Carerix ATS-koppeling met Booston

In dit artikel gaan we dieper in op het verbinden van Carerix met Booston via de actuele GraphQL v2-koppeling. We laten zien wat de koppeling doet, hoe je de verbinding instelt, hoe je vacatures publiceert en hoe kandidaten en beoordelingsscores worden teruggekoppeld.

Belangrijk: Carerix is overgestapt van de oude REST/XML API naar de nieuwe GraphQL API (v2). Deze handleiding beschrijft de actuele setup. De oude REST-koppeling is uitgefaseerd en wordt in Booston getoond als “Carerix (Deprecated)”. Bestaande klanten op de oude koppeling blijven werken, maar nieuwe koppelingen zet je altijd via GraphQL op.

Inhoud

• Functies en specificaties
• Hoe werkt de koppeling?
• Stap 1: Toegang verkrijgen in Carerix
• Stap 2: Koppeling instellen in Booston
• Stap 3: Publicatieteksten instellen
• Stap 4: Overige vacature-attributen instellen
• Vacatures publiceren en kandidaten ontvangen
• Beoordelingsscores synchroniseren
• Optioneel: custom velden in Carerix
• Hulp nodig?

Functies en specificaties

Hoe werkt de koppeling?

De koppeling wisselt vacatures en kandidaten automatisch uit tussen Carerix en Booston:

• Vacatures opvoeren: je voert een vacature op en publiceert deze in Carerix.
• Import naar Booston: de vacature wordt doorgestuurd naar Booston.
• Website en campagnes: Booston plaatst de vacature op je website en kan campagnes starten op vacaturebanken en social media.
• Terugkoppeling: sollicitaties die via deze kanalen binnenkomen, worden via Booston teruggestuurd naar Carerix.

Stap 1: Toegang verkrijgen in Carerix

Voor de koppeling maak je in Carerix een OAuth2-client aan en haal je twee verbindingsgegevens op.

A) OAuth2-client aanmaken

• Open het Carerix admin panel.
• Ga naar Maintenance > Identity & Access.
• Maak een nieuwe Confidential client aan.
• Geef de client een naam, bijvoorbeeld “Booston”.
• Stel de URN in volgens het vereiste formaat.
• Vul bij Scope de volgende waarde in:

urn:cx/cx5Wrapper:data:manage

• Genereer de client. Carerix geeft je nu een Client ID en Client Secret. Bewaar deze gegevens, je hebt ze nodig in stap 2.

B) Verbindingsgegevens uit de OpenID Configuration

Klik na het aanmaken van de client op de link OpenID Configuration. Er opent een pagina in JSON-formaat. De eerste waarde bevat een sleutel issuer, bijvoorbeeld:

"issuer": "https://id-s1.carerix.io/auth/realms/booston"

Haal hier twee waarden uit:

• ATS Base URL: het host-gedeelte, zonder https://. Bijvoorbeeld: id-s1.carerix.io
• ATS Customer: het laatste deel van het pad, na /realms/. Bijvoorbeeld: booston

Stap 2: Koppeling instellen in Booston

Ga in Booston naar Instellingen > Connect > Ats en kies Carerix. Je doorloopt een wizard van vijf stappen:

• Select ATS
• Main settings
• Functionality
• Custom mappings
• Activation

Main settings invullen

Qualifier instellen

De Qualifier bepaalt welke publicaties uit Carerix naar Booston komen. Het mediumID verwijst naar het kanaal in Carerix. Bij een standaard Carerix-installatie is medium 1 vaak de eigen website en in veel gevallen de juiste keuze.

Voorbeeld:

publicationStart <= '%actual_date%'
AND (toMedium.mediumID = 1)
AND (publicationEnd >= '%actual_date%' OR publicationEnd = nil)
AND deleted = 0

Let op: welk mediumID voor jouw inrichting klopt, kan per Carerix-omgeving verschillen. Een verkeerd ingestelde qualifier is een veelvoorkomende oorzaak van importproblemen. Twijfel je? Neem contact op via support@booston.io.

