsbildschirm Schritt für Schritt.

Was dir die Verbindung bringt

Kurz, denn der Rest dieses Artikels handelt von der Praxis:

• Keine doppelte Eingabe. Eine Job Order, die in Bullhorn auf veröffentlichen steht, ist innerhalb von zehn bis zwanzig Minuten online — inklusive Texten, Standort, Veröffentlichungsdaten und Attributen.
• Keine abgetippten Bewerber. Jede Bewerbung landet als Candidate in Bullhorn, mit Lebenslauf und Anschreiben als Datei und einer JobSubmission auf der richtigen Job Order.
• Mehr aus deinen Lebensläufen. Booston lässt Bullhorn den Lebenslauf parsen und schreibt Ausbildung, Berufserfahrung und Skills direkt auf den Kandidaten.
• Herkunft in Bullhorn sichtbar. Die Quelle der Bewerbung wandert mit der JobSubmission mit, sodass du in Bullhorn siehst, über welchen Kanal ein Kandidat gekommen ist.
• Eine einzige Wahrheit. Was in Bullhorn steht, gewinnt. Du musst nie überlegen, welches System recht hat.

Welche Daten in welche Richtung fließen

Die Verbindung ist keine Kopie von Bullhorn. Sie ist eine Reihe vereinbarter Datenströme, jeder mit eigener Richtung.

Zwei Dinge sind dabei gut zu wissen:

• Bullhorn bestimmt über die Stellen. Änderst du ein verknüpftes Feld in Booston, wird es bei der nächsten Synchronisation mit dem Wert aus Bullhorn überschrieben.
• Booston bestimmt über die Bewerber. Eine Bewerbung entsteht in Booston und wird danach in Bullhorn angelegt.

Job Orders von Bullhorn nach Booston

In jeder Runde fragt Booston deine Job Orders mit dem vereinbarten Qualifier ab und verarbeitet die Differenz zur letzten Runde. Standard ist isOpen:true, also alle offenen Job Orders.

Pro Job Order geht das mit:

• Der Veröffentlichungstext (publicDescription) und der Titel.
• Die Adresse: Straße, Postleitzahl, Ort, Region und Land. Booston ermittelt die Koordinaten selbst, damit die Stelle auf der Karte erscheint und bei der Umkreissuche gefunden wird.
• Die Veröffentlichungsdaten: dateLastPublished (sonst dateAdded) als Startdatum und dateEnd als Enddatum.
• Die Gehaltsspanne, die Booston als Minimum und Maximum festhält. Bullhorn liefert Beträge in Euro.
• Die Attribute, die du eingerichtet hast, etwa employmentType, educationDegree, hoursPerWeek, clientCorporation und deine eigenen Custom-Text-Felder.
• Der Owner der Job Order, der als Recruiter an der Stelle hängt.

Liefert Bullhorn eine Job Order nicht mehr, pausiert Booston die Stelle. Sie geht offline, bleibt aber bestehen, inklusive Bewerbungen, Statistiken und Kampagnenhistorie. Kommt sie später aus Bullhorn zurück, wird dieselbe Stelle wieder aktiv.

Bewerber von Booston nach Bullhorn

Alles, was über Booston hereinkommt, geht nach Bullhorn: Bewerbungen auf eine Stelle, Initiativbewerbungen und Kandidaten, die du selbst anlegst. Das passiert in vier Schritten, direkt nachdem der Kandidat das Formular abgeschickt hat.

1. Booston sucht in Bullhorn per E-Mail-Adresse, ob der Kandidat schon existiert. Wenn ja, wird dieser Candidate aktualisiert, statt einen zweiten anzulegen.
2. Der Lebenslauf und das Anschreiben werden als Datei an den Candidate gehängt, mit den Dateitypen CV und Motivatiebrief.
3. Der Lebenslauf läuft durch den Resume Parser von Bullhorn. Ausbildungen kommen als Candidate Education an, Berufserfahrung als Candidate Work History, und erkannte Skills werden mit deiner Skill-Liste in Bullhorn abgeglichen und als Primary Skills gesetzt.
4. Es wird eine JobSubmission zwischen dem Kandidaten und der Job Order angelegt, mit dem Status New Lead. Existierte sie bereits, überspringt Booston sie — du bekommst also keine doppelten Bewerbungen.

