Je zet een vacature klaar in Carerix. Daarna moet diezelfde vacature op je werkenbij-site staan, in je campagnes meelopen en zichtbaar zijn op vacaturebanken. En als er iemand solliciteert, moet die kandidaat mét cv, motivatie en antwoorden weer terug in Carerix — bij de juiste vacature. Doe je dat met de hand, dan ben je iedere week uren kwijt aan overtypen en kloppen de cijfers alsnog niet.

De Carerix-koppeling regelt dat verkeer automatisch. Vacatures en publicaties komen uit Carerix binnen, sollicitanten en hun bestanden gaan terug, en statussen en beoordelingen blijven aan beide kanten gelijk. Nieuw is dat je de koppeling voortaan vanuit de Carerix-store kunt installeren, en dat je collega's daarna vanuit Carerix zelf in Booston werken zonder apart in te loggen. Het einddoel: je voert een vacature één keer op in Carerix, en alles wat Booston ermee doet — publiceren, adverteren, kandidaten terugsturen — loopt daarna vanzelf.

Aan het eind van dit artikel weet je welke gegevens er precies heen en weer gaan, kun je de koppeling zelf inrichten (via de store of handmatig), weet je hoe je vacatureteksten en attributen instelt, en snap je wat je collega's zien als ze vanuit Carerix op de Booston-tab klikken. Je vindt het scherm via Settings → Connect → Ats.

Voordat je begint

• Je hebt in Booston de rol Manager nodig en de module ATS connector moet aan staan.
• Aan de Carerix-kant heb je iemand met beheerrechten nodig: alleen een Carerix-beheerder mag een app installeren of een OAuth2-client aanmaken.
• Er zijn twee manieren om te koppelen. Installeren via de Carerix-store is de kortste route en vult de instellingen zelf in; handmatig koppelen kan altijd en is nodig als je omgeving niet via de store loopt.
• In de ATS-lijst staan twee Carerix-regels. Carerix is de actuele GraphQL-koppeling; Carerix (Deprecated) is de oude REST/XML-koppeling die alleen nog blijft werken voor klanten die er al op zitten. Nieuw inrichten doe je altijd op Carerix.
• Het gebruik van de Carerix-API kost je niets. Er is geen aparte licentie of afname nodig.

Wat de koppeling je oplevert

Kort, want de rest van dit artikel gaat over inrichten en gebruiken:

• Geen dubbel werk. Je voert de vacature één keer op in Carerix. Titel, teksten, attributen en de recruiter komen automatisch mee.
• Alles binnen tien minuten actueel. Publiceer of pas iets aan in Carerix en het staat kort daarna in Booston, op je site en in je campagnes.
• Sollicitanten landen compleet in Carerix, inclusief cv, motivatiebrief, antwoorden op je eigen vragen en de herkomst van de sollicitatie.
• Beoordelingen blijven synchroon. De sterren die een recruiter in Carerix geeft zie je in Booston, en de Booston AI-matchscore schrijven we terug naar Carerix.
• Werken zonder tweede login. Je collega's openen een vacature in Carerix, klikken op de Booston-tab en staan direct in Booston. Zie Werken vanuit Carerix: de Booston-tab.
• Onbeperkt meertalig. Heb je meerdere talen in Carerix, dan komen alle talen mee.

Welke gegevens gaan er heen en weer

De koppeling is geen eenrichtingsverkeer. Dit is het complete overzicht van wat er wordt uitgewisseld, in welke richting en hoe vaak.

Carerix stuurt zelf geen wijzigingen naar Booston. De koppeling haalt de gegevens periodiek op, in de praktijk elke tien minuten. In de wizard zie je daarom wel een blok Real time connection settings, maar dat blijft bij Carerix leeg.