Functionality-stap instellen

Op de Functionality-stap van de wizard zet je de gewenste datastromen aan. Onderstaande opties bepalen wat er tussen Carerix en Booston wordt uitgewisseld:

Custom mappings en Activation

Op de stap Custom mappings koppel je afwijkende of klantspecifieke waarden. Dit vereist een aangepaste setup door het Booston-ontwikkelingsteam. Extra kosten kunnen van toepassing zijn.

Op de laatste wizardstap Activation staat de optie Apply default attribute settings for this ATS. Zet deze optie bij voorkeur aan. Hiermee worden alle standaard attribuutinstellingen voor Carerix direct geactiveerd, correct gelabeld en compleet klaargezet. Daarna kun je losse attributen nog naar wens afstemmen.

Rond af met Opslaan of Verbinden. De eerste synchronisatie start daarna automatisch.

Stap 3: Publicatieteksten instellen

Ga naar Instellingen > Attributen. Stel de vacaturetekst in zoals je wilt in de sectie titel- en beschrijvingsattributen.

Heb je op de Activation-stap Apply default attribute settings for this ATS aangezet? Dan staan de standaardattributen al correct gelabeld en compleet klaar. De stappen hieronder zijn dan vooral bedoeld voor fijnafstelling.

• Label: geef het tekstattribuut een gewenste kop.
• Tekst zoeken: bepaal of het tekstattribuut wordt meegenomen bij een zoekopdracht op de website.
• Zoekvolgorde: bepaal in welke volgorde de attributen worden getoond, bijvoorbeeld op de vacaturepagina.
• Op de vacature detailpagina: bepaal of de tekst zichtbaar is op de vacaturepagina.
• In vacaturebox: bepaal of de tekst wordt gebruikt als introductie in een vacaturelijst.
• Automatisch invullen door ATS: als dit aanstaat, vult Carerix de waarde automatisch.

Controleer het resultaat via Recruitment > Vacatures en klik op een vacature.

Opmerking: zorg ervoor dat er ten minste één vacature vanuit Carerix naar Booston is gepubliceerd om het resultaat te kunnen controleren.

Stap 4: Overige vacature-attributen instellen

In de overige secties van Instellingen > Attributen beheer je de attribuutwaarden van vacature-attributen, zoals categorieën, branches, salaris- en locatie-attributen.

• Zet je een attribuut op inactief, dan importeren we de gekoppelde attribuutwaarde niet.
• Wil je dat Carerix de informatie invult, zet dan Automatisch invullen door ATS aan.
• Is het attribuut actief, maar staat Automatisch invullen door ATS uit? Dan kun je handmatig attribuutwaarden toevoegen in Booston.

Vacature-attributen bewerken

• Label: geef het attribuut een gewenste naam.
• Tekst zoeken: bepaal of het attribuut wordt meegenomen bij een zoekopdracht op de website.
• Zoekvolgorde: bepaal in welke volgorde de attributen worden getoond.
• Vacature alert: bepaal of de waarde actief is in het vacature-alertformulier.
• Op de vacature detailpagina: bepaal of de waarde zichtbaar is op de vacaturepagina.
• In vacaturebox: bepaal of de waarde wordt gebruikt in een vacaturelijst.
• In vacature alert e-mail: bepaal of de waarde wordt vermeld in een vacature-alertmail.

Binnenkomende attribuutwaarden controleren

Controleer de binnenkomende attribuutwaarden vanuit Carerix via het hamburgermenu.

Een nieuwe attribuutwaarde wordt automatisch toegevoegd zodra een Carerix-vacature met een nog onbekende waarde binnenkomt. Je kunt waarden daarna los van Carerix herschrijven in Booston.

Automatische segmentatie: uren worden automatisch gesegmenteerd naar deeltijd of voltijd. 0 tot en met 32 uur wordt parttime. 33 uur of meer wordt fulltime.

Vacatures publiceren en kandidaten ontvangen

Nu de koppeling is ingericht, kun je vanuit Carerix publiceren naar Booston.