Welche Felder mitgehen, bestimmst du selbst. Exportiert werden nur Kandidatenattribute, die aktiv sind und automatisch aus dem ATS befüllt werden. In der Praxis heißt das:

Attributwerte aus Bullhorn

Neben den Stellen holt Booston nachts die Auswahllisten hinter deinen Kandidatenattributen aus den Feldeinstellungen von Bullhorn. Fügst du in Bullhorn einen Wert hinzu, etwa bei einem Bildungsniveau, steht er am nächsten Tag auch in Booston — mit demselben internen Code, damit ein Export immer auf dem richtigen Wert landet. Werte, die in Bullhorn verschwinden, werden in Booston deaktiviert.

Was die Verbindung heute noch nicht leistet

Ehrlich ist ehrlich: drei Dinge, die andere ATS-Verbindungen können, stecken in der Bullhorn-Verbindung noch nicht drin.

• Keine Echtzeit-Updates. Bullhorn gibt Booston bei einer Änderung kein Signal. Die Verbindung arbeitet periodisch; siehe Wie schnell eine Änderung ankommt.
• Keine Status- und Bewertungssynchronisation. Setzt ein Recruiter einen Kandidaten in Bullhorn auf abgelehnt oder vergibt er eine Bewertung, kommt das nicht nach Booston zurück. Der Schalter Candidate review score and status import ist zwar da, bewirkt bei Bullhorn aber noch nichts.
• Keine Veröffentlichungs-URL zurück. Die URL, unter der die Stelle online steht, wird nicht in die Job Order geschrieben. Auch Postback job URL export hat bei Bullhorn also keine Wirkung.

Die Verbindung einrichten: der Einrichtungsbildschirm Schritt für Schritt

Der ATS connector ist ein Assistent aus fünf Schritten. Solange die Verbindung noch nicht aktiv ist, durchläufst du ihn von links nach rechts: Select ATS → Main settings → Functionality → Custom mappings → Activation. Der Schritt Custom mappings erscheint nur bei ATS-Systemen, die zusätzliche Feldzuordnungen brauchen, und Bullhorn ist eines davon.

Schritt 1: Select ATS

Eine Auswahlliste mit allen ATS-Systemen, die Booston unterstützt, jeweils mit eigenem Logo. Wähle Bullhorn. Ab diesem Moment weiß der Bildschirm, welche Felder er in den nächsten Schritten zeigen muss — der Assistent ist je ATS anders.

Schritt 2: Main settings

Hier steht die Verbindung selbst. Bullhorn nutzt OAuth, deshalb sind vier Angaben nötig statt zwei.

Zwei Felder verdienen besondere Aufmerksamkeit.

ATS qualifier bestimmt, welche Job Orders Booston abruft. Standard ist isOpen:true: alle offenen Job Orders. Willst du nur die Stellen, die du auch wirklich veröffentlichst, wird daraus zum Beispiel isOpen:true AND isPublic:1. Du kannst hier alles hinterlegen, was Bullhorn auch in seiner eigenen Suche akzeptiert — Filtern nach Status, Label oder Abteilung funktioniert also ebenfalls.

Fields ist für die Fälle, in denen du in Bullhorn etwas in einem eigenen Feld führst, das Booston standardmäßig nicht mitnimmt. Booston holt ohnehin schon einen festen Satz Felder — Titel, Texte, Adresse, Daten, Gehalt, Stunden, Bildungsniveau, Vertragsart, Auftraggeber und mehrere Custom-Text-Felder. Liegt deine Angabe außerhalb davon, trägst du den Feldnamen hier ein, und wir können ihn danach mit einem Attribut verknüpfen.

Schritt 3: Functionality

Hier schaltest du je Datenstrom ein oder aus. Bei Bullhorn siehst du nur den Block Sync; der Block mit den Echtzeit-Einstellungen erscheint nicht, weil Bullhorn keine Webhooks an Booston schickt.

Schritt 4: Custom mappings

Bei Bullhorn ist das ein einziges Feld: die Quelle, die auf einem neuen Kandidaten gesetzt wird. Trägst du hier zum Beispiel Direkt beworben ein, bekommt jede Bewerbung ohne erkennbare Kampagnenquelle diesen Wert auf der JobSubmission. Kommt ein Kandidat doch über eine Kampagne, gewinnt die echte Quelle und du siehst in Bullhorn, woher die Bewerbung stammt.

Schritt 5: Activation

Der letzte Schritt schaltet die Verbindung ein. Ganz oben steht nicht ohne Grund eine rote Warnung: die vier Schalter hier greifen in deine gesamte Umgebung ein, auch in deine Kampagnen und deine Website.