Van Carerix naar Booston

• Vacatures en publicaties. Booston haalt de publicaties op die aan je filter voldoen, zie De qualifier: welke publicaties komen binnen. Per publicatie komen de begin- en einddatum, de status en de werklocatie mee.
• Vacatureteksten. De tekstvelden uit Carerix landen in de titel- en beschrijvingsattributen van Booston. Werk je meertalig, dan krijgt elke taal zijn eigen tekst.
• Vacature-attributen. Branche, functiegroep, uren, salaris, opleidingsniveau, locatie: alles wat je in Carerix als waarde meegeeft, komt binnen als attribuutwaarde. Kent Booston een waarde nog niet, dan wordt die automatisch aangemaakt.
• Recruiters. De eigenaar van de vacature in Carerix wordt in Booston aan de vacature gekoppeld, inclusief naam en e-mailadres.
• Kandidaatstatus en beoordeling. Zet een collega een kandidaat in Carerix op een andere status of geeft hij sterren, dan neemt Booston dat over bij de bijbehorende sollicitatie.
• Keuzelijsten bij kandidaten. De waarden van je eigen keuzelijsten in Carerix worden dagelijks opgehaald, zodat je sollicitatieformulier dezelfde opties toont als Carerix kent.

Van Booston naar Carerix

Bij elke sollicitatie stuurt Booston in één keer een compleet kandidaatprofiel door. Wat er wordt meegestuurd, hangt af van welke velden op je sollicitatieformulier staan:

Daarnaast schrijft Booston de vacature-URL van je website terug in Carerix. Die vind je in Carerix terug op het tabblad Admin van de publicatie, zodat je vanuit Carerix meteen naar de gepubliceerde vacature kunt.

Carerix installeren via de store

Dit is de nieuwe en snelste route. Je installeert Booston als app in Carerix; de verbindingsgegevens worden dan automatisch aangemaakt en doorgegeven, zodat je zelf geen client-id's meer hoeft over te typen.

In Carerix doet een beheerder dit:

1. Open in Carerix het Marketplace-scherm met de beschikbare apps.
2. Zoek Booston op en klik op Install. Carerix maakt de benodigde toegang aan.
3. Klik na de installatie op Activate. Alleen een Carerix-beheerder kan een app activeren.

Daarna gebeurt het volgende aan de Booston-kant:

1. Booston ontvangt de installatie en zet je omgeving klaar.
2. Wij controleren de aanvraag en zetten de omgeving op actief. Hier zit dus een handmatige stap van onze kant; zolang die loopt zie je in de Booston-tab een wachtscherm.
3. Zodra de omgeving actief is, vullen we de Carerix-verbinding automatisch in: de adressen, de toegang en de standaardinstellingen. Ook de standaard mappings voor vacatures, attributen, recruiters en kandidaatstatussen worden meegenomen.
4. De eerste synchronisatie start automatisch. Vacature-import, kandidaatstatussen en het terugschrijven van de vacature-URL staan direct aan.

Je hoeft dus zelf niets in te vullen bij Main settings. Wel goed om te weten: de export van sollicitanten naar Carerix staat na een store-installatie uit. Die heeft twee verwijzingen nodig naar een bron in jouw eigen Carerix-omgeving, en die bestaat op een verse installatie nog niet.

Carerix handmatig koppelen

Loopt jouw omgeving niet via de store, dan richt je de koppeling zelf in. Je haalt eerst twee sets gegevens op in Carerix en vult die daarna in de wizard van Booston in.

In Carerix: een OAuth2-client aanmaken

1. Open het beheerpaneel van Carerix.
2. Ga naar Maintenance → Identity & Access.
3. Maak een nieuwe Confidential client aan en geef die een herkenbare naam, bijvoorbeeld Booston.
4. Vul bij Scope de waarde urn:cx/cx5Wrapper:data:manage in.
5. Genereer de client en bewaar de Client ID en de Client Secret. De secret is daarna niet meer op te vragen.

