ForceFlow ATS-koppeling met Booston

De koppeling tussen ForceFlow en Booston zorgt ervoor dat je eenvoudig vacatures kunt publiceren en sollicitaties automatisch terugziet in ForceFlow. In dit artikel leggen we stap voor stap uit hoe de koppeling werkt, hoe je deze instelt en wat je ermee kunt doen.

Nieuw: de ForceFlow-koppeling ondersteunt nu webhooks. Daarmee worden vacaturewijzigingen vrijwel direct verwerkt in plaats van alleen via de periodieke synchronisatie. Het instellen van de webhook is onderdeel van het activeren van de koppeling.

Inhoud

• Functies en specificaties
• Hoe werkt de koppeling?
• Stap 1: API-key aanvragen en delen
• Stap 2: Koppeling instellen in Booston
• Stap 3: Webhooks activeren
• Stap 4: Publicatieteksten instellen
• Stap 5: Overige vacature-attributen instellen
• Vacatures publiceren vanuit ForceFlow
• Kandidaten ontvangen in Booston
• Beoordelingsscores synchroniseren
• Hulp nodig?

Functies en specificaties

Hoe werkt de koppeling?

De koppeling wisselt vacatures en kandidaten automatisch uit tussen ForceFlow en Booston:

• Vacatures opvoeren: je voert een vacature op in het ForceFlow ATS.
• Import naar Booston: de vacature wordt doorgestuurd naar Booston.
• Website en campagnes: Booston plaatst de vacature op je website en kan campagnes starten op vacaturebanken en social media.
• Terugkoppeling: sollicitaties die via deze kanalen binnenkomen, worden via Booston teruggestuurd naar ForceFlow.

Stap 1: API-key aanvragen en delen

• Vraag je persoonlijke ForceFlow API-key op via de ForceFlow-documentatie of je accountmanager.
• Deel deze API-key met je contactpersoon bij Booston. Booston gebruikt de key om de koppeling in te richten.

De API-key is inbegrepen in je ForceFlow-abonnement. Hieraan zijn geen extra kosten verbonden.

Meer informatie over het aanmaken van een ForceFlow API-key.

Stap 2: Koppeling instellen in Booston

• Ga in Booston naar Instellingen > Koppelingen.
• Zet bij de Booston.io key het vinkje Gebruik Booston.io aan.

Booston neemt daarna het tijdrovende werk over en vergroot de zichtbaarheid van je vacatures op de kanalen die voor jou het verschil maken.

Op de Functionality-stap van de wizard zet je de gewenste datastromen aan. Onderstaande opties bepalen wat er tussen ForceFlow en Booston wordt uitgewisseld:

Op de laatste wizardstap Activation staat de optie Apply default attribute settings for this ATS. Zet deze optie bij voorkeur aan. Hiermee worden alle standaard-attribuutinstellingen voor ForceFlow direct geactiveerd, correct gelabeld en compleet klaargezet. Daarna kun je losse attributen nog naar wens afstemmen.

Stap 3: Webhooks activeren

Bij het activeren van de koppeling stel je de webhook in, zodat wijzigingen direct doorkomen in Booston.

• Klik bij de Booston.io-koppeling op het webhook-icoon rechts in de rij om de koppeling verder te bewerken.
• Vul bij Webhook URL je Booston-domeinnaam in en zet daar /webhook/process achter.
• Voorbeeld: https://forceflow.booston.io/webhook/process
• Laat Taal op Automatisch staan.
• Klik op Test. Bij een juiste instelling verschijnt onderaan Status 200.
• Klik op Aanpassen om op te slaan.

Wat de webhook doet: Booston ontvangt een melding via HTTP POST bij elke vacaturewijziging. Dit kan gaan om een wijziging van de publicatiestatus of van de inhoud van een gepubliceerde vacature.

Technische toelichting: de webhook stuurt alleen het ID van de gewijzigde vacature mee. Booston haalt vervolgens het volledige actuele record op via de ForceFlow API.

Stap 4: Publicatieteksten instellen

Ga naar Instellingen > Attributen. Stel de vacaturetekst in zoals je wilt in de sectie titel- en beschrijvingsattributen.

Elk van de tekstvelden is gekoppeld aan een ForceFlow-tekstveld:

Aan de Booston-zijde optimaliseer je de tekstattributen:

• Zet je een attribuut op inactief, dan importeren we het gekoppelde tekstveld niet vanuit ForceFlow.
• Wil je dat ForceFlow de informatie invult, zet dan Automatisch invullen door ATS aan.
• Is het attribuut actief, maar staat Automatisch invullen door ATS uit? Dan kun je op elk moment handmatig inhoud toevoegen in Booston.