Wanneer je vacature is ingesteld met alle gewenste velden, worden bij publicatie onder andere de vacaturegegevens, publicatiegegevens, attributen en teksten geïmporteerd in Booston.

Wanneer de vacature is aangemaakt, ga je naar het tabblad Publicaties en maak je een nieuwe publicatie aan.

Zorg ervoor dat je:

• optioneel een correct datumbereik invoert;
• de status op iets positiefs zet, zoals Gepubliceerd;
• het medium selecteert dat je voor Booston-publicaties gebruikt;
• op Opslaan klikt.

Bij de volgende synchronisatie worden de nieuw aangemaakte vacature en de bijbehorende publicatie geïmporteerd in Booston. Controleer je nieuwe vacature via Recruitment > Vacatures.

Je kunt ook in Carerix controleren via de publicatie op het tabblad Admin. Hier plaatsen we ook de vacature-URL terug.

Kandidaten ontvangen in Booston

Met de Booston-Carerix koppeling kun je de volgende gegevens uitvragen en ontvangen van kandidaten:

• Algemeen: voornaam, tweede naam, achternaam, geslacht, geboortedatum, nationaliteit en taal.
• Contact: e-mail, telefoon en mobiel.
• Locatie: straatnaam, huisnummer, postcode, plaats en land.
• Additionele info: notitieveld, rijbewijs als multiselect en beschikt over auto ja/nee.
• Vragen: 3 open vragen, “Per wanneer ben je beschikbaar?”, 3 ja/nee-vragen en 3 multiselectvragen. Deze zijn vrij in te zetten.
• Bijlage: cv en motivatie.
• Matchwaarde en AI-notities: Booston AI neemt alle informatie grondig door en bepaalt de waarde van de match. Dit bestaat uit een samenvatting van het profiel, waarom de kandidaat mogelijk wel een match is en waarom de kandidaat mogelijk geen match is. De score wordt weergegeven als sterrenscore van 1 tot en met 5 en is terug te vinden in Carerix.
• Kandidaatstatus: statuswijzigingen lezen we uit naar je Booston-omgeving. Zo weten we bijvoorbeeld dat een kandidaat is geplaatst.

Let op bij dubbele kandidaten: Carerix hanteert een eigen ontdubbelingslogica. Dit kan bijvoorbeeld gebaseerd zijn op dezelfde achternaam en geboortedatum, of postcode en geboortedatum. Een samengevoegde of onverwachte kandidaat-ID komt hierdoor vanuit Carerix en is geen fout in de koppeling.

Statusmapping

Bij GraphQL-klanten geldt een vereenvoudigde Engelstalige mapping. Standaard wordt Placed by us gekoppeld aan Hired. DataNodeID’s zijn per tenant verschillend. Daarom wordt de statusmapping per klant ingesteld.

Beoordelingsscores synchroniseren

De koppeling synchroniseert beoordelingsscores, oftewel review scores van 1 tot en met 5 sterren, tussen Carerix en Booston.

• Import: een beoordeling die in Carerix is gegeven, wordt overgenomen in Booston.
• Export: de beoordeling of de Booston AI-matchscore wordt teruggeschreven naar Carerix.

Dit verloopt via het kandidaat-attribuut score. Zet Automatisch invullen door ATS aan op dit attribuut. Activeer hiervoor ook Candidate review score and status import op de Functionality-stap van de wizard.

Let op: een bestaande, handmatig gegeven score wordt niet zomaar overschreven. Er ontstaan ook geen oneindige update-loops tussen de AI-score en het ATS.

Optioneel: custom velden in Carerix

Wil je gebruikmaken van extra Booston-functionaliteit? Maak dan vooraf de bijbehorende velden aan in Carerix via Maintenance > Admin > Tables en klik op + new.

Hulp nodig?

Loop je tijdens de setup ergens tegenaan, bijvoorbeeld bij de qualifier, de attribuut-mapping of het importeren van vacatures? Neem contact op via support@booston.io. We helpen je graag om de koppeling correct in te richten.