In Carerix: je verbindingsgegevens opzoeken

Na het aanmaken van de client staat er een link OpenID Configuration. Open die en zoek de waarde issuer. Die ziet er bijvoorbeeld zo uit:

"issuer": "https://id-s1.carerix.io/auth/realms/booston"

Uit die ene regel haal je twee waarden:

• ATS Base URL — het hostgedeelte zonder https://, in dit voorbeeld id-s1.carerix.io.
• ATS Customer — het laatste stuk na /realms/, in dit voorbeeld booston.

In Booston: de wizard doorlopen

Ga naar Settings → Connect → Ats en kies Carerix. Je doorloopt vijf stappen: Select ATS, Main settings, Functionality, Custom mappings en Activation.

Bij Main settings vul je in:

De qualifier: welke publicaties komen binnen

De qualifier is een filter op de publicaties in Carerix. Alleen publicaties die eraan voldoen komen naar Booston. De standaardwaarde is:

publicationStart <= (NSCalendarDate) '%actual_date%' AND (toMedium.mediumID = 1) AND (publicationEnd >= (NSCalendarDate) '%actual_date%' OR publicationEnd = nil) AND deleted=0

Vertaald naar gewone taal: haal alle publicaties op die vandaag lopen, die op medium 1 staan en die niet verwijderd zijn. Het mediumID verwijst naar het kanaal in Carerix; medium 1 is meestal de eigen website. Welk nummer bij jouw inrichting hoort kan per Carerix-omgeving verschillen, en een verkeerd ingestelde qualifier is de meest voorkomende oorzaak van "er komen geen vacatures binnen".

Functionality: kiezen wat de koppeling doet

Op de stap Functionality zet je per onderdeel aan of het meedoet.

Activation: de laatste stap

Op Activation staan vier schakelaars. De belangrijkste is Apply default attribute settings for this ATS: die zet in één keer de standaardinstellingen voor alle attributen klaar, afgestemd op Carerix. Zet die aan bij een nieuwe koppeling. De drie andere schakelaars gooien bestaande vacatures, attribuutwaarden of recruiters weg en laden alles opnieuw uit Carerix.

Klik daarna op Save. De eerste synchronisatie start automatisch.

Vacatureteksten en attributen instellen

Na de eerste import bepaal je hoe de binnengekomen informatie op je site wordt getoond. Dat doe je op Settings → Attributes → Job attributes. Heb je Apply default attribute settings for this ATS aangezet, dan staat het meeste al goed en gebruik je dit scherm alleen voor de puntjes op de i.

Per attribuut kun je instellen:

• Label — de kop zoals de bezoeker die op je site ziet.
• Tekst zoeken — of de waarde meetelt in de zoekfunctie van je site.
• Zoekvolgorde — de volgorde waarin de attributen worden getoond.
• Op de vacature detailpagina — of het attribuut op de vacaturepagina staat.
• In vacaturebox — of het attribuut in het vacatureoverzicht meekomt.
• In vacature alert e-mail — of het attribuut in de vacature-alert wordt genoemd.
• Automatisch invullen door ATS — of Carerix deze waarde vult. Staat dit uit, dan vul je de waarde in Booston zelf in en laat de synchronisatie hem met rust.

Controleer het resultaat via Recruitment → Jobs en klik op een vacature.

Vacatures publiceren en kandidaten ontvangen

Staat de koppeling, dan bepaal je vanuit Carerix welke vacatures naar Booston gaan. Dat doe je met een publicatie.

Zo maak je een publicatie aan in Carerix:

1. Vul de vacature volledig in, met alle velden die je in Booston wil terugzien.
2. Ga naar het tabblad Publicaties en maak een nieuwe publicatie aan.
3. Vul eventueel een begin- en einddatum in. Laat je de einddatum leeg, dan blijft de publicatie doorlopen.
4. Zet de status op een publicerende waarde, bijvoorbeeld Gepubliceerd.
5. Kies het medium dat je met Booston hebt afgesproken — hetzelfde medium als in je qualifier.
6. Klik op Opslaan.