• Apply default attribute settings for this ATS — legt die Standard-Attributeinrichtung für Bullhorn an. An bei einer neuen Verbindung, aus, wenn du deine Attribute bereits selbst eingerichtet hast.
• Purge existing jobs and reload from ATS — verwirft die bestehenden Stellen und holt alles neu.
• Purge existing job attribute values and reload from ATS — leert die Attributwerte und füllt sie neu aus Bullhorn.
• Purge all recruiters and reload from ATS — ersetzt deine Recruiter durch die Owner aus Bullhorn.

Klick danach auf Save. Ab diesem Moment holt Booston deine Job Orders.

Der Bildschirm, wenn die Verbindung läuft

Sobald die Verbindung aktiv ist, wird aus Settings → Connect → ATS statt eines Assistenten ein Dashboard. Du siehst dann zwei Karten.

Oben die Karte ATS mit der Meldung You are connected und einer Schaltfläche Disconnect. Darunter die Karte Settings, mit denselben Blöcken wie im Assistenten, jetzt als aufklappbare Bereiche:

• Main Settings — die Verbindung und der Qualifier.
• Ats Functions — die Schalter je Datenstrom.
• Custom mappings — die Quelle für neue Kandidaten.

Änderst du etwas in einem dieser Blöcke, speicherst du es mit der Schaltfläche Save unten in der Karte Settings.

Wie schnell eine Änderung ankommt

Bullhorn schickt bei einer Änderung kein Signal, also fragt Booston zu festen Zeitpunkten selbst an. Das ist der Rhythmus:

In der Praxis heißt das: eine Änderung in Bullhorn steht meist innerhalb von zehn bis zwanzig Minuten auf deiner Seite. Es passiert nur etwas, wenn sich auch wirklich etwas geändert hat — Booston vergleicht jede Runde mit der vorherigen, was sowohl deine Umgebung als auch deine Bullhorn-API schont.

Attribute: was Bullhorn füllt und was du verwaltest

Attribute sind die Felder, mit denen du Stellen und Kandidaten beschreibst: Vertragsart, Stunden, Bildungsniveau, Region, Führerschein. In einer verbundenen Bullhorn-Umgebung werden die größtenteils automatisch gefüllt.

Pro Attribut entscheidest du selbst, woher der Wert kommt:

Noch zwei Dinge, die speziell für Bullhorn gelten:

• Die Attributwerte kommen ebenfalls aus Bullhorn. Booston liest die Auswahllisten aus den Feldeinstellungen von Bullhorn, inklusive der internen Codes. Dadurch landet ein Export immer auf dem richtigen Wert und nicht auf einem Text, der nur zufällig gleich heißt.
• Custom-Text-Felder lassen sich einfach verknüpfen. Führst du in Bullhorn ein eigenes Feld für zum Beispiel Branche oder Einsatzort, nehmen wir es über Fields in den Abrufsatz auf und verknüpfen es mit einem Attribut in Booston.

Was du nicht selbst regeln kannst

Ein Teil der Verbindung läuft bewusst über uns, weil ein falscher Wert hier dein ganzes Stellenangebot offline nehmen kann.

• Die Verbindung ein- oder ausschalten. Die Schaltfläche Disconnect ist im Bildschirm sichtbar, aber nutze sie nicht ohne Rücksprache: deine Stellen werden dann nicht mehr aktualisiert.
• Zugangsdaten ändern. Ändert sich etwas an deinem API-Benutzer, der client id oder dem Secret, sag uns Bescheid — dann passen wir es an und testen, ob die Verbindung noch steht.
• Den Qualifier anpassen. Sag uns, welche Job Orders mitmachen sollen; wir hinterlegen die passende Abfrage und prüfen, was dann hereinkommt.
• Ein neues Bullhorn-Feld verknüpfen. Gib den Feldnamen durch, dann nehmen wir ihn in Fields auf und verknüpfen ihn mit dem richtigen Attribut.
• Custom mappings ausfüllen. Die Quelle für neue Kandidaten stimmen wir auf dein Reporting in Bullhorn ab.
• Eine manuelle, vollständige Synchronisation starten. Praktisch nach einer großen Aufräumaktion in Bullhorn.

Alles oben Genannte regelst du mit einer Mail an support@booston.io.

Probleme lösen

Eine neue Job Order steht nicht in Booston

Meistens liegt es an der Job Order selbst und nicht an der Verbindung. Prüfe in Bullhorn, ob sie zum Qualifier passt — in der Standardeinstellung muss sie auf offen stehen — und ob die Veröffentlichungsdaten stimmen. Passt das und steht die Stelle nach zwanzig Minuten immer noch nicht in Booston, melde es mit der Job-Order-Nummer.

Eine Stelle ist noch online, obwohl sie in Bullhorn geschlossen ist

Die nächste Synchronisation pausiert sie. Warte eine Runde ab. Bleibt sie stehen, prüfe, ob die Job Order in Bullhorn wirklich außerhalb des Qualifiers liegt.