Bewerk het attribuut:

• Label: geef het tekstattribuut een gewenste kop.
• Tekst zoeken: bepaal of het tekstattribuut wordt meegenomen bij een zoekopdracht op de website.
• Zoekvolgorde: bepaal in welke volgorde de attributen worden getoond, bijvoorbeeld op de vacaturepagina.
• Op de vacature detailpagina: bepaal of de tekst zichtbaar is op de vacaturepagina.
• In vacaturebox: bepaal of de tekst wordt gebruikt als introductie in een vacaturelijst.

Controleer het resultaat via Werving > Vacatures en klik op een vacature.

Opmerking: zorg ervoor dat er ten minste één vacature is gepubliceerd in ForceFlow om de resultaten in Booston te kunnen controleren.

Stap 5: Overige vacature-attributen instellen

In de overige secties van Instellingen > Attributen beheer je de attribuutwaarden van de vacature-attributen, zoals categorieën, branches, salaris- en locatie-attributen.

• Zet je een attribuut op inactief, dan importeren we de gekoppelde attribuutwaarde niet.
• Wil je dat ForceFlow de informatie invult, zet dan Automatisch invullen door ATS aan.
• Is het attribuut actief, maar staat Automatisch invullen door ATS uit? Dan kun je handmatig attribuutwaarden toevoegen via Werving > Vacatures > vacature bewerken.

• Label: geef het attribuut een gewenste kop.
• Tekst zoeken: bepaal of het attribuut wordt meegenomen bij een zoekopdracht op de website.
• Zoekvolgorde: bepaal in welke volgorde de attributen worden getoond.
• Vacature alert: bepaal of de attribuutwaarde actief is in het vacature-alertformulier.
• Op de vacature detailpagina: bepaal of het attribuut zichtbaar is op de vacaturepagina.
• In vacaturebox: bepaal of het attribuut wordt gebruikt als introductie in een vacaturelijst.
• In vacature alert e-mail: bepaal of de attribuutwaarde wordt vermeld in de vacature-alertmail naar kandidaten.

Controleer de binnenkomende attribuutwaarden vanuit ForceFlow via het hamburgermenu.

Automatisch aanvullen: een nieuwe attribuutwaarde wordt automatisch toegevoegd zodra een nieuwe ForceFlow-vacature met een nog onbekende waarde binnenkomt. Je kunt waarden daarna los van ForceFlow herschrijven of aanpassen.

Vacatures publiceren vanuit ForceFlow

Nu de verbinding is ingesteld met alle gewenste velden, kun je vacatures aanmaken en publiceren naar Booston. Dit zijn enkele velden die bij publicatie worden geïmporteerd in Booston:

Wanneer de vacature is aangemaakt, publiceer je deze live via de dropdown door de waarde op Gepubliceerd te zetten.

Vergeet ook niet om optioneel een correct datumbereik in te voeren. De einddatum moet in de toekomst liggen indien van toepassing. De startdatum moet in het verleden liggen als je wilt dat de vacature direct in Booston wordt geïmporteerd.

Bij de volgende synchronisatie, of direct via de webhook, worden je nieuw aangemaakte en gepubliceerde vacatures geïmporteerd in Booston. Controleer je nieuwe vacature via Werving > Vacatures.

Kandidaten ontvangen in Booston

Wanneer iemand op een gepubliceerde vacature solliciteert, verwerkt Booston de sollicitatie met persoons- en contactgegevens, cv en motivatie. Booston AI bepaalt vervolgens een matchscore van 1 tot en met 5 sterren. Daarna wordt de kandidaat geëxporteerd naar ForceFlow. Statuswijzigingen worden tussen ForceFlow en Booston gesynchroniseerd, zodat je rapportages kloppen.

Beoordelingsscores synchroniseren

De koppeling synchroniseert beoordelingsscores, oftewel review scores van 1 tot en met 5 sterren, tussen ForceFlow en Booston.

• Import: een beoordeling die recruiters in ForceFlow geven, wordt overgenomen in Booston.
• Export: de beoordeling of de Booston AI-matchscore wordt bij de kandidaat-export teruggeschreven naar ForceFlow.

Dit verloopt via het kandidaat-attribuut score. Zet Automatisch invullen door ATS aan op dit attribuut. Activeer hiervoor ook Candidate review score and status import op de Functionality-stap.

Let op: een bestaande, handmatig gegeven score wordt niet zomaar overschreven. Er ontstaan ook geen oneindige update-loops tussen de AI-score en het ATS.

Hulp nodig?

Loop je tijdens de setup ergens tegenaan, bijvoorbeeld bij de API-key, de webhook of de attribuutconfiguratie? Neem contact op via support@booston.io. We helpen je graag de koppeling correct in te richten.