Bij de eerstvolgende synchronisatie staat de vacature in Booston. Haal je een publicatie weg of loopt de einddatum af, dan verdwijnt de vacature ook weer uit Booston en van je site.

Sollicitanten gaan de andere kant op. Zodra iemand solliciteert via je website of via een campagne, stuurt Booston het volledige profiel door naar Carerix bij de juiste vacature.

Werken vanuit Carerix: de Booston-tab

Dit is de nieuwste toevoeging aan de koppeling. Heb je Booston via de store geïnstalleerd, dan krijgt je team er in Carerix een tabblad bij: Adverteren met Booston, op de vacature en op de match. Eén klik en je collega staat in Booston, binnen het scherm van Carerix, zonder tweede login. Achter de schermen herkent Booston wie er klikt en maakt zo nodig een account aan.

Wat je collega op die tab ziet:

Twee dingen om rekening mee te houden:

• Staat de vacature op pauze in Booston, dan opent de tab op Cost & Performance en kun je geen campagnes beheren. Activeer de vacature eerst.
• Nieuwe collega's moeten misschien nog worden vrijgegeven. Komt iemand voor het eerst via Carerix binnen, dan maakt Booston automatisch een user aan. Of die meteen kan werken hangt af van de instelling Auto-activate iFrame / SSO users. Staat die uit, dan ziet je collega de melding User has been paused. Please contact a Booston manager. en moet een Manager de user activeren. Hoe dat werkt staat in Users: toegang geven, rollen kiezen en inloggen via je ATS.

Beoordelingsscores synchroniseren

De koppeling houdt beoordelingen van 1 tot 5 sterren aan beide kanten gelijk, in twee richtingen:

• Import. Geeft een recruiter in Carerix sterren aan een kandidaat, dan neemt Booston die over bij de bijbehorende sollicitatie.
• Export. De beoordeling uit Booston of de Booston AI-matchscore schrijven we terug naar Carerix, zodat je collega's daar direct zien welke sollicitaties de moeite waard zijn.

Je zet dit aan door bij het kandidaatattribuut score de optie Automatisch invullen door ATS aan te zetten, en op de stap Functionality de optie Candidate review score and status import aan te zetten.

Optioneel: extra velden in Carerix

Wil je meer sturing vanuit Carerix, dan kun je daar een paar extra velden aanmaken. Dat doe je in Carerix via Maintenance → Admin → Tables en de knop + new.

Deze velden zijn optioneel. Laat je ze weg, dan werkt de koppeling gewoon; je stuurt de betreffende zaken dan vanuit Booston aan.

Wat je niet zelf kunt regelen

Een paar dingen lopen met opzet via ons, omdat ze buiten je eigen omgeving liggen of niet terug te draaien zijn:

• De kandidaat-export aanzetten na een store-installatie — hiervoor moeten twee verwijzingen naar een bron in jouw Carerix worden ingevuld. Mail support@booston.io.
• Afwijkende mappings — waarden die niet één-op-één op de standaard aansluiten worden door ons ingericht op de stap Custom mappings. Hier kunnen kosten aan verbonden zijn.
• Auto-activate iFrame / SSO users aan- of uitzetten — bepaalt of collega's die via Carerix binnenkomen meteen mogen werken. Mail support@booston.io met de gewenste stand.
• De statusmapping tussen Carerix en Booston — welke Carerix-status op welke Booston-status uitkomt verschilt per omgeving en zetten wij voor je klaar. Standaard hangt Placed by us aan Hired.
• Het goedkeuren van een omgeving die via de store binnenkomt — dat is een controle van onze kant en gebeurt in het aanmeldproces.

Problemen oplossen

Er komen geen vacatures binnen

In bijna alle gevallen ligt dit aan de qualifier of aan het medium van je publicatie. Controleer of de publicatie in Carerix op hetzelfde medium staat als in je qualifier, of de begindatum al is verstreken en of de einddatum nog niet voorbij is. Klopt dat allemaal, mail dan support@booston.io met de naam van je omgeving en een voorbeeldvacature.