Eine Änderung im Stellentext kommt nicht an

Zwei Möglichkeiten. Entweder muss die Synchronisation noch laufen: gib ihr zehn bis zwanzig Minuten. Oder das betreffende Attribut synchronisiert nicht mit dem ATS, sodass Booston das Feld in Ruhe lässt. Das prüfst du unter Settings → Attributes.

Ein Kandidat steht in Booston, aber nicht in Bullhorn

Der Export ist hängen geblieben, zum Beispiel weil Bullhorn ein Feld abgelehnt hat. Der Kandidat ist nicht verloren: er steht vollständig in Booston. Melde es mit dem Namen des Kandidaten und der Stelle, dann stoßen wir es nachträglich an.

Der Lebenslauf hängt am Kandidaten, Ausbildung und Berufserfahrung aber nicht

Der Resume Parser von Bullhorn konnte die Datei nicht auslesen. Das passiert bei gescannten PDFs und bei Lebensläufen, die eigentlich ein Bild sind. Der Kandidat und die Lebenslauf-Datei wurden ganz normal angelegt; nur die automatische Anreicherung wurde übersprungen.

Ein Feld, das ich in Booston ändere, steht am nächsten Tag wieder da

Dann kommt dieses Attribut aus Bullhorn und dein ATS gewinnt. Ändere den Wert in Bullhorn, oder lass das Attribut entkoppeln, wenn du das Feld künftig selbst verwalten willst.

Plötzlich kommen gar keine Stellen mehr herein

Oft ist das die Verbindung: ein geändertes Passwort oder ein widerrufenes client secret auf der Bullhorn-Seite. Wir sehen das auf unserer Seite und melden uns, aber ein Hinweis über support@booston.io beschleunigt es.

Häufig gestellte Fragen

Kann ich eine Stelle in Booston anlegen, während Bullhorn verbunden ist?

Ja. Stellen, die du selbst in Booston anlegst, bleiben deine und werden nicht überschrieben. Sie werden nur nicht nach Bullhorn zurückgeschrieben — dieser Strom läuft in eine Richtung.

Was passiert, wenn sich dieselbe Person zweimal bewirbt?

Booston erkennt den Kandidaten an der E-Mail-Adresse und aktualisiert den bestehenden Candidate, statt einen zweiten anzulegen. Für die zweite Stelle kommt eine neue JobSubmission hinzu.

Sieht Booston meine gesamte Kandidatendatenbank?

Nein. Booston legt Kandidaten an und sucht per E-Mail-Adresse, ob jemand schon existiert. Kandidaten, die bereits in Bullhorn waren und sich nicht über Booston bewerben, bleiben dort.

Belastet die Verbindung meine Bullhorn-Umgebung?

Kaum. Booston fragt die Job Orders ab und vergleicht sie mit der vorherigen Runde; hat sich nichts geändert, passiert auch nichts weiter.

Kann ich mehrsprachige Stellen nutzen?

Ja, wenn deine Umgebung auf mehrsprachig steht. Bullhorn liefert den Text in einer Sprache; die übrigen Sprachen pflegst du in Booston.

Muss ich meine Attribute neu einrichten, wenn ich verbinde?

Nein. Beim Anschließen legen wir die Felder von Bullhorn neben die von Booston. Was passt, verknüpfen wir; was Bullhorn nicht liefert, pflegst du einfach weiter selbst.

Demnächst

• Die ATS-Verbindung als Schritt in der geführten Einrichtung. Neue Kunden richten ihr ATS künftig als festen Schritt beim Einrichten ihrer Umgebung ein, mit denselben Bildschirmen wie oben. Sobald das live ist, aktualisieren wir diesen Artikel.
• Eine deutlichere Meldung, wenn die Verbindung abbricht. Wenn Bullhorn die Anmeldung verweigert, wollen wir das sofort und erkennbar sehen statt als stille Störung. Sobald das live ist, aktualisieren wir diesen Artikel.

Brauchst du Hilfe?

Kommst du nicht weiter, oder bist du unsicher, ob es an Bullhorn oder an der Verbindung liegt? Schreib an support@booston.io oder ruf an unter 085 0044 215 und nenne:

• den Namen deiner Umgebung;
• was du erreichen willst;
• die Meldung, die du siehst, falls es eine Fehlermeldung gibt.

Möchtest du die Einstellungen lieber gemeinsam durchgehen? Buche eine kostenlose Online-Demo von 30 Minuten — dann gehen wir es zusammen durch. Job Done!