Vacatures staan opeens allemaal op pauze

Dat is meestal een teken dat de laatste import niets teruggaf. Zet Skip job import on zero results aan als dat nog niet zo is en mail ons; wij kunnen een volledige import forceren zodat alles weer actief wordt.

Ik open de Booston-tab in Carerix en zie "importing job"

De vacature is in Carerix nog niet gepubliceerd, of de publicatie voldoet niet aan de qualifier. Maak eerst een publicatie aan op het juiste medium; daarna is de vacature bij de eerstvolgende synchronisatie in Booston bekend.

Een sollicitant hangt in Carerix aan de verkeerde persoon

Carerix voegt kandidaten samen op basis van eigen regels, bijvoorbeeld achternaam plus geboortedatum of postcode plus geboortedatum. Bij testen kom je dit snel tegen omdat testkandidaten vaak dezelfde gegevens delen. Gebruik voor elke test een unieke achternaam, geboortedatum en postcode.

De antwoorden op mijn eigen vragen komen niet in Carerix

Controleer of het kandidaatattribuut is gekoppeld aan een keuzelijst in Carerix. Voor keuzelijsten zijn er drie plekken beschikbaar; heb je meer dan drie keuzelijstvragen op je formulier staan, dan komen alleen de eerste drie in Carerix terecht.

Een attribuutwaarde staat dubbel in de lijst

Meestal komt er een waarde binnen die net iets anders is geschreven dan een bestaande. Mail support@booston.io; wij kunnen de waarden samenvoegen en een volledige import draaien.

Veelgestelde vragen

Hoe snel staat een wijziging uit Carerix in Booston?

Binnen tien minuten. De koppeling haalt periodiek op; Carerix stuurt zelf geen wijzigingen door.

Kan ik in Booston een vacaturetekst aanpassen die uit Carerix komt?

Dat kan, maar bij de eerstvolgende synchronisatie wordt hij overschreven zolang Automatisch invullen door ATS aan staat voor dat attribuut. Wil je een veld in Booston zelf beheren, zet die optie dan uit voor dat ene attribuut.

We zitten nog op Carerix (Deprecated). Moeten we over?

De oude koppeling blijft werken, maar nieuwe functionaliteit komt alleen op de actuele koppeling. De Booston-tab in Carerix en de installatie via de store werken alleen op de nieuwe. Mail support@booston.io als je wil overstappen; wij plannen dat samen in.

Werkt de koppeling ook met meerdere talen?

Ja, zonder limiet. Zet Multilingual aan en zorg dat je vacature in Carerix de talen bevat die je nodig hebt.

Kost het gebruik van de Carerix-API extra?

Nee. Carerix rekent niets voor het API-gebruik en je hebt er geen aparte module voor nodig.

Wat gebeurt er als iemand de app in Carerix uitzet?

De Booston-tab verdwijnt en collega's kunnen niet meer via Carerix inloggen. Je vacatures, kandidaten en campagnes in Booston blijven gewoon staan.

Binnenkort

• Meer Booston in de Carerix-tab. De tab groeit uit tot een volwaardig werkscherm: naast het aanzetten van campagnes zie je straks ook alle lopende campagnes van een vacature in één overzicht. Zodra dit live staat, werken we dit artikel bij.
• Een soepelere start voor nieuwe omgevingen. We maken de stap tussen installeren in de store en werken in Booston korter, zodat er minder handwerk van onze kant tussen zit. Zodra dit live staat, werken we dit artikel bij.

Hulp nodig?

Kom je er niet uit, of twijfel je welke instelling bij jouw Carerix-omgeving past? Mail support@booston.io of bel 085 0044 215 en vermeld:

• de naam van je omgeving;
• wat je wil bereiken;
• de melding die je ziet, als er een foutmelding is.

Wil je liever samen door de instellingen lopen? Boek een gratis online demo van 30 minuten — dan lopen we het samen door. Job